خطتك في نهاية الأسبوع تؤثر على انتاجيتك

• ذات صلة
• لتتغلب على خوفك من الجمهور: تعرف على مهارات إلقاء المحاضرات
• خصائص شبه المنحرف

الإنتاجية في العمل

هل تجد غالبًا أنّ يوم عملك يخرج عن نطاق السيطرة؟ تضع كل يوم بخطة لإنجاز الكثير من المهام ولكن سرعان ما تجد نفسك مشتّتًا وتركز على المهام ذات الأولوية المنخفضة وتسوّف المهام ذات الأولوية القصوى والأكثر أهمية وتجد أنّ إنجازاتك الأسبوعية قليلة؟ فكيف يمكنك استعادة السيطرة على وقتك وزيادة إنتاجيتك وجعل أسبوعك مليئًا بالإنجازات؟ وكيف تكون منتجًا في العمل؟ تُطرح هذه الأسئلة دائمًا، فكثيرًا ما يبحث الموظفون وأصحاب العمل عن طرق واستراتيجيات جديدة تجعلهم أكثر إنجازًا وأعلى كفاءة.

لا يعني إكمال المزيد من المهام في قائمتك أو العمل لساعات أطول أنّك أكثر إنتاجية، بل هذا يعني أنّك مشغول أكثر، ويجب عدم الخلط بين الإنتاجية والانشغال، فالإنتاجية تعني تحقيق نتائج فعالة في أقصر وقت ممكن، ممّا يمنحك المزيد من الوقت للاستمتاع بحرية، فهي تنطوي على العمل بذكاء وليس بجد، وهذا يعني تكرار العمليات، وتسريع سير العمل، وتُحقق الإنتاجية بصورة أفضل عند النظر إلى طريقتك الحالية في العمل، وتحديد المشكلات والعيوب والعوائق التي تواجهها، ثم إيجاد طرق للتحسين.^[١]

أمّا الإنتاجية في مكان العمل فتتعلّق بمدى كفاءة العمال في تحقيق أهداف الشركة وإنتاج السلع أو تقديم خدمات للعملاء، فمثلًا تشمل إنتاجية الشركات السرعة التي يُنتج بها العمال مُنتجات في المصنع أو يتعاملون مع مكالمات الدعم الفني لشركة تقنية أو يخدمون العملاء في مطعم، ويعدّ الحفاظ على إنتاجية عالية في مكان العمل أمرًا مهمًا لمساعدة الشركة على تقليل تكاليفها وإرضاء أصحاب المصلحة وتوسيع عملياتها وإبرازها في سوقٍ تنافسية، وذلك من خلال فهم الأسباب الشائعة لانخفاض كفاءة العمل، إذ يمكن لصاحب العمل أن يدرب موظفيه على توقّعات العمل وتبسيط عمليات الإنتاج وتعزيز الروح المعنوية بين القوى العاملة لديه.^[٢]

خطوات لزيادة الإنتاجية أسبوعيًا

تخيّل أنّك تنام كل يوم وأنت راضٍ عن نفسك وقد أنجزت كل المهام الموكلة إليك بكفاءة وجودة، يمكنك تحقيق ذلك بدلًا من أن تُنهي يومك متعبًا وقد كدّست مكتبك بالعديد من المشاريع غير المكتملة، معظمنا ليسوا منتجين بالقدر الذي نرغب فيه لسببين: أحدهما أنّنا نمتلك عادات سيئة تتداخل مع إنتاجيتنا في مكان العمل، ولدينا ردّ فعل للأحداث بدلًا من التخطيط المسبق لأيامنا؛ كتضييع أغلب وقتنا في الرد على الرسائل والإيميلات في الوقت الذي يجب علينا التركيز وإنجاز عملنا، ويمكننا التغلّب على هذه المشكلة وزيادة إنتاجيتنا في العمل باستبدال عاداتنا السيئة وأنماطنا التفاعلية بعادات جيدة تجعلنا استباقيين، نخطّط جيدًا لأيامنا، ونتولى مهام العمل الخاصة بنا، لذلك اتّبع هذه النصائح حول كيفية تنظيم عملك لتصبح أكثر تنظيمًا ونجاحًا وإنتاجية في العمل أسبوعيًا:^[٣]

• قم بالأعمال الصعبة وأنت في أوج تركيزك: توجد نصائح لا حصر لها للناس لعدم القيام بالمهام التي لا تتطلب جهدًا، مثل الرد على البريد الإلكتروني أو الأعمال الروتينية في الصباح وأنت في كامل طاقتك، والبدء بدلًا من ذلك في القيام بأية مهام تتطلب إبداعًا، وينصح خبير الإنتاجية توني وونغ: " استغل أوقات الصباح للتركيز على نفسك، ابدأ يومك مباشرة من خلال تجاهل رسائل البريد الإلكتروني في الصباح والحصول على وجبة فطور جيدة، أو قراءة الأخبار، أو التأمل، أو ممارسة الرياضة، وهذا سيضمن حصولك على الطاقة اللازمة لقضاء يوم مليء بالإنجاز"، فحاول تنظيم وقتك للقيام بأكثر المهام التي تطلب إبداعًا وتركيزًا في الصباح، واستغله ليكون أفضل أوقات إنتاجيتك في اليوم.
• توقّف عن تعدد المهام: تُظهر الأبحاث أنّ الإنتاجية يمكن أن تنخفض بنسبة قد تصل إلى 40٪، والأكثر إثارة للدهشة في دراسة أجرتها جامعة لندن انخفض معدل الذكاء 15 نقطةً لبعض الرجال متعددي المهام، وتشير دراسة من جامعة ساسكس في المملكة المتحدة إلى أنّ تعدد المهام قد يضرّ دماغك، ووجدت الدراسة أنّ المشاركين المدمنين على استخدام أجهزة متعددة في نفس الوقت لديهم كثافة منخفضة من المادة الرمادية في منطقة الدماغ التي تسمى القشرة الحزامية الأمامية، والتي ترتبط بالتحكم العاطفي وصنع القرار والتعاطف واستجابة الدماغ للمكافآت، لذا توقّف عن محاولة تأدية كل شيء دفعة واحدة، وبدلًا من ذلك زد الإنتاجية من خلال إيلاء اهتمامك الكامل لمهمة واحدة في كل مرة.
• أعِد قائمة المهام كلّ ليلة: قائمة المهام هي آداة إنتاجية لا تقدر بثمن، إذ تنظّمك وتزودّك بالتركيز وتكافئك بمشاعر الرضا عندما تكون قادرًا على التحقق من الأشياء التي أنجزتها، ويعني إنشاء قائمة مهام كلّ ليلة أنّك لن تضيع الوقت في بداية يوم العمل تبحث عن مهمتك وتفكّر بالأشياء التي عليك إنجازها، وتشعرك كما لو كنت قد أنجزت نصف العمل الذي يجب أن تنجزه بالفعل، وفي اليوم التالي كل ما عليك فعله هو النظر في المهمة وإنجازها.
• فوّض المهام: توجد بعض مهام العمل التي يمكن أن تكون إضافية لك ويمكنك تفويضها لغيرك، والتفويض هو الإنتاجية، فعندما تفوض بصورة صحيحة سيكون لديك المزيد من الوقت لقضاء عملك، والمفتاح هو إسناد المهمة الصحيحة إلى الشخص المناسب، أي الشخص الذي تعرف أنّ لديه المهارات اللازمة للقيام بالمهمة والذي يمكنك الوثوق به لإنجازها ثم تركها له، يستغرق الأمر بعض الوقت لتعتاد على ذلك، ولكنّك ستفاجأ بمدى إنتاجيتك في حينها.
• تخلّص من المشتّتات: كي تكون منتجًا تحتاج إلى الابتعاد عن المشتّتات كوسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني والتخلّص من ضوضائها وإزعاجها، أوقف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والهاتف إذا كنت بحاجة إلى تركيز كامل.
• خطّط للمكالمات الهاتفية والرسائل: أغلق هاتفك عندما تكون على وشك العمل في مشروع يحتاج إلى اهتمامك الكامل، ولا تردّ على الرسائل وأنت تعمل، بعد ذلك خصّص وقتًا منظّمًا للردّ على رسائلك وإجراء جميع مكالماتك.
• مارِس الرياضة في أوقات الراحة: أظهرت الدراسات أنّ النشاط البدني يعزّز وظائف المخ، وبينما قد تفترض أنّ قوة الدماغ المحسنة هذه ستمنحك تركيزًا محسنًا وإبداعًا أكثر وتعلّمًا أسرع، فقد لا تدرك أنّ التمرين يزيد من مهارات دماغك العاطفية أيضًا، مما يعني أنّك ستجد أنّه من السهل أن تتعامل مع الآخرين، فإذا كنت ترغب في الحصول على أكبر قدر من المال، مارِس الرياضة خلال ساعات العمل، فقد وجدت دراسة أجرتها جامعة ليدز متروبوليتان أنّ 65٪ من العمال الذين استخدموا صالة الألعاب الرياضية الخاصة بشركتهم في وقت الغداء كانوا أكثر إنتاجية وكان لديهم تفاعلات شخصية أفضل مع زملائهم من أولئك الذين لم يستخدموها في ذلك الوقت.
• كن متفائلًا: الأشخاص السعداء هم أكثر إنتاجية، في دراسة أجرتها جامعة ماستريخت للتفاؤل والآداء في مراكز الاتصال، أظهرت النتائج أنّ المتفائلين حقّقوا مزيدًا من المبيعات ومزيدًا من المكافآت، وفي دراسة أجراها الباحث شون آكورر وجد من خلال التجربة على مجموعتين أنّ الطريق المباشر للسعادة هو تقديم الدعم الاجتماعي للآخرين.
• احصل على قسطٍ كافٍ من النوم: نعلم جميعًا أنّ الحرمان من النوم له آثار سلبية على الآداء والإنتاجية، فقلة النوم تقلّل من التركيز، وذاكرة العمل، والقدرة الرياضية، والتفكير المنطقي، ولأنّ القشرة الأمامية معرّضة بصورة خاص لقلة النوم، فإنّ المهام التي تتطلب التفكير المنطقي أو التفكير المعقد ستكون الأكثر ضعفًا، والمثير للدهشة أنّ الأمر يستغرق ليلة واحدة فقط من الحرمان من النوم لخلق عجز كبير في قدرات الفرد، وتحتاج من 7-9 ساعات في الليلة إذا كان عمرك يتراوح بين 26-64 عامًا بحسب ما جاء عن المؤسسة النوم الوطنية، فإذا كنت لا تحصل على هذا القدر فقد يكون أخذ قيلولة خلال اليوم مفيدًا لإنتاجيتك.

نصائح للعمل من المنزل والمحافظة على الإنتاجية

قد يكون العمل في المنزل أمرًا لم تعتد عليه كثيرًا، وقد تواجه العديد من التحديات لقلة المتابعة والرقابة من قبل أصحاب العمل، الأمر الذي يجعلك تتراخى وتنجز أعمالك بكفاءة أقل وبوقت أكثر، لذا توجد بعض الاستراتيجيات التي يمكنك اتّباعها للبقاء في المهمة وزيادة الإنتاجية حتى عندما تكون بعيدًا عن المكتب وزملائك في العمل وهي:^[٤]

• العمل لساعات منتظمة: حاول أن تبدأ يومك في وقت محدد، سواءً أكان ذلك في الثامنة صباحًا أو التاسعة صباحًا، أي ابدأ خلال ساعات العمل الطبيعية.
• البقاء على اتصال مع زملاء العمل: عندما يصبح مكتبك فجأة افتراضيًا، تأكّد من مراجعة زملائك بصورة متكررة، وتأكّد أيضًا من أن مديرك يعرف ما تفعله ومتى، وتوجد الكثير من المنصات التي تقدّم خدمات مكالمات جماعية مجانية.
• وضع الخطط والقوائم: ينطوي العمل من المنزل على بعض التحفيز الذاتي والانضباط، الأمر الذي يتطلّب منك التخطيط جيدًا لعملك ووضع أهداف يومية وإنجازها، ويفضّل أن تضع خطة أسبوعية للأهداف والمهام التي عليك إنجازها بالإضافة إلى تحديد قائمة مهام يومية.
• كن واقعيًا: ضع الوقت المناسب لإنجاز كل هدف، وحاول تقسيم المشاريع الكبيرة إلى خطوات صغيرة كي يبدو البدء والعمل عليها أقل صعوبة، وضع خططًا تناسب ظروفك ووقتك كي تستطيع العمل على تحقيقها.
• خذ فترات راحة: من الجيد النهوض والمشي خاصةً بعد الظهر، ولكن لا تأخذ الكثير من فترات الراحة طوال اليوم، ابق في أجواء عملك ثم اخرج منها من حينٍ لآخر، حاول التقليل من فترات راحتك التي تقضيها في تصفّح الإنترنت وخصّص بدلًا منها في راحتك كالتأمّل والمشي واجعلها فرصة لمغادرة حدود منزلك.
• افصل منزلك عن عملك: قيامك بالأعمال المنزلية أثناء ساعات العمل سيضيع عليك الكثير من الوقت وسيقلّل من إنتاجيتك، لذا حاول أن تبقيهما منفصلين وركّز في مهمة واحدة، وافصل علاقاتك الأسرية مع أقرانك وزوجتك وأطفالك في وقت العمل، وضع حدودًا لذلك وأخبرهم بها كي تستطيع إنجاز مهماتك بكفاءة أكبر وإنتاجية أعلى ووقت أقل، وبعد ذلك تستطيع الاستمتاع مع أفراد عائلتك براحة.
• اعمل بجد ثم توقّف: أغلب الأشخاص الذين يعملون من المنزل أصبحوا يعملون أكثر مما كانوا عليه وهم في مكاتبهم، فهناك انقطاعات وتشتّت أقل وقدرة أكبر على الاستمرارية، فمثلًا العمل من المنزل يقلّل كمية الوقت الضائع في المواصلات، ومقاطعات زملاء العمل وغيرها، وبالتالي في حال كنت منظّمًا ووضعت خطة محكمة لإنجاز مهامك فستلاحظ أنّ كمية إنجازك للمهام قد زادت وأصبحت أكثر كفاءة وأعلى أنجازًا، وهذا لا يعني ألا تتوقّف عن العمل، فمن المهم أن تبدأ عملك في وقت محدّد وتنتهي في وقت محدّد، وحاول ألا تعمل في وقتك راحتك بل سجّل ما عليك فعله وأنجزه في وقت عملك فقط.

كيف تقيس إنتاجيتك؟

يساوي الكثير من الناس الإنتاجية مع إنجاز المزيد، لكنّ القيام بالمزيد ببساطة لا يجعلنا أكثر إنتاجية، فإذا كان لديك في أحد الأيام أربعة اجتماعات لا طائل منها، وأجريت مكالمتين هاتفيتين لتتحدث مع مديرك بميزانيتك الفصلية، ومشاهدة الأخبار وتصفّح الإنترنت والرد على رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة التي تتلقاها، فقد أنجزت الكثير من الأشياء، لكنّها لم تحرّك عملك إلى الأمام بطريقة ذات مغزى، بالإضافة إلى قياس بعض الناس الإنتاجية على أنها قيامك بالأمور الأكثر أهمية، وقد يكون هذا المقياس جيدًا لكنه غير دقيق أحيانًا، فقد ينجز أحد العمال مهامه في وقت عطلته على حساب جلساته العائلية ووقت راحته، حينها لا يكون معيار قياس الإنتاجية دقيقًا.

يعتبر البعض من خلال العمل القائم على المعرفة أنّ قياس الإنتاجية يعتمد على الأهداف، إذ يكون الإنسان منتجًا عندما ينجز ما ينوي القيام به ويسعى لتحقيقه، هذا التعريف القائم على النية للإنتاجية والقدرة على تحقيق الأهداف يفسّر أيضًا حقيقة أنّ الطاقة والتركيز عنصران حاسمان للإنتاجية، فحين يخطّط الإنسان للقيام بعمل معين ويضع خططًا محكمة لذلك ويبذل جهده لتحقيقها ثم يصل إليها ويحقّقها حينها يعد إنسانًا مُنتجًا فاعلًا، فالإنسان يجب أن يقيس مدى إنتاجيته مقارنةً بما ينوي القيام به ويخطّط لعمله.^[٥]

كيف تبدأ بقياس مدى إنتاجيتك؟ ابدأ أولًا بتحديد الأهداف التي يمكنك تحقيقها أو إنجازها بسهولة، فربما تريد زيادة إنتاجيتك بنسبة 10%، لذلك راجع أهدافك بصورة متكررة وشاهد مدى قربك من إتمامها، تحقق مرة أخرى يوميًا، مرة أسبوعيًا أو كل شهر، إذا لم تكن على المسار الصحيح، فتأكّد من الالتزام بخططك وتعلّم آليات زيادة إنتاجية وكفاءة عملك، وحدد ما هي الخطوات الإنتاجية الإضافية التي يمكنك تنفيذها في يوم عملك حتى تحقّق جميع أهدافك، أمّا على صعيد المؤسسات والشركات فتحسب إنتاجية وكفاءة موظفيهم أحيانًا وفق هذه المعادلة: المخرجات/ المدخلات = الإنتاجية، فعلى سبيل المثال لديك مندوبا مبيعات يجري كل منهما 10 مكالمات للعملاء في الأسبوع، إذ يبلغ متوسط ​​الأول 2 مبيعات في الأسبوع، ويبلغ متوسط ​​الثاني 3 مبيعات في الأسبوع، من خلال إدخال الأرقام نحصل على مستويات الإنتاجية الآتية لكلّ شخص مبيعات: بالنسبة إلى مندوب مبيعات الأول، تكون المخرجات هي 2 مبيعات والمدخلات هي 10 مكالمات: 2 ÷ 10 = 0.2 أو إنتاجية 20٪، أمّا مندوب المبيعات الثاني، المخرجات هي 3 مبيعات والمدخلات هي 10 مكالمات: 3 ÷ 10 = 0.3 أو إنتاجية 30٪، تعتمد المؤسسات هذه النتيجة لاتخاذ القرارات تجاه العاملين حسب ما يقتضيه وضع إنتاجيتهم، كإعطائهم تدريبًا إضافيًا، أو مكافأتهم وغيرها.^[٦]

لماذا تحتاج إلى أخذ استراحة من الأعمال؟

على الرغم من أهمية التوازن بين العمل والحياة وفقًا لدراسة أونديك فإنّ 57٪ فقط من أصحاب الأعمال الصغيرة يأخذون إجازة خلال العام، فالكثير من أصحاب الأعمال لا يتوقفون عن العمل أبدًا، فقد يبدو وكأنّهم يأخذون قسطًا من الراحة أو أنّهم في إجازة، ولكن تبقى عقولهم مشغولة في العمل حتى وإن لم يظهر ذلك عليهم، ولكن ماذا لو أخبرتك أن أخذ استراحة حقيقية، كما لو كنت لا تفكر حقًا في العمل، سواء أكان ذلك في فترة ما بعد الظهر، أو لأيام قليلة، أو حتى لبضعة أسابيع، إذ يمكن أن يكون أفضل شيء لعملك وصحتك؟ تشير دراسة تُظهر أنّ إرهاق نفسك يؤدي إلى العديد من المشكلات الصحية بما في ذلك قلة النوم وضعف الذاكرة وأمراض القلب، ويؤثر ذلك سلبًا على المحصلة النهائية من فقدان التركيز وتقليل مهارات التعامل مع الآخرين وضعف التواصل والإبداع والإنتاجية، وإليك فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل التوازن بين العمل والحياة جزءًا مهمًا من بناء عمل ناجح، وزيادة إنتاجية وكفاءة عملك:^[٧]

• العناية بنفسك هي عناية بعملك: أنت تعكس نتائج عملك، إذا لم تدع نفسك تسترخي من حين لآخر، فأنت لا تفعل ما هو أفضل لخططك النهائية وما يزيد تميّزك ونجاحك.
• المسافة تخلق منظورًا: أخذ قسطٍ من الراحة سيجعلك ترى أمور عملك من منظور آخر أوسع وأعمق، فالخروج ومقابلة أشخاص جدد، وتجربة أشياء جديدة والحصول على بعض الوقت للتفكير سيمنحك بعض المسافة التي كنت تحتاج إليها لتزيد من قدرتك على رؤية الجوانب الأخرى لعملك، فتزيد كفاءتك وإنتاجيتك.
• الاستمتاع مع الأشخاص في محيطك: جميعنا بحاجة لقضاء وقت ممتع مع العائلة والأصدقاء والأشخاص الذين نحبهم، ومن المؤكد أنّ أصحاب الأعمال لا يحصلون على الوقت الكافي لهذا، لذا يجب عليك تخصيص وقت للجلوس والاسترخاء والاستمتاع مع الأشخاص من حولك.

كيف تعمل بصورة أسرع؟

توجد العديد من الخطوات التي يمكن أن تساعدك في إنجاز أعمالك بسرعة أكبر ووقت أقل وكفاءة أعلى، فتعمل بذكاء أعلى بدلًا من العمل بجهد أكبر، ومنها ما يلي:^[٨]

• رتّب أولوياتك وابدأ بالأهم
• احتفظ بروتين يومي؛ كالاستيقاظ والنوم في نفس الوقت.
• تأكّد من أن لديك كلّ ما تحتاجه قبل البدء بالعمل.
• ركّز على مهمة واحدة، وابتعد عن تعدّد المهام.
• حدّد وقتًا معيّنًا لكل مهمة.^[٩]
• حاول التخلّص من المهام غير المهمة بإنجازها في غضون عشر دقائق.^[٩]

قد يُهِمُّكَ

بعد أسبوع عمل مليء بالعمل أنت تحتاج لوقت للراحة، وتعد عطلات نهاية الأسبوع من أوقات الراحة التي عليك استغلالها جيدًا بالمتعة وتحفيز نفسك لتبدأ أسبوع عملٍ مليء بالإنجازات، فمن المهم أن تخطّط للعطلة جيدًا حتى تستمتع بكل لحظاتها، فيمكن أن تخطط للقاء الأصدقاء، أو الخروج لأماكن جميلة واستنشاق الهواء النقي، وتخصّيص بعض الوقت لنفسك، مع مراعاة تجنب الروتين، والسعي إلى ممارسة الهوايات والبحث عن هواية جديدة، فبذلك تكون قد غيرت من نمطك الأسبوعي، واستمتعت بوقت، وسيكون بإمكانك العودة إلى العمل بطاقة كبيرة لإنجاز أعمالك بطريقة رائعة.^[١٠]

المراجع

1. ↑ "How to Increase Work Productivity: 9 Ground Rules", lifehack, Retrieved 10-6-2020. Edited.
2. ↑ "What Is Workplace Productivity?", bizfluent, Retrieved 10-6-2020. Edited.
3. ↑ "15 Ways to Increase Productivity at WorkEvery minute of your life is gold. Are you treating it that way?", inc, Retrieved 10-6-2020. Edited.
4. ↑ "Working from Home? Ten Tips for Staying Productive", governing, Retrieved 10-6-2020. Edited.
5. ↑ "How to measure your productivity", alifeofproductivity, Retrieved 10-6-2020. Edited.
6. ↑ "14 Ideas on How to Measure Productivity to Make Incredible Progress", lifehack, Retrieved 10-6-2020. Edited.
7. ↑ "Why Business Owners Should Take a Break & How to Do It", ondeck, Retrieved 10-6-2020. Edited.
8. ↑ "How To Work Faster And Smarter", lifehack, Retrieved 10-6-2020. Edited.
9. ^ ^{أ ب} "4 Ways To Work Much Faster -- Without Sacrificing Quality", forbes, Retrieved 10-6-2020. Edited.
10. ↑ "Top 10 Tips To Make The Most Of Your Weekends", realbuzz, Retrieved 10-6-2020. Edited.