محتويات
البريد الإلكترونيّ
يعد البريد الإلكترونيّ وسيلة لتبادل الرسائل الرقمية عبر شبكات الحاسوب، وسابقًا كان البريد الإلكترونيّ يفرض دخلول المرسل والمرسل إليه في ذات الوقت لتناقل الرسالة بينهما، إلا أنه أصبح يتيح خاصية التخزين والتمرير، إذ تحفظ الرسائل في صندوق الوارد للمستخدمين ويمكنهم قرأتها لاحقًا.
طريقة كتابة بريد إلكترونيّ
هناك نوعين من رسائل البريد الإلكترونيّ وهي رسائل غير رسميّة تمكّن الشخص من مشاركة أفكاره وأخباره وصور للأهل والأصدقاء، وتكتب دون تكلف، ورسائل غير رسميّة، التي تستخدم في العمل وترسل لأصحاب المؤسّسات والشركات التي يعمل بها الشخص أو يرغب في إرسال سيرته الذاتيه للعمل معهم، ويفضل اتباع الخطوات التالية قبل إرسال رسائل البريد الإلكترونيّ وخاصة الرسميّة منها:
- التحقق من قائمة المستلمين، أي مراجعة الأشخاص الذين ستصلهم الرسالة، والتأكد من عنوان البريد الإلكترونيّ الخاص بهم، والألقاب والأسماء الخاصة للمستلمين، وبروتوكلات ترتيب الأسماء عند إرسال رسالة لمجموعة من الأشخاص، والتأكد من أن المستلم هو الشخص المعني بموضوع الرسالة.
- معرفة الفرق بين خيارات To,BCC,CC، يمكن تقسيم مستلمين الرسائل إلى ثلاث مجموعات وهي، أشخاص لهم علاقة مباشرة بمضمون الرسالة توضع عناوين إيميلاتهم في خانة To، وأشخاص في خانة CC أي الذين يريد الشخص إبلاغهم أنه تم إرسالة رسالة لأشخاص معيّنين، كمدير الشركة الذي يرغب بالتأكد من إرسال رسالة معينة لمجموعة من الموظفين، وأشخاص في خانة BCC أي أرسال نفس الرسالة لمجموعة من الأشخاص دون معرفة أنها أرسلت لغيرهم.
- يفضل في كتابة الرسائل الرسميّة اختصار المقدمة والخاتمة، ويجب التركيز على مضمون الرسالة ومحتواها، ويقتصر الأمر على التحية في بداية ونهاية الرسالة.
- مراجعة الرسالة أكثر من مرّة قبل إرسالها، وذلك للتأكد من عدم وجود أخطاء لغويّة، أو نسيان التطرّق لبعض النقاط المهمّة في الرسالة.
- عدم تكرار علامات الترقيم، وجود علامات الترقيم وتكرارها يعد أمر مزعج خاصة بالرسائل الرسميّة، كعلامة الاستفهام، والتعجب، ومن الممكن أن يكون ذلك مقبول في حالة الرسائل غير الرسميّة فقط.
- عدم استخدام رموز، كإرسال وجه ضاحك فيجب عدم إرسال الرموز في الرسائل الرسميّة؛ لأنّ ذلك يقلل من أهمية الرسالة.
- اختيار عنوان مناسب، وأن يكون العنوان واضحًا ومختصرًا ومعبّرًا عن موضوع الرسالة.
- يمكن استشارة خبير بمضمون الرسالة وشكلها قبل إرسالها وذلك للتأكد من أنّها جيدة خاصّة إن كان المرسل مُبتدئًا.
مزايا البريد الإلكترونيّ
يوجد العديد من المزايا للبريد الإلكترونيّ منها التالي:
- سهولة الاستخدام، يتيح البريد الإلكترونيّ للمستخدمين تنظيم عناوين الجهات الذين يراسلهم باستمرار، وخاصيّة الاحتفاظ بالرسائل الصادرة والواردة.
- السرعة، يوفر البريد الإلكترونيّ الوقت والجهد ويتيح خاصية إرسال الرسائل بأي وقت ولأي شخص بسرعة كبيرة.
- إرسال مرفقات، يتيح البريد الإلكترونيّ لمستخدمية إمكانية إرفاق صور وملفات برسائلهم وأرسالها.
عيوب البريد الإلكترونيّ
هنالك مجموعة من العيوب للبريد الإلكترونيّ من أهمها التالي:
- إرسال رسائل غير مرغوب بها للمستخدمين، إذ يلجأ قراصنة الإنترنت بإرسال رسائل مزعجة للمستخدمين، كالرسائل الدعائيّة، التي تهدر الوقت بتصفحها وحذفها.
- يجب الاتصال بالإنترنت، لايمكن استخدام البريد الإلكترونيّ دون وجود إنترنت، وهذا أمر مزعج خاصة إذا تواجد الشخص في أماكن لا يوجد بها إنترنت وكان بحاجة لاستخدام حسابه الشخصي.
- تفقد البريد الإلكتروني باستمرار للتأكد من وصول الرد.
