عوامل نجاح المشروع

• ذات صلة
• أسباب نجاح المشروع
• أسباب فشل المشاريع الصغيرة

المشروع

المشروع عبارة عن نشاط معين يقوم به شخص أو مجموعة أشخاص له عنه نتيجة، هذه النتيجة يمكن ملاحظتها وقياسها من خلال مواصفات توضع مسبقًا، ويعرف أيضًا بأنه عبارة عن محاولة لفترة معينة فريدة من نوعها لإنتاج نوع من النتيجة ملموسة أو غير ملموسة، يمكن أن تكون هذه النتيجة منتج، خدمة، ميزة تنافسية، وغير ذلك وتكون من خلال وضع عدة مهام مترابطة يخطط لها مسبقًا، ومن ثم تنفذ خلال فترة زمنية محددة ضمن حدود متطلبات وقيود معينة كالتكلفة والجودة والآداء وغير ذلك.^[١]

عوامل نجاح المشروع

لنستطيع التنبؤ بنجاح المشروع توجد عدة عوامل يجب التركيز عليها خلال مدة المشروع لضمان نجاحه، وفيما يلي ذكر لبعض هذه العوامل:^[٢]

• الاتّفاق بين أصحاب المصلحة: في بداية المشروع يجب على أصحاب المشروع الاتّفاق على الأهداف التي يجب تحقيقها ومعايير النجاح التي يجب الوصول اليها، إذا كان هناك أي اختلاف حولها فهذه تعد بداية سيئة يجب على أصحاب المشروع الاطّلاع والاتّفاق حول الشكل النهائي للمنتج أو الخدمة وعلى علم كامل بكامل خطوات المشروع وكيفية تنفيذة والاتفاق على ذلك.
• التخطيط الواضح: يعد من عوامل نجاح المشروع أيضًا، ويعد نقطة مهمة للغاية فالتخطيط الواضح والسليم حول دورة حياة المشروع يعد وسيلة لقياس التقدم، كما ويحدد المسؤوليات المفوضة وتكلفة الموارد، بالإضافة إلى وضع خطط بديلة للمشكلات التي يمكن أن تحدث لتكون في متناول اليد في حال التصادم مع المشكلة.
• التواصل: يعد التواصل المستمر الجيد بين أصحاب المصلحة والإدارة ضروريًا وأحد أسباب نجاح المشروع، ولضمان نجاح المشروع يجب تحديد الأهداف وبيان كيفية التنفيذ، وخلال فترة المشروع قد تحدث تعديلات وإضافات وما غير ذلك، فهذا يتطلب الاجتماع بين أصحاب المصلحة لبيان وتحديد التغيرات، فالتواصل شيء أساسي في كل هذا.
• نطاق السيطرة: توجد ظاهرة في إدارة المشاريع تدعى بزحف النطاق "Scope Creep" إذ تضاف تغييرات قليلة على المنتج أو الخدمة مع تقدم المشروع، وفي النهاية تكون النتائج القابلة للتنفيذ غير مطابقة للمواصفات المتفق عليها، لذا يجب السيطرة على المشروع بحيث لا يؤثر على المخرجات المتفق عليها أو الهدف المحدد.
• الدعم: يعد دعم الإدارة العليا ضروريًا، ويعتمد مدراء المشاريع على مدراء الموارد والمرافق لتجهيز المواد والأدوات للبدء بالمشروع.

دورة حياة المشروع

كل مشروع له بداية، وهي المرحلة التي تتحرك فيها الأنشطة وتنفذ ليصل إلى النهاية التي تحدد إما نجاحه أو فشله، ويمر المشروع خلال هذه العملية بعدة مراحل تسمى دورة حياة المشروع، إذ إن لكل مرحلة منها جدول أعمال خاص بها وفيما يلي بيان لهذه المراحل:^[٣]

• مرحلة البدء: تحدد الهدف والغاية من المشروع، ويمكن أن تكون مشكلة أو فرصة، بعدها تعمل دراسة جدوى ومن ثم تحديد الحل النهائي الموصى به، وبمجرد الموافقة على الحل يُقدم المشروع مع الحل الموافق عليه ويعين مدير للمشروع، بالإضافة أنه وفي هذه المرحلة تحدد النواتج الرئيسية والمجموعات المشاركة في العمل، ثم تطلب موافقة مدير المشروع للانتقال إلى مرحلة التخطيط.
• مرحلة التخطيط: توضع الخطوات المناسبة واللازمة لتحقيق هدف المشروع، إذ تحدد جميع خطوات فريق العمل والتي يجب القيام بها، ومهام المشروع والموارد اللازمة وكيفية الإنتاج، بالإضافة إلى تحديد الميزانية من قِبل مدير المشروع من خلال تقديم تقديرات التكلفة، وتشمل تكاليف العُمال والمعدات والمواد اللازمة للمشروع، وتكمن أهمية الميزانية في مراقبة نفقات التكلفة أثناء المشروع، كما ويُتنبأ في هذه المرحلة في مواجهة المشاكل أثناء تنفيذ المشروع، فتوضع خطط تبين الإجراء الذي يجب اتّخاذه في حال مواجهة هذه المخاطر، وهذا ما يُسمى بإدارة المخاطر.
• مرحلة التنفيذ: تنفذ فيها الخطة الموضوعة لتنفيذ أعمال المشروع، ويراقب في هذه المرحلة التقدم المستمرللإبلاغ عن معلومات التقدم من خلال اجتماعات منتظمة للفريق، وتُستخدم هذه المعلومات للحفاظ على السيطرة من خلال مقارنة التقارير المرحلية مع خطة المشروع لقياس آداء الأنشطة، وفي حال وجود أي خطأ تتخذ إجراءات تصحيحية، إذ يجب أن تكون النواتج المبدئية ضمن نطاق يوصلنا إلى الهدف، وفي هذه المرحلة يكون أصحاب المصلحة على دراية كاملة بما يحدث وعلى اطّلاع كامل بحالة المشروع، وفي النهاية يصنع المنتج بحيث يكون مطابقًا للمواصفات وموافق لمعايير القبول.
• المرحلة الختامية: وهي المرحلة النهائية، يبدأ فيها وضع المنتج، وتقديم التقارير والإنجازات.

المهارات الشخصية لمديري المشاريع

من المهارات الشخصية والتي يجب أن تتواجد في مديري المشاريع والتي تعد أساسًا أيضا لضمان استمرارية المشروع ونجاحه ما يلي:^[٤]

• قدرات الاتّصال: المهارة الأساسية الأولى التي يجب على مدير المشروع التمتع بها هي قدرات الاتّصال الفريدة، إذ يجب أن يتفاعل مدير المشروع من العملاء وأصحاب المصلحة وفريق العمل، لذا يجب عليه أن يتحدث دون وجود أي عوائق وحواجز بينهم، فمديرو المشاريع أصحاب مهارات اتّصال قليلة ومحدودة غالبًا ما يواجهون صعوبة في التعبير عن التحديات التي تواجههم لأصحاب المصلحة، بالإضافة أن قدرة المدير على التواصل مع العملاء وحل مشاكلهم تظهر قدرة الإدارة في السيطرة على المشروع، وبالتالي الحصول على رضا هؤلاء العملاء.
• إدارة الإفراد: لأن مدير المشروع مكلف بضمان العمل الجماعي المترابط فمن الضروري أن يكون قائدًا وقدوة لهم ليتمكن من ضمان هذا الترابط والقيام بالأعمال بأفضل ما يمكن، فالمهارات اللينة تتعلق بحل المشكلات وتطوير الفريق ومهارات التوجيه الضرورية لبقاء هذا الترابط والعمل بروح واحدة.

إدارة المشاريع وأنشطتها

وهي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة لتحقيق أهداف المشروع وفقًا للمعايير المتفق عليها، ولها ميزانية وفترة زمنية محدودة، ومن خصائص إدارة المشاريع والتي تختلف عن الإدارة المستمرة أن لديها إنجاز نهائي وفترة زمنية محددة، وبالتالي فهذا يحتاج إلى إدارة ذكية ذات مهارات واسعة حول إدارة الفرد والوعي التجاري الجيد، وتهدف إدارة المشروع إلى إنتاج منتج نهائي يؤثر لصالح المؤسسة القائمة للمشروع.^[٥] تنقسم أنشطة إدارة المشروع إلى ثلاثة أقسام رئيسية وهي:^[٦]

• التخطيط: وتشمل تحديد الهدف والموارد والتكلفة والمسؤوليات وما إلى ذلك.
• الجدولة: تأتي هذه المرحلة بعد التخطيط، وتوضع فيها تعاليم وإرشادات مفصلة للمشروع.
• التحكم: وهي القيام بأنشطة المراقبة، مراقبة الميزانية والتمويل، وتنفيذ قياس المهام المجدولة.

المراجع

1. ↑ "WHAT IS A PROJECT? – DEFINITION AND KEY CHARACTERISTICS", mymanagementguide, Retrieved 20-11-2019. Edited.
2. ↑ Ten Six (15-2-2016), "PROJECT SUCCESS FACTORS"، tensix, Retrieved 20-11-2019. Edited.
3. ↑ "The Project Life Cycle (Phases)", opentextbc, Retrieved 21-11-2019. Edited.
4. ↑ "The Importance of Soft Skills for Project Managers", managementstudyguide, Retrieved 21-11-2019. Edited.
5. ↑ "What is project management?", apm, Retrieved 20-11-2019. Edited.
6. ↑ "What is Project Management ?", managementstudyguide, Retrieved 21-11-2019. Edited.