تعرف على أهمية مقعدك أثناء اجتماع العمل

محتويات

١ اجتماعات العمل
٢ أهمية اختيار المقعد المناسب في غرفة الاجتماعات
٣ ما هو المقعد المناسب لي في قاعة الاجتماعات؟
٤ قد يُهِمُّكَ
٥ المراجع

اجتماعات العمل

هل فكرت يومًا بأن مقعدك في اجتماعات العمل قد يؤثر على موقفك في الاجتماع؟ تعد اجتماعات العمل ضرورية وأساسية في أي مجال عمل وتلجأ إليها الشركات والمؤسسات لمناقشة الأمور الهامة مع موظفيها أو عملائها، واجتماع العمل هو تجمّع شخصين أو أكثر لمناقشة أفكار أو مهام أو أهداف متعلقة بالعمل، ويمكن إجراء الاجتماعات في المكاتب أو قاعات الاجتماعات أو حتى إلكترونيًا على مواقع التواصل الاجتماعي وهو الأمر الشائع في الآونة الأخيرة، ويكون الغرض من اجتماعات العمل اتخاذ قرارات هامة ومصيرية بشأن العمل، وتساهم الاجتماعات في نقل الأفكار والآراء بين الموظفين والتعاون لإيجاد الحلول المناسبة للمشاكل المطروحة، ومهما كان الهدف من الاجتماع عليك أن تعرف السلوك الأنسب لهذا المكان، والأمر الذي قد لا يخطر ببالك أن مكان جلوسك في قاعة الاجتماعات هام جدًا وله العديد من الدلالات والمعاني.^[١]

أهمية اختيار المقعد المناسب في غرفة الاجتماعات

قد يتبادر إلى ذهنك أن ترتيب المقاعد في قاعة الاجتماعات غير مهم للغاية، وأن الجلوس في أي مكان وعلى أي معقد يحقق نفس النتيجة، ولكن يجب أن تعرف أن مكان جلوسك في قاعة الاجتماعات له تأثير كبير ويحدث فرقًا ويُعطي فكرة عن الانطباع الذي تريد تركه للآخرين، إذ يجب أن تعلم أنه يوجد كرسيان في قاعة الاجتماعات يمكن اعتبارهما مواقع قوة كبيرة؛ أحدهما الكرسي المهيمن على رأس الطاولة ويدل هذا الكرسي على القيادة، أما الكرسي الآخر فهو الكرسي المقابل له إذ يتمتع هذا الكرسي بالقوة أيضًا، وعليك أن تعرف أن اختيار مقعدك يعطي فكرة لزملائك ورئيسك في العمل عن نيتك تجاه هذا الاجتماع.

إذا جلست على أحد كرسيي القوة ستبدو بمظهر المهيمن والمسيطر وستعطي انطباعًا بحبّ السيطرة، ولكن إذا أردت أن تكون عضوًا فاعلًا في الاجتماع وهدفك الرئيسي هو التعاون مع الزملاء لطرح الأفكار وإيجاد الحلول عليك أن تتجنب هذين الكرسيين وتختار أحد الكراسي الجانبية، ولا بد من الإشارة إلى أن مواقع الجلوس في قاعات الاجتماعات تساعد على إنشاء قادة في المجتمع، ولوحظ أن الأشخاص الذين يجلسون على أحد طرفي نهاية طاولة الاجتماعات يكونون أكثر عرضة لاختيارهم في المواقع والمراكز القيادية.^[٢]

ما هو المقعد المناسب لي في قاعة الاجتماعات؟

يؤثر مكان جلوسك في قاعة الاجتماعات على فعاليتك فيه، والمقعد المناسب لك يعتمد على الفكرة التي تريد إيصالها لبقية الفريق ويعتمد على هدفك من الاجتماع، وفيما يلي توزيع المواقع حول طاولة الاجتماعات ونصائح لأفضل مقعد لك:^[٣]

مقعد السلطة: سبق وأن ذكرنا أن المقعد الذي يقع على رأس طاولة الاجتماع المستطيلة هو مقعد القوة، وغالبًا ما يشغله المدير، فإذا كنت مدير الشركة أو صاحبها ستجلس عليه بالطبع لتتمكن من التواصل مع جميع الموظفين وتنظيم الأعمال واتخاذ القرارات، ولكن إذا كان الاجتماع بين زملاء العمل وقررت أن تجلس عليه يعني أنك تنوي فرض سيطرتك على الاجتماع سواء استخدمت المقعد لممارسة السلطة الشخصية أم لتشجيع الصالح العام للشركة.
المعقد المقابل لمقعد القوة: المقعد الذي يقع مقابل مقعد القوة هو نقطة قوة أيضًا، وغالبًا ما يُحجز لضيف الاجتماع لأنه مرئي للجميع، ومن ناحية أخرى إن لم يكن هنالك ضيفًا في الاجتماع فإن جلوسك عليه يعطيك نقطة قوة للتعبير عن خلافك مع المدير الذي يجلس مقابلك مباشرةً، فالمدير الذكي يُلغي هذا الكرسي من الاجتماع ولا يسمح لأحد أن يجلس عليه.
المقعدان الجانبيان لمقعد القوة: إذا أردت التأثير على تدفق الاجتماع وشغل مركز مهم فيه عليك أن تجلس على الكرسي الأيمن أو الأيسر لكرسي المدير، فهذا المكان يلفت الانتباه إليك ويعطيك مركز قوة وتأثير على سير الاجتماع ويُظهرك بمظهر الموظف المُقرّب من المدير.
مقاعد الوسط: إذا كنت ترغب بأن تبقى بعيدًا عن الأنظار اجلس على أحد المقاعد التي تقع في منتصف طرفي طاولة الاجتماعات.
مقاعد طاولة الاجتماعات الدائرية: تعدّ طاولة الاجتماعات الدائرية أفضل خيار للاجتماعات التي يغلب عليها الطابع التعاوني، ولكن كلما اتسع قطر طاولة الاجتماعات الدائرية كلما أصبح التعاون أقل فاعلية، ودلالات مقاعد الطاولة الدائرية متشابهة ولكن إذا أردت أن تكون أكثر تأثيرًا اجلس بالقرب من المدير قدر المستطاع.

قد يُهِمُّكَ

إذا كنت مدير شركة أو الشخص المسؤول عن ترتيب قاعة الاجتماعات إليك الطريقة الأنسب لترتيب القاعة حسب نوع الاجتماع والغرض منه؛ لأن ترتيبات الجلوس وبروتوكولاتها لها أهمية كبيرة في نجاح أو فشل الغرض من الاجتماع:^[٤]

إجراء المقابلات بفعالية: والتي يمكن أن تقسم إلى ما يأتي:
- شخص لشخص: إذا كان الاجتماع يضم شخصين اثنين فقط فإن الترتيبات الأفضل يجب أن تراعي التواصل السهل بين جانبي الطاولة، والأفضل أن يجلسا مقابل بعضهما البعض عند أضيق جزء من الطاولة، فلا يجب أن تكون المسافة بينهما كبيرة ويجب أن يكونا على ارتفاع متساوٍ عن الأرض، ومن المهم أن يحافظ كلاهما على التواصل البصري أثناء الاجتماع.
- مقابلة جماعية: في حال كان الاجتماع لأكثر من شخصين يجب الحفاظ على نفس البروتوكول المتبع في الاجتماع الذي يضم شخصين من حيث مواقع الكراسي وارتفاعها، ويجب أن توضع الكراسي بنفس النسق الذي يوحي للجميع بأنهم بنفس الأهمية، ويجب أن يقدّم كل شخص نفسه للآخرين مع الحفاظ على التواصل البصري.
جلسات العصف الذهني: إذا كان الغرض من الاجتماع العصف الذهني بين زملاء العلم يجب أن يكون المكان مريحًا وأقل رسمية لتعزيز الألفة والثقة بين الموظفين وليشعروا بالراحة أيضًا، ولا يجب السماح لأي شخص في جلسة العصف الذهني أن يسيطر أو يهيمن على الآخرين.
اجتماعات العروض التقديمية: في اجتماع المتحدث الواحد يجب أن تُرتّب قاعة الاجتماعات على شكل المسرح؛ أي الجلوس بشكل نصف دائري مقابل المتحدث الرسمي، ولكن مع وجود مقدم مساعد يجب أن يبقى كلا المُقدّمَين على المسرح ويجلس الآخرون على المقاعد بشكل نصف دائري أيضًا.
اجتماعات غداء العمل: يجب أن تكون قاعة غداء العمل مريحة وفيها جو من الألفة والمودّة، ويُفضل أن يجلس الأشخاص على زوايا الطاولة مقابل بعضهم البعض، ويجب أن تخلو قاعة الغداء من الضجيج أو الضوضاء ليتمكن الأشخاص من الحديث بسلاسة وهدوء قدر الإمكان، فاجتماعات الغداء مهمة ويمكن أن تُبرم فيها العديد من الصفقات الهامة.