عبارات لا تكتبها في إيميل العمل

• ذات صلة
• طريقة كتابة بريد الكتروني
• ماذا يجب أن ترتدي في مقابلة العمل القادمة؟

الإيميل

يعد مفهوم الإيميل اختصارًا لمصطلح البريد الإلكتروني؛ وهو رسالة قد تحتوي على نص أو ملفات أو صور أو مرفقات أخرى مرسلة عبر الإنترنت إلى فرد معين أو مجموعة من الأفراد، فقد أرسل أول بريد إلكتروني عام 1971 بواسطة Ray Tomlinson، إذ أرسل بريد إلكتروني لنفسه كرسالة تجريبية، ولتتمكن من إرسال واستقبال الإيميلات عليك بتحميل أحد البرامج التي تتيح تبادل الإيميلات مثل؛ مايكروسوفت آوتلوك Microsoft Outlook وMozilla Thunderbird، وبحلول عام 1996 كان الإيميل أشبه بالبريد العادي الذي يُسلّم ورقيًا، لكن في النهاية تطورت الإيميلات^[١]، إذ أصبح الإيميل يدعم النص المنسق بالإضافة إلى برمجية HTML التي تسمح بتنسيق الرسائل بنفس طريقة مواقع الويب وتضمين الصور وروابط وتخطيطات CSS.^[٢]

عبارات لا تكتبها في إيميل العمل

مع التقدم التكنولوجي أصبح التقدم لوظيفة يتطلب إرسال بريد إلكتروني يتضمن السيرة الذاتية مع رسالة قصيرة لطلب التوظيف، لذا من المهم أن تعرف ما عليك كتابته وما عليك تجنبه في إيميل العمل، فإليك أهم العبارات التي عليك تجنبها عند كتابة إيميل العمل:

• لمن يهمه الأمر: غالبًا ما تفهم هذه العبارة سلبيًا، إذ أوضحت Diane Gottsman الخبيرة الوطنية في الآداب في تكساس ذلك بقولها: "إنه شعور غير مسؤول أن تتلقى بريد إلكتروني يستخدم هذا المصطلح، ليس من الصعب العثور على من توجه إليه عنوان بريدك الإلكتروني من خلال الوصول إلى جميع المعلومات على الإنترنت"، لذلك يفضل استخدام اسم معين عند إرسال الإيميل أو تخصيص تحية إلى الشركة على الأقل.^[٣]
• اتمنى أن تجد هذه الرسالة جيدة: على الرغم أنه من الجيد إرسال أفضل تمنياتك إلى الأشخاص في الرسائل الإلكترونية، إلا أن استخدام ذلك في إيميل العمل ليس بضروري، كما يعد حشوًا زائدًا، إذ عليك الدخول في صُلب الموضوع من البداية، فقد أوضح Gottsman ذلك بقوله: "هذا في الأساس مجرد حشو".^[٣]
• من فضلك لا تتردد في الاتصال بي: يعد استخدام هذه العبارة سيئ للغاية، إذ أوضحت Jacqueline Whitmore خبيرة الآداب ذلك بقولها: "يبدو هذا مبتذلًا للغاية، فقد كانت هذه العبارة خفيفة وجيدة عندما صيغت منذ نصف قرن تقريبًا".^[٣]
• تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير: إن إنهاء بريدك بهذه العبارة رسميّ للغاية كما أنها قديمة، إذ أوضح Whitmore ذلك بقوله: "طريقة الإنهاء هذه قديمة، عليك استخدام جمل مثل (أفضل التحيات، كل التوفيق، مع خالص التقدير) فهي خيارات أفضل بكثير".^[٣]
• لا أعرف: إن استخدام هذه العبارة سيشير إلى عدم احترافك في مجال ما، إذ عليك استخدام عبارات أخرى لإظهار أن لديك القليل من الوعي أو لا تعرف شيئًا عن مجالًا ما.^[٤]
• كما ذكرت من قبل: إن استخدام هذه العبارة تشعر القارئ بالإحباط، فقد يشعر القارئ بأنك توجه له رسالة تبين فيها عدم اهتمامك، بدلًا من ذلك عليك التحلي بالصبر وتوضيح النقطة مرة أخرى، إذ إن النهج الصحيح يتمثل بتقديم التفاصيل مجددًا.^[٤]

أمور تجنبها في إيميل العمل

تعد كتابة بريد إلكتروني أمر مربك للغاية، فربما يغير خطأ واحدًا في الرسالة جميع مخططاتك وتوقعاتك، لذلك إليك بعض الأمور التي عليك تجنبها عند كتابة إيميل عمل:^[٥]

• عدم الوضوح: إن كتابة عبارات تزيد من حماس مسؤول التوظيف لمقابلتك ستصعّب من موقفك عند المقابلة، فالقاعدة الأساسية عند كتابة إيميل العمل هي ألا تكتب ما لا تستطيع قوله وجهًا لوجه مع مسؤول التوظيف.
• الانتقاد: يعد تقديم الآراء حق للجميع لا يمكن لشخص منعه، ولكن انتقاد الأمور وتقديم الملاحظات والآراء عبر البريد الإلكتروني ينعكس سلبًا على صاحب الإيميل، إذ أوضح Krisha Buehler مدير الموارد البشرية ومزارع الثقافة في eaHELP ذلك بقوله: "لا تثرثر أبدًا أو تتحدث عن الآخرين عبر البريد الإلكتروني، إنه غير لائق وغير مهني".
• الترحيب: أظهرت الدراسات بأن الترحيب في بداية إيميل العمل ينعكس سلبًا على صاحبه، إضافةً إلى أنها طريقة غير رسمية لافتتاح بريد إلكتروني يخص العمل، إذ أوضح Evan Harris مؤسس مشارك ومدير الموارد البشرية لشركة SD Equity Partners ذلك بقوله: "بعض الناس يشعرون بالإهانة عند تلقيهم بريد إلكتروني يبدأ بالترحيب".
• مشاركة الأحداث شخصية: فمشاركة معلوماتك الشخصية في بريدك الإلكتروني تجعله شخصيًا وغير مهم وخطير في بعض الأحيان، فقد أوضح Sharon DeLay رئيس ومالك BoldlyGO ذلك قائلًا: "يعيد الناس توجيه الأشياء دون التفكير فيها كثيرًا، وربما لا يقومون بتعديل البريد الإلكتروني قبل إرساله".
• كثرة الكلام: على الرغم من أن برامج مثل Slack قد قللت عدد رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها في يوم عمل، إلا أنه ما تزال هنالك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الواردة، لذلك عليك تجنب الكلام الكثير في بريدك لكي يعطي القارئ أهمية لبريدك ولا كي تبدو ثرثارًا، إذ عليك أن تكون موجزًا وواضحًا في رسالتك، فقد أوضح Adena DeMonte رئيس تسويق شركة Reflektive ذلك قائلًا: "كنت أميل إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني طويلة جدًا إلى أن علمني أحد الرؤساء أنه من الأفضل تلخيص المعلومات".

مَعْلومَة

يعود استخدام الإيميل على المستخدم بالعديد من المميزات، تتمثل بالآتي:^[٦]

• يُمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني دون أيّ تكلفة مادية طالما لديك حساب بريد إلكتروني واتصال بالإنترنت.
• سرعة إرسال واستقبال البريد الإلكتروني، إذ قد لا يستغرق ذلك سوى بضع ثوانٍ.
• لا تفشل عملية إرسال واستقبال في حال عدم اتصال المستقبل بالإنترنت، إذ يستقبل الإيميل لحظة اتصاله بالإنترنت.
• إمكانية إرسال الإيميلات في أي وقت وأي يوم، فلا يشترط وقت محدد لتتمكن من إرسال إيميل.
• إمكانية إرفاق الملفات والصور بالبريد الإلكتروني إضافًة إلى النص.
• إمكانية عمل أكثر من نسخة من الإيميل وإرسالها إلى مجموعة من الأشخاص دفعة واحدة.
• إمكانية إعداد وتجهيز الإيميل وحفظه كمسودة وإرساله في وقت لاحق.
• إمكانية تشفير الإيميلات مما يجعل من الممكن إرسال معلومات سرّية.
• لا يُشكل استخدامه ضررًا على البيئة، إذ لا يستخدم الإيميل الورق لإرسال الرسائل واستقبالها.^[١]
• إمكانية إرسال البريد الإلكتروني إلى أي مكان حول العالم تقريبًا، مما يشير إلى عالمية الإيميلات.^[١]

المراجع

1. ^ ^{أ ب ت} " What is E-mail?", computerhope,2020-6-3، Retrieved 2020-7-14. Edited.
2. ↑ " Email Definition", techterms,2014-10-31، Retrieved 2020-7-14. Edited.
3. ^ ^{أ ب ت ث} Julia Malacoff (2016-9-23), "6 Phrases We All Can Stop Using In Work Emails"، glassdoor, Retrieved 2020-7-14. Edited.
4. ^ ^{أ ب} Mukulika Mukherjee (2019-7-24), "8 Common Phrases to Avoid in Formal Emails"، thedigitalgroup, Retrieved 2020-7-14. Edited.
5. ↑ Kelsey Nelson (2016-12-6), "9 Things You Should NEVER Do in a Work Email"، brit, Retrieved 2020-7-14. Edited.
6. ↑ "7. Email pros and cons", teach-ict, Retrieved 2020-7-14. Edited.