قواعد أساسية اتبعها أثناء اجتماع العمل

• ذات صلة
• ماذا يجب أن ترتدي في مقابلة العمل القادمة؟
• اتيكيت العمل

اجتماع العمل

اجتماع العمل هو عبارة عن تجمّع بين شخصين أو أكثر لمناقشة الأفكار والأهداف والغايات التي تتعلق بمكان العمل، ويمكن إجراء اجتماعات العمل شخصيًا في المكتب أو في موقع مختلف، أو حتى عبر الهاتف أو عبر مؤتمر الفيديو، وتعقد الاجتماعات مع الموظفين والمدراء والمدراء التنفيذيين والعملاء المحتملين والمورّدين والشركاء وأيّ شخص آخر له علاقة بالمنظمة، وفي معظم الحالات يجب أن يُعقد الاجتماع عندما تكون المشكلة المطروحة شيئًا لا يمكن إيصاله جيدًا عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني، ويتطلب التفاعل وجهًا لوجه مع شخص أو أكثر، وغالبًا ما يكون الغرض من اجتماع العمل هو اتخاذ قرارات مهمة بشأن المنظمة أو الشركة، إذ يساعد الاجتماع على نقل الأفكار بوضوح سواء أكان الأمر يتعلق بقضية تتعلق بالإدارة؛ مثل كيفية زيادة ميزانية التسويق، أو مسألة تنظيمية أكبر؛ مثل عدد الأشخاص الذين سيُسرحون خلال فترة الانتقال.

فعند التحدث شخصيًا مع أصحاب المصلحة المهمّين، يكون من السهل الوصول إلى المعلومات المهمة بفعالية من أجل الوصول إلى القرار المعني، وغالبًا ما تُعقد الاجتماعات عندما ينضم كبار المسؤولين التنفيذيين إلى الفريق أو يغادرونه أو عندما تحتفل الشركة بعلامة فارقة أو نجاح كبير، ويمكن أن تُعقد هذه الأنواع من الاجتماعات لزيادة مشاركة الموظفين والانسجام التنظيمي، وتساعد اجتماعات العمل أيضًا على حل النزاعات والمشكلات المعقدة، ومراجعة تقدم الشركة أو المشروع هو أيضًا هدف مشترك لاجتماعات العمل، إذ تتابع المؤسسة آداء الفريق في مشروع معين أو مدى آداء الشركة ككل مقابل أهداف الإيرادات المخطط لها من خلال عقد اجتماعات متكررة.^[١]

قواعد أساسية اتبعها أثناء اجتماع العمل

لضمان فعالية اجتماع العمل لا بد من اتباع بعض القواعد الأساسية أثناء الاجتماع، وهي كالتالي:^[٢]

• الوصول مبكرًا (دون أعذار): الوصول إلى مكان اجتماع العمل قبل 15 دقيقة على الأقل يُظهر الاحترام ويسمح لك بالعثور على مقعد والجلوس قبل بدء الاجتماع.
• اتبع جدول الأعمال: ينبغي لرئيس الاجتماع أن يوزع جدول أعمال الاجتماع على كل مشارك قبل أسبوع على الأقل، ويجب على المشاركين الاتصال بالرئيس للتعبير عن أيّّ مخاوف بشأن جدول الأعمال قبل 48 ساعة على الأقل من الاجتماع، وسيُتاح للرئيس والمشارك المعني وقتًا لتحديد ما إذا كان يلزم إجراء تغييرات، ومن الضروري أن يُوضّح في جدول الأعمال مواعيد بدء وانتهاء الاجتماع أيضًا.
• كن مستعدًا تمامًا: على كل مشارك الحضور إلى الاجتماع مع جميع المواد والبيانات التي يحتاجها وفهم موضوع الاجتماع، فالغرض الأساسي من الاجتماع هو مناقشة الموضوع المطروح، فإذا لم تكن مستعدًا للمساهمة تكون قد أهدرت وقت الجميع.
• خذ فترات راحة منتظمة: يجب أن تأخذ استراحة كل ساعتين لضمان استمرار تركيز المشاركين، ومن المناسب جعل فترات الراحة لمدة 20 دقيقة تقريبًا، واستراحة الطعام حوالي 30 دقيقة.
• اتبع قواعد اللباس: على الرئيس أن يشير إلى نوع الملابس المطلوبة للاجتماع سواء أكان من رجال الأعمال غير الرسميين أو من رجال الأعمال الرسميين، وعلى المشاركين اتباع هذه القاعدة، وقد تكون القائمة التمثيلية للملابس مفيدة، حيث يكون لدى المشاركين وجهات نظر مختلفة حول ماهية الأعمال غير الرسمية والأعمال الرسمية.
• تكلّم بدورك: حافظ على تنظيم الاجتماع عن طريق التحدث فقط عندما تكون لديك الكلمة، اطرح الأسئلة خلال فترة السؤال المعينة، وارفع يدك حتى يوافق الرئيس على امتلاكك الكلمة، ولا تقاطع شخصًا أثناء التحدث أو طرح سؤال.
• استمع: قد تجد أن العديد من الأسئلة التي لديك حول موضوع معين يُرد عليها من خلال محتوى الاجتماع، استمع بانتباه إلى الاجتماع ودوّن الملاحظات، فالاستماع النشط رائع ويمنحك قاعدة صلبة لصياغة ردك.
• حافظ على الهدوء: تجنب العادات العصبية مثل النقر على قلم على الطاولة أو إصدار أصوات مسموعة بفمك أو النقر على قدميك على الأرض، فهذا يشتت انتباه المشاركين الآخرين ويجعلك تبدو قلقًا حتى لو لم تكن كذلك.
• كنّ مهذبًا مع هاتفك: أغلق هاتفك الخلوي قبل بدء الاجتماع، وإذا كنت تتوقع مكالمة عاجلة فاضبط هاتفك ليهتز أو استأذن وغادر الاجتماع إذا وردتك المكالمة، أيضًا إذا لم يوافَق على أجهزة الكمبيوتر المحمولة في الاجتماع، أوقف تشغيل جهازك وخفض الشاشة حتى لا تعرقل رأي أيّ شخص.
• لا تجلب الضيوف: لا تُحضر ضيوفًا غير معلنين إلى الاجتماع، وإذا كان لديك شخص تود إحضاره فاتصل بالرئيس للحصول على إذن لإحضار ضيفك، إذا لم يمنح الإذن فلا تجلبه.

أخطاء تجنبها أثناء اجتماع العمل

إذا كُنت مسؤولًا عن عقد الاجتماعات، توجد بعض الأخطاء التي عليك تجنبها:^[٣]

• عقد اجتماعات كثيرة: واحدة من أكبر شكاوى المهنيين هي وجود الكثير من الاجتماعات على التقويم مع عدم توفّر الوقت الكافي لإنجازها، وغالبًا ما ينسحب الناس من الاجتماعات عندما يكون هناك الكثير، مما يجعل من المستحيل تقريبًا الحصول على اجتماع مثمر وفعال، لذلك عليك مراجعة الجدول الزمني لاجتماعاتك وتحدد ما إذا كان مقدار وتكرار الاجتماعات ضروريًا حقًا، ويمكن تقصير بعض الاجتماعات أو تغييرها لتكون كلّ أسبوعين، بل ويمكن القضاء على العديد من الاجتماعات من خلال التواصل المتكرر بين أعضاء الفريق.
• عدم وجود قواعد أساسية للاجتماع: يجب أن يكون لدى كل عضو في الفريق فهم واضح للالتزام بالقواعد الأساسية، ويمكنك وضع قواعدك الأساسية وأدراجها على الحائط في غرفة الاجتماعات، ومن الأمثلة على هذه القواعد؛ الحضور، معالجة المقاطعات، البدء والانتهاء في الوقت المحدد، السماح أو عدم السماح باستخدام الهاتف الخلوي والكمبيوتر أثناء الاجتماع.
• عدم السماح بالمشاركة: من المهم أن تنظّم الاجتماعات بطريقة تشرك كلّ عضو في الفريق، فإذا كان واحد أو اثنين من المسؤولين عن اتخاذ القرار هم الوحيدون الذين يتحدثون خلال الاجتماع، فمن الصعب على بقية المجموعة الانتباه أو الشعور بأن مساهمتهم مهمة، لذلك حاول أن تجعل كلّ عضو مختلف في الفريق مسؤولًا عن عنصر من عناصر جدول الأعمال، فإذا كان اسمه مدرجًا بجانب أحد العناصر، فسيعده ويشارك فيه ويولي اهتمامًا أفضل.
• الابتعاد عن الموضوع: من الشائع أن تبتعد اجتماعات الفريق عن أهدافها الأصلية، وهو أمر شائع خاصة عندما يتحدث العديد من أعضاء الفريق عبر الهاتف أو مؤتمرات الفيديو في بيئة عمل بعيدة، لكن يجب على قادة الفريق إعادة توجيه المجموعة إلى المسار الصحيح.
• عدم وجود متابعة: تأكد من إرسالك لرسالة متابعة بعد الاجتماع مع ملخص موجز للاجتماع، وضمّن بنود العمل التي نتجت عن الاجتماع واذكر المسؤول عن ماذا، ومتى، لتسهيل إدارة عناصر المتابعة هذه.

قد يُهِمُّكَ

كي تتصرف باحترافية أثناء اجتماع العمل عن بعد، ينبغي أن تهتم بمظهرك الخاري أولًا، إذ إن لمظهرك الخارجي دور مهم في ظهورك بصورة احترافية في أي اجتماع، لذلك اجعل ملابسك وأحذيتك وتسريحة شعرك ذات طابع بسيط، ويجب أن تكون الملابس ذات لون غامق، وشعرك بعيدًا عن وجهك، ضع في اعتبارك أن الانطباع الأول مهم جدًا، وأن أي شيء مفرط عندما يتعلق الأمر بمظهرك ليس جيدًا حقًا لاجتماع عمل، ولا بد من الأخذ بعين الاعتبار سلوكك أثناء الاجتماع، فبمجرد وصولك إلى هناك تأكد من تحية الجميع بصورة صحيحة، وصافح الموجودين إما بإحدى اليدين أو بكلتاهما، واحترس من أنه لا تكون المصافحة قوية للغاية، وانظر دائمًا إلى الشخص الذي تتحدث معه بالعين ولا تدع عينيك تتجول في كل مكان، فهذا لا يعد تصرفًا احترافيًا في عالم الأعمال، بالإضافة لذلك أنت لن تذهب إلى اجتماع عمل لتكون ببساطة هناك، وتحتاج إلى المشاركة بصورة نشطة في الاجتماع، وللقيام بذلك تحتاج إلى إعداد نفسك بأفضل طريقة ممكنة من خلال دراسة موضوع الاجتماع بدقة.^[٤]

المراجع

1. ↑ Anam Ahmed (8-6-2018), "Definition of a Business Meeting"، bizfluent, Retrieved 9-7-2020. Edited.
2. ↑ George N. Root (29-1-2019), "10 Rules for Proper Business Meeting Etiquette"، smallbusiness, Retrieved 9-7-2020.
3. ↑ "Team Meetings: Don't Make These 9 Common Mistakes", samewave, Retrieved 10-7-2020. Edited.
4. ↑ "5 Tips to Look Professional in a Meeting", youqueen, Retrieved 15-7-2020. Edited.