كيف تبدو أكثر مهنية في الاجتماعات الأونلاين خلال العمل من المنزل؟

بواسطة: - آخر تحديث: ١١:٥٦ ، ٢ يوليو ٢٠٢٠
كيف تبدو أكثر مهنية في الاجتماعات الأونلاين خلال العمل من المنزل؟

اجتماعات الأونلاين من المنزل

تعرف اجتماعات الأونلاين من المنزل باسم اجتماعات الويب أو اجتماعات الفيديو؛ وتجرى من خلال متصفحات الإنترنت المختلفة أو من خلال تطبيقات تحمّل على جهاز الكمبيوتر أو على الأجهزة المحمولة، وحتى تحصل على اجتماع أونلاين متكامل ستحتاج في طبيعة الحال إلى الميكروفون، وجهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول، والتطبيق الذي سوف تستخدمه لإجراء الاجتماع، والاتصال بشبكة الإنترنت، بالإضافة إلى الأشخاص الذين سوف تعقد معهم الاجتماع، وتمتاز اجتماعات الأونلاين من خلال الفيديو بأنها تساعد في تعزيز بناء الفريق الواحد عن طريق التواصل وجهًا لوجه، فهي تتيح لك كمستخدم مشاركة شاشاتك مع الآخرين، واستخدام لوح أبيض كمساحة للكتابة عليها أثناء انعقاد الاجتماع، و تمكنك أيضًا من عمل استطلاع للأشخاص الموجودين في الاجتماع.[١]


كيف تبدو أكثر مهنية في اجتماعات الأونلاين خلال العمل من المنزل؟

لا بد من ذكر بعض النقاط المهة التي تجعلك أكثر مهنية في اجتماعات الأونلاين خلال العمل من المنزل:[٢]

  • عليك تحديد الوقت الأنسب لعقد الاجتماع؛ فاختيار الوقت المناسب مهم جدًا لضمان حضور قوي من قبل المشاركين في الاجتماع، أيام منتصف الأسبوع هي الوقت الأنسب وذلك بسبب ازدحام جدول أعمال العديدين في أيام بداية الأسبوع، أما نهاية الاسبوع فهي عادةً ما تُستغل للترويح عن النفس؛ لذلك حدد موعدًا لاجتماعك في منتصف الأسبوع واختر الفترة الزمنية ما بين الساعة 10 صباحًا و 2 ظهرًا، وتأكد من مراعاتك لاختلاف الزمن من منطقة لأخرى في حال لم يكن الأشخاص الحاضرون جميعهم من نفس المنطقة.
  • استخدم الكلمات التعبيرية والوصفية لتوضيح الفكرة أو المعلومة، وشارك المعلومات المهمة والعناوين الرئيسية مع الحضور من خلال خاصية مشاركة الشاشة مع الانتباه إلى عدم استخدام القراءة الحرفية أثناء عرضها.
  • حافظ على بقاء المعلومات مرقمة ومنظمة على وتيرة واحدة حتى لا تتعرض للتشتت أو انقطاع المعلومات أثناء الاجتماع، مع التأكد من عدم وجود ما يعرقل سير الاجتماع أو انقطاعه.
  • قبل الانتهاء من الاجتماع، لا بد من فتح المجال للمدخلات من جميع الحضور، وذلك من خلال فتح الميكروفون للجميع وطرح الأسئلة والأجوبة أيضًا، وأرسل دائمًا بريدًا إلكترونيًا للمتابعة بعد الاجتماع إلى جميع الحاضرين، مع تلخيص الميزات الرئيسية لاجتماع وأي استنتاجات أو قرارات توصلت إليها.


نصائح للتحضير لاجتماعات الأونلاين

الاستعداد هو نصف النصر؛ لذلك لا بد لك من الاستعداد والتحضير للاجتماع من خلال اتباع هذه النصائح:[٣]

  • أنشئ جدولًا للعمل أو ما يسمى بالأجندة: تساعد الأجندة الجميع على حضور الاجتماع وتحافظ على تركيز المشاركين على الأولويات.
  • استخدم الخرائط الذهنية: وهي طريقة رائعة توفر مساحة لتسجيل الأشخاص المشاركين في الاجتماع كما توفر مساحة للتعليقات والأفكار والمستندات والملاحظات التي تساعد في تسيير العمل، وتعد مفيدة أيضًا للاجتماعات عبر الإنترنت التي تكون أكثر رسمية وتتطلب سجلًا دقيقًا.
  • جهز المكان: ابحث عن بيئة هادئة قبل الاجتماع، واستخدم سماعات الرأس لتقليل ضوضاء الخلفية ومنع التعليقات الصوتية، وأجرِ اختبارًا قبل بدء الاجتماع عبر الإنترنت.
  • تحدث ببطء وثبات: إذا كنت من يدير الاجتماع عليك التأكد من ترك فترة توقف كافية بعد طرح سؤال مثلًا، أما إذا كنت من الحضور فالفت الانتباه إلى نفسك قبل مخاطبة المجموعة من خلال الإشارة بيدك أو طرح سؤال أو تعليق ثم الانتظار لبضع ثوان قبل المتابعة.
  • استخدم كلماتك: إذا كنت لا تشارك شاشتك وتحتاج إلى وصف شيء لا يمكن للمشاركين عن بُعد رؤيته، فحاول أن تستخدم كلمات وصفية بشكل أكبر من المعتاد؛ سيساعدك ذلك على التواصل بوضوح وفعالية أكبر.
  • دوّن ملاحظاتك: هناك العديد من الطرق لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع يمكن استخدامها للاستفادة من المعلومات التي تطرح خلال الاجتماع أو من أجل تدوين المهم منها فقط.
  • لخص الاجتماع قبل الإنهاء: لخص ما ذكر خلال الاجتماع مع التأكيد على المشاركين بتدوين كل المعلومات الأساسية التي تهمهم.


أفضل برامج لإجراء اجتماعات الأونلاين

تتننوع البرامج التي تتيح للمستخدم إجراء الاجتماعات عن بعد، فعند رغبتك بإقامة اجتماع مع موظفيك في الشركة أو زملائك، يمكنك استخدام :[٤]

  • Zoom Meetings: يتيح لك زووم بعمل ما يزيد عن 50 غرفة مناقشة منفصلة، ويتميز بدقة الصوت والاتصال المجاني، وإمكانية وضع التعليقات ومشاركة الشاشة مع الحضور.
  • Webex: يقدم لك ويبكس مجموعة مميزة من الأدوات مثل السبورة وغيرها، ويمكنك من الاتصال بالأشخاص غير القادرين على حضور الاجتماع، بالإضافة إلى مستوى الأمان العالي، وإمكانية تفصيل خاصية التشفير فيه.
  • Samepage: يوجد فيه تقويم مدمج مع التطبيق، ويوفر لك إمكانية البدء بدردشة فردية أو جماعية، بالإضافة إلى وجود خيارات متنوعة تدعم الصور والفيديو والرسوم البيانية.
  • Join.Me: يمكنك من خلال join.me جدولة وتنظيم المؤتمؤات التي تود إقامتها في أكثر من 50 بلدًا حول العالم، وذلك بالاستعانة ب Outlook وتقويم Google.


نصيحة خبير

يقدم درو باورز عالم النفس البحثي في ​​مجموعة العوامل البشرية بجامعة دايتون للأبحاث نصيحة بشأن اجتماعات الأونلاين، إذ يقول: "إن أول شيء نفعله قبل أن نقرر التقنيات والبرمجيات التي نحتاجها للاجتماع عن بعد هو أن نقرر من هو الجمهور المشارك وما هي المعلومات التي يتم مشاركتها"، و"لقد وجدنا أنه من الأفضل للمقدم أو المضيف للاجتماع أن يصمم بياناته أو عرضه التقديمي وفقًا للبيئة التي سيقدم فيها، أو اختيار أفضل بيئة لتمثيل البيانات التي لديه"، ويكمل باورز نصيحته ليحذر من التعامل مع اجتماعات الأونلاين بنفس الطريقة التي تتعامل فيها مع الاجتماعات وجهًا لوجه؛ إذ يقول: "لا يمكنك ببساطة أن تأخذ عرضًا تقديميًا قدمته أمام جمهور مباشر في مؤتمر وترميه على شاشة فيديو لجمهور افتراضي وتتوقع نفس النتائج، لأنك محدود في كيفية التفاعل مع جمهورك الافتراضي".[٥]


المراجع

  1. "What Is An Online Meeting?", cisco, Retrieved 28-6-2020. Edited.
  2. "Your Guide to Successful Online Meetings", gotomeeting, Retrieved 28-6-2020. Edited.
  3. Genevieve Conti, "9 Steps to Leading a Successful Online Meeting"، mindmeister, Retrieved 29-6-2020. Edited.
  4. Chris Fitzgerald, "5 Best Web Conferencing Software Tools for Online Meetings in 2020"، themeisle, Retrieved 29-6-2020. Edited.
  5. Faith Thomas, " 5 Tips for Conducting a Virtual Meeting"، inc, Retrieved 1-7-2020. Edited.