أهمية التخطيط والتنظيم في الحياة

بواسطة: - آخر تحديث: ١١:٣٥ ، ١٠ يوليو ٢٠١٩

مفهوم التخطيط والتنظيم

التخطيط يعرفه فايول بأنه التنبؤ بالمستقبل والاستعداد له، فالتخطيط هو التقرير المسبق لما يجب فعله لإنجاز هدف معين.

والتنظيم كما عرفه سايمون أنماط سلوكية وسياسية لتحقيق التعقل الإنساني، أي أن التنظيم عملية إدارية تهتم بتجميع المهام والأنشطة المطلوب القيام بها في أقسام، وتحديد السلطات والتنسيق بين الأنشطة والأقسام بهدف تحقيق الأهداف بأفضل كفاءة ممكنة.[١]


أهمية التخطيط والتنظيم في الحياة

يعد التخطيط أمرًا ضروريًا لتنظيم الوقت، وله أهميته في عمل مخطط واضح للشخص ليوازن بين النواحي المختلفة في حياته، ومن بعض الأمور التي توضح أهمية التخطيط لتحصيل النجاح في الحياة:[٢]

  • اجتياز العقبات: يهيِّئ التخطيط الشخص لتخطي العقبات التي قد تظهر في حياته، ويزيد من قابليته للتأقلم مع الظروف المختلفة.
  • التقييم الذاتي: التخطيط للأنشطة يوميًا أو أسبوعيًا يساعد الشخص في تقييم أدائه في تنفيذ الأهداف التي وُضعت.
  • تقليل الإرهاق: يخفف التخطيط من الإرهاق والتعب بشكل كبير، ويمنح الشخص الراحة لأنه يعرف ما عليه فعله في يومه ويعرف أهدافه جيدًا.
  • إدارة المخاطر: عند وضع خطة عمل لشركة ما تُوضع عدّة توقعات للأمور التي قد تحدث أثناء سير خطة العمل، مما يُسهل تخطي العقبات.
  • بناء فريق متعاون: بعد تجهيز خطة العمل وتوزيعها على أعضاء فريق العمل يعرف الجميع مسؤولياتهم بالتحديد، كما يعرفون أهمية التعاون كفريق واحد والاستفادة من خبرات الجميع لتحقيق لأهداف جماعية.
  • استغلال الموارد: يوفر التخطيط المعرفة التامة للموارد المتاحة في الشركة، مما يسهل اتخاذ القرارات لاستغلالها، فتزيد الإنتاجية وتقل نسبة الخسارة.
  • تحديد الأهداف: جزء رئيسي من عملية التخطيط.

وللتنظيم في الحياة أهمية وفوائد عظيمة، منها:[٣]

  • الحصول على وقتٍ كافٍ للراحة.
  • التخفيف من القلق والتوتر والإحباط.
  • إنجاز الأهداف.
  • الاستقرار في الحياة.
  • التطور في الحياة المهنية.
  • تطوير العلاقات الاجتماعية.
  • التقليل من الوقت الضائع.
  • زيادة الإنتاج.
  • التوازن بين الالتزامات العائلية والتزامات العمل.
  • تقوية الجسم والعقل .


كيفية التخطيط والتنظيم اليومي

يتمثّل التخطيط الجيد والناجح لليوم في الأمور الآتية:[٤]

  • الاستيقاظ مبكرًا وتحديد عدد معين من الساعات للنوم، فالاستيقاظ مبكرًا هو الخطوة الأولى من خطوات تنظيم اليوم، والنوم مبكرًا أيضًا وفي موعد محدد والاستيقاظ في موعد محدد، وبداية اليوم بنشاط وإيجابية وتفاؤل، كما أنَّ نوم 8 ساعات متواصلة كافٍ جدًا لبداية اليوم بنشاط وحيوية.
  • الاستمرار مهما بدا الأمر صعبًا، فيجب ألا تقف صعوبة البدايات عائقًا في وجه الشخص، بل يجب أن يستمر كأنه في معركة أو تحدي، وبمجرد أن يتحقق النجاح في الأيام الأولى، ستُصبح الخطوات التالية في منتهى السهولة، وستزداد الثقة بالنفس.
  • تخصيص وقت للترفيه والاستمتاع، فهذا يجعل الشخص أكثر تركيزًا في المهام الجادة التي تحتاج منه مجهود كبير، ففي وقت الترفيه يمكن مشاهدة أفلام ممتعة، أو التحدث إلى صديق، أو التنزه، أو فعل أي شيء يجعل الشخص سعيدًا ويُخرجه من الضغط الواقع عليه طوال اليوم.
  • تكوين رؤية عن اليوم، لذلك أول شيء يجب فعله لتنظيم اليوم هو تشكيل صورة ذهنية عن المهام المطلوبة في هذا اليوم بدون الخوض في التفاصيل أو الخطط.
  • تحديد وقت خاص للإنترنت، فالإنترنت هو مضيعة كبيرة للوقت لذا يجب تنظيم استخدام الإنترنت وتحديد ساعات مُعينة لاستخدامه، حتى لا يضيع اليوم كله في التنقل من صفحة إلى أخرى وموقع لآخر دون أن ينجز أي شيء.
  • تقسيم اليوم إلى مراحل، فتقسيم اليوم من الخطوات السهلة والبسيطة لتنظيم اليوم، ومن الضروري أن يكون وقت العمل أوالدراسة في بداية اليوم دائمًا لأن التركيز والطاقة يكونان في القمة في بداية اليوم، ويمكن أن تكون الأمورالترفيهية في آخر اليوم.
  • تنظيم الشخص لكل شيء من حوله فالنظام لا يُسهل الحياة فقط، بل يمنح شعورًا بالراحة والهدوء، ويجب ألا يعمل الشخص في مكان فوضوي، بل ينظم كل شيء بدءًا من المكان الذي يجلس فيه.
  • الحذر من التسويف و ينبغي ألا يؤَجَّل عمل اليوم الى الغد، ويجب أن ينتهي اليوم وتنتهي معه كل المهام المخطط لأدائها فيه، والتسويف يبدأ بتأجيل خطوة واحدة،ثم تتراكم المهام وتفشل الخطة اليومية.
  • تعلُّم قول لا فأحيانًا يطلب صديق ما من الشخص أن يذهب معه إلى مكان ما، فيشعر الشخص بالحرج من الرفض ويقبل وهو مشغول في الكثير من المهام، وهذا التصرف خاطئ، لذا يجب تعلم قول لا، والرفض بأسلوب لطيف وشرح الظروف بهدوء.


المراجع

  1. المهندس أحمد قاسم (3-9-2017)، "مفهوم التخطيط وأهميته وأنواعه ومراحله"، العلوم، اطّلع عليه بتاريخ 18-6-2019. بتصرّف.
  2. شيماء لطفي، "4 معلومات عن أهمية التخطيط وأنواعه"، Edarabia، اطّلع عليه بتاريخ 18-6-2019. بتصرّف.
  3. "أهمية إدارة وتنظيم الوقت"، النجاح، اطّلع عليه بتاريخ 18-6-2019.بتصرّف.
  4. محمود سامي (14-8-2017)، "كيف تخطط ليومك بطريقة صحيحة"، مجلة أوراريد، اطّلع عليه بتاريخ 18-6-2019. بتصرّف.