أسباب نجاح المشروع

• ذات صلة
• عوامل نجاح المشروع
• أسباب فشل المشاريع الصغيرة

المشروع

يمكن تعريف المشروع بأنه نشاط لإنشاء منتج أو خدمة فريدة من نوعها، وهو أيضًا عبارة عن مجموعة من الأنشطة التي لا يمكن أن تستمر إلى المالانهاية، إذ يجب أن يكون لها غرض محدد، ومن المهم تطوير المشروع تدريجيًا، مما يعني أن المشروع يتقدم بخطوات ويستمر بزيادات،^[١] ويُعدّ المشروع أيضًا عبارة عن سلسلة من المهام التي يجب إكمالها للوصول إلى النتيجة المطلوبة وتحقيق الهدف المطلوب، وهو مجموعة من المدخلات والمخرجات لتحقيق هدف معين، تدار المشاريع من قبل شخص واحد إلى مائة شخص، كما يمكن وصفها وتفويضها عن طريق مسؤول أو مدير تنفيذي، إذ يمكن أن تتراوح المشاريع بين مشاريع بسيطة إلى معقدة، كما تقسم بعض من الفرق المشروع إلى مهام فردية؛ وذلك لتمكينهم من إدارة المسألة واستخدام نقاط قوة الفريق وتحقيق النتيجة المطلوبة.^[٢]

أسباب نجاح المشروع

توجد عدة عوامل مهمة تسهم إلى حدّ كبير في نجاح المشروع من أهمها ما يلي:^[٣]

• التخطيط الذكي: يساعد التخطيط الجيد على إبقاء أصحاب المصلحة على علم بالتقدم في المشروع، إذ يجب أن يكون التخطيط في البداية وذلك لنجاح المشروع، ويحافظ التخطيط على تركيز فريق المشروع، ويمكن أن يساعد الفريق على الوفاء بالمواعيد النهائية والتنظيم، إذ توجد العديد من الفوائد للتخطيط الذكي، فهو ينشئ نطاقًا زمنيًا وواقعيًا، كما يضمن دقة الوقت وذلك لمعرفة التكاليف التي ستنتج ولتوثيق المعالم الرئيسية التي ستجعل الأمور تبدو أكثر سهولة مع تقدم المشروع، وأيضًا يُمكن من استخدام جدول زمني للسحب والإسقاط؛ وذلك لتمكينها من إنشاء خطة مشروع بكل سرعة وفعالية، وأيضًا تحدد تاريخ انتهاء دقيق.
• الأفراد الأذكياء: يجب أن يكون جميع موظفي المشروع الأساسيين وأصحاب المصلحة والخبراء جزءًا من ديناميكية الفريق، وبالتالي فإن أيّ استراتيجية أو خُطة يمكن أن تفشل أو تنهار دون وجود الفريق المناسب، وبالتالي يجب على جميع المشاركين الالتزام بمجموعات، والسعي لتحقيق النجاح الشامل، ومن المهم أيضا تعيين أشخاص مناسبين لكل جانب من جوانب المشروع، والتأكد من أنهم يعملون جيدًا، إذ يمكن أن يتعرض مدير المشروع لمشكلة خطيرة، فمن الممكن أن يؤدي الفريق غير المُتزامن أو القيادة غير الناجحة إلى العديد من المشاكل والمواجهات والوصول المشروع نحو الفشل، بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون كامل الفريق على علم تام ومشارك من أجل الحصول على نتيجة أكثر نجاحًا، وهذا يعني أن التواصل يجب أن يكون على قدم المساواة.
• إدارة المخاطر بعناية: من المهم إعداد سجل للمخاطر بالإضافة إلى إعداد خُطة للمخاطر التي يمكن أن يواجهها أي مشروع، كما يجب التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين على معرفة تامة بسجل المخاطر وبإمكانهم العثور عليه في حال حدوث أي مشكلة، كما يمكن للفريق حلّ أي مشكلة وبسرعة من خلال خُطة الإدارة الموضوعة مسبقًا، وهذا سوف يمنح الفريق الثقة ويساعد العملاء على الشعور بالراحة.
• فتح الاتصالات: يُعدّ الحفاظ على التواصل المفتوح داخل الفريق أمرًأ ضروريًا للغاية، فمن المهم أن يبقى الفريق على اطلاع عند العمل وفقًا لجدول زمني محدد، لذلك يُعد التواصل أفضل طريقة لمنع حدوث المشاكل، ويعد الاحتفاظ بوجود سجل تنظيمي للمشاريع الكبرى أمر مهم ويمنحها وصولًا سهلًا للسياسات والعمليات التجارية، ويعد الاستماع إلى أصحاب المصلحة والاهتمام بهم أمرًا مهمًا للنجاح.
• رأس مال كافٍ: إذ يعد أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع، فيؤدي نقص الأموال إلى تأخير غير مبرر للمشروع، إذ يجب أن يكون التمويل على مراحل، ومن المهم والضروري معرفة أن الأموال لن تنفذ فجأة، كما يعد من المهم وجود بعض صناديق الطوارئ في حال الحاجة لبعض الأموال ولعدم الوقوع في أي مشكلة.^[٤]
• رضا الفريق: يعد رضا الفريق أمرًا مهمًا، ففي بعض الدراسات الحديثة وجد أن أهم عامل في الفرق الناجحة هو وجود الثقة، إذ أنه إذا كان فريقك غير سعيد ولا يثق بالآخر ستواجه مشكلة صعبة في تقديم ما يريده العميل، فمن المهم أن يفهم العميل أن إبقاء الفريق سعيدًا أمرًا مهمًا في تحقيق نتائج أفضل.^[٥]

مراحل إدارة المشاريع

تقسم المشاريع إلى مراحل وأجزاء ليسهل التعامل معها وتحديد الفترة الزمنية التي تحتاجها كل مرحلة، وهي عبارة عن خمس مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والانتهاء، إذ تشكل هذه المراحل دورة حياة إدارة المشروع:^[٦]

• بدء المشروع: تعد نقطة انطلاق المشاريع، إذ يحدد المشروع وأهدافه المطلوبة والسبب في اختيار المشروع بعد التأكد من حاجة السوق والخبرات والمهارات التي يملكها صاحب المشروع.
• تخطيط المشروع: تعد هذه المرحلة هي أساس الإدارة الناجحة للمشروع، وتركز على وضع خطة لإدارة المشروع، إذ تحديد أهداف المشروع والتي يجب أن تكون محددة وواقعية وقابلة للقياس ومرتبطة بزمن معين، ويمكن تقسيم الأهداف إلى مراحل صغيرة وتحديد الوقت لكل مرحلة، ويمكن إعادة تعريف المشروع حسب الحاجة، وتحديد المخاطر التي يمكن أن تواجه المشروع كارتفاع تكلفة المواد مثلًا.
• تنفيذ المشروع: في هذه المرحلة يبدأ العمل بتنفيذ المشروع، ويتم في هذه المرحلة تخصيص الموارد، العمل على تطوير الفريق، اجتماعات لمعرفة إنجاز المشروع وتقديم تقارير تقدم المشروع والمشاكل التي تواجهه، وإدارة المشتريات، وتحديث جدول المشروع، وتعديل خطط المشروع حسب الحاجة.
• مراقبة المشروع: تتزامن مرحلة المراقبة مع مرحلة التنفيذ لضمان إنجاز الخطوات بالشكل الصحيح، ولضمان توافق تقدم المشروع مع خطة إدارة المشروع الموضوعة مسبقًا.
• إغلاق المشروع: يعقد اجتماع لبيان تقييم المشروع وتحديد المشاكل والمخاطر التي واجهته للاستفادة منها في المشاريع الأخرى، ويمكن معرفة الدروس المستفادة بعد انتهاء المشروع ليتمكن من إجراء تطويرات وتحسينات في المشاريع المستقبلية.

طرق لقياس نجاح المشروع

توجد العديد من الأمور التي تُشير إلى نجاح المشروع، منها:^[٧]

• التكلفة: تعد التكلفة احد أهم الأولويات في المشروع كما يصنفها المديرين التنفيذيين.
• الجدول الزمني: يعتبر تقييم الجدول الزمني شيء يمكنك القيام به بشكل أكثر رسمية في نهاية المرحلة، وفي الغالب يتم تحديد نجاح إدارة المشروع من خلال الالتزام بالجدول الزمني.
• الجودة: تعتبر نهاية مرحلة المشروع وقت مناسب لمراجعة الجودة. إذ يمكن لمراجعة الجودة تقييم ما إذا كان ما تفعله يفي بالمعايير الموجودة والمحددة في خطط الجودة الخاصة بك.
• رضا أصحاب المصلحة: يعد أمرًا ضروريًا لانجاز الكثير من العمل، إذ يجب اكتشاف ما يشعرون به تجاه المشروع وما الذي يمكن فعله بطريقة مختلفة تمامًا، كما يمكن وضع العديد من الخطط لإشراكهم بدقة لمحاولة التأثير على سلوكهم إذا لوحظ أن أصحاب المصلحة لا يدعمونهم.

أنواع المشاريع

توجد عدة أنواع للمشاريع منها:^[٨]

• المشاريع الصناعية: إذ تكون النتيجة النهائية منتج؛ كمركبة أو سفينة أو طائرة أو قطعة آلية.
• مشاريع البناء: كمشاريع تشييد المباني والطرق والجسور والأنفاق، ويمكن إدراج مشاريع التعدين والبتروكيماويات ضمن مشاريع البناء.
• مشاريع الإدارة: تنظيم أو تعيد تنظيم العمل، وليس بالضرورة تحقيق نتيجة ملموسة، مثل: إنتاج عرض مسرحي، اختبار حزمة برامج الكمبيوتر الجديدة، تصميم التطبيقات.
• المشاريع البحثية: وتتميز بصعوبة تحديد الأهداف وتوقع النتائج.

أسباب فشل المشروع

يجب أن يكوّن مدراء المشروع على علم تام بالأسباب الشائعة لفشل المشروع، ومن أهم أسباب فشل المشروع ما يلي:^[٩]

• سوء التخطيط: عدم التخطيط أو سوء التخطيط يساهم بسهولة في فشل المشروع، لذلك يجب قضاء بعض الوقت في وضع خُطة قوية لمشروعك؛ لأنها تنفذ كل مرحلة من مراحل المشروع بكل سلاسة وسهولة.
• عدم كفاءة مدير المشروع والفريق: يعد اختيار مدير مشروع مناسب وفريق ذي كفاءة أمًرا مهمًا لنجاح أي مشروع، إذ يمكن التغلب على هذه الحالة بسهولة عن طريق تعيين مدير مشاريع ذو خبرة ومعتمد.
• الاتصالات غير المتناسقة: أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع هو عدم الاتصال جيدًا، ولحفظ المشروع من الفشل يجب إنشاء قناة اتصال واضحة، واستخدام نظام إدارة المشروع الذي يُتيح التواصل مع أعضاء الفريق، إذ يعد التواصل أمر مهم للحفاظ على جميع أعضاء الفريق والحفاظ على دوافعهم، وبالتالي تنفيذ مشروع ناجح.

المراجع

1. ↑ "What is a Project ?"، managementstudyguide، Retrieved 2019-11-16. Edited.
2. ↑ "What is a Project in Project Management?"، wrike، Retrieved 2019-11-16. Edited.
3. ↑ "Five Factors That Lead to Successful Projects"، project،2018-10-5، Retrieved 2019-11-16. Edited.
4. ↑ "Project Success Factors"، brighthubpm، Retrieved 2019-11-16. Edited.
5. ↑ "How to Plan a CMS Project - Project Success Factors"، martinbauer، Retrieved 2019-11-16. Edited.
6. ↑ "Demystifying the 5 Phases of Project Management", smartsheet,4-10-2019، Retrieved 4-10-2019. Edited.
7. ↑ "5 Ways To Measure Project Success"، projectmanager،2015-9-18، Retrieved 2019-11-16. Edited.
8. ↑ "Project: Types, Objectives and Organisation | Project Management", businessmanagementideas,4-10-2019، Retrieved 4-10-2019. Edited.
9. ↑ "Top 7 Factors That Contribute Towards Project Failure"، blog،2016-11-17، Retrieved 2019-11-16. Edited.