طرق التواصل الفعال للعمل عن بعد

طرق التواصل الفعال للعمل عن بعد

هذا المقال جزء من سلسلة مقالات من أي مكان: اعمل وتعلم

طرق التواصل الفعال للعمل عن بعد

مفهوم التواصل الفعّال

يعرف التواصل الفعّال بأنه اتصال بين شخصين أو أكثر بهدف إيصال الرسالة المقصودة واستلامها بنجاح، ويكون الاتصال فعّالًا عندما يقوم جميع أطراف الاتصال أيّ المرسل والمستقبل بتعيين معانٍ مماثلة للرسالة؛ كالاستماع بعناية لما قيل، وإشعار المرسل بأنه مسموع ومفهوم، أمّا في سياق الأعمال فيكون الاتصال فعالًا إذا ساهمت المعلومات التي تمت مشاركتها بين موظفي الشركة في تحقيق النجاح التجاري للمؤسسة، ولا يتضمن التواصل الفعّال طريقة استخدام الكلمات فحسب، بل يشمل أيضًا العديد من المهارات الأخرى مثل؛ التواصل غير اللفظي، والقدرة على فهم الإيماءات والمشاعر ولغة الجسد، وكذلك الأمر من الشخص الآخر الذي يُتواصل معه ويُستمع إليه، والقدرة على التحدث بحزم، ويُمكّن التواصل الفعّال بين الموظفين في المؤسسة من تعميق اتصالهم بالآخرين، وتحسين العمل الجماعي، وصنع القرار، والقدرة حلّ المشكلات.[١]


طرق التواصل الفعّال عن بعد

يمكنكَ تحقيق اتصالٍ فعّالٍ عن بعد باتباع الطرق الآتية:[٢]

  • طوّر مهارات التواصل لديك: وتعني هذه النقطة بأن تكون قادرًا على التعبير عن نفسك بوضوح، إذ قد تكون لديك مهارة تواصل جيدة على أرض الواقع، لكن قد يختلف الأمر في التواصل عبر الإنترنت؛ فالتفاعل عبر الإنترنت مختلف تمامًا عن التفاعل الواقعي، فعليكَ أن تنقل ملاحظاتك ومشاركاتك بشكل مختصر وواضح ومفهوم ومُنظّم، وقد يستغرق هذا الأمر وقتًا أطول لكن بالنهاية ستُفهم رسالتك بوضوح، أو لخيار أسهل يمكنك البدء بمحادثة فيديو، فالرسالة التي تستغرق كتابتها خمس دقائق تحتاج إلى دقيقة واحدة في المكالمة الهاتفية.
  • دردِش: تعد الدردشة أسلس بكثير من رسائل البريد الإلكتروني الطويل والممتد، والذي يأخذ وقتًا أطول في استقبال وإرسال الرسالة، وعندما تقوم بالدردشة مع شخص ما فإن الوقت يصبح أكثر تفاعلية ويقلل من الانتظار.
  • استخدم مكالمات الفيديو: تساعد مكالمة الفيديو على فعالية التواصل، على الرغم بأنها تكون طويلة أكثر من الاجتماعات المباشرة، لكنها ستنقل المعلومة بشكل أوضح، وتعد أكثر تفاعلية من الدردشة، وكل ما تحتاجه هو اتصال سريع بشبكة الإنترنت لتجنب التعليق، ولكن قد يواجه هذا الأمر مشكلة عن بعض الأشخاص كون شبكات الإنترنت متقطّعة في بعض الأحيان وتواجهها مشاكل غير متوقعة، فكل ما يمكن أن تفعله هو خفض جودة الفيديو.
  • نظّم بريدك الإلكتروني: إن تنظيمك للبريد الإلكتروني سيساعدك على الوصول إلى كل المعلومات بسهولة، وتستخدم رسائل البريد الإلكتروني عادًة لتوثيق المهمات وغيرها، مع العلم بأنها ليست بنفس كفاءة الدردشة ومكالمات الفيديو، كما يستغرق وقتًا أطول.
  • التقِ بكلّ الموظفين: عليكَ تخصيص وقت دوري للاتقاء بكامل الموظفين والتواصل معهم، حتى لو كان التواصل ليس له علاقة بالعمل، إذ إن في الدوام المكتبي العادي تتعرض فيه بلقاءات مع الموظفين وتفتح الأحاديث معهم، الأمر الذي يكسر رتابة العمل، فاللقاءات عن بعد قد تفي بالغرض لتعزيز هذا الأمر حتى لو تم استدعاء موظفين من أقسام أخرى.


أدوات تساهم في فعالية التواصل عن بعد

بسبب الأزمات التي يتعرض لها العالم، أدى ذلك إلى قطع التواصل المباشر مع الأشخاص؛ فظهرت ضرورة لتدبير وسائل تكنولوجية لديمومة التواصل، ومن أفضل هذه الوسائل:[٣]

  • سلاك (Slack): يعد من أفضل تطبيقات التواصل الجماعي وأكثرها استخدامًا في جميع أنحاء العالم، إذ تستخدم العديد من الشركات الكبيرة هذا التطبيق للحصول على التواصل الفعّال والفوري بين الموظفين، إذ يمكن إنشاء المجموعات للتواصل، أو يمكن التواصل الفردي والمباشر مع الموظّف.
  • زوم (zoom): يعد من أفضل التطبيقات لمكالمات الفيديو، إذ إن الدردشة قد لا تفي بالغرض في بعض الأحيان، لذلك ظهرت الضرورة لاتصالات الفيديو، إذ قُدّرت زيادة عدد المستخدمين لهذا التطبيق في سنة 2017 ميلادي حوالي 2233٪ على مدى ثلاث سنوات.
  • جيت هوب (GitHub): يعد أفضل برنامج لتطوير البرمجيات عن بعد، إذ يمكن للمصممين والمبرمجين والمطورين استخدام هذا البرنامج والعمل بشكل جماعي عن بعد، تجدر الإشارة بأن هذا التطبيق يُصدر إنتاجات رقمية عالية الجودة.
  • تريللو (Trello): يعد أفضل برنامج لإدارة المشاريع والأعمال، إذ يقوم تريللو على عرض جميع المهام المطلوب إنجازها، وبيان في أيّ مرحلة هي من مراحلها، ويتميز بسهولة وبساطة الاستخدام.
  • جوجل درايف (Google Drive): يعد أفضل تطبيق لتنظيم الملفات، إذ إن إدارة وتنظيم الملفات الرقمية يعد أمرًا ضروريًا لأي عمل، إذ يمكن لأي موظف الوصول إلى الملفات عن بعد وفي أيّ وقت.


نصائح لتحسين فعالية التواصل عن بعد

لتحقيق التواصل الفعال عن بعد يمكنك اتباع بعض النصائح التي تساعد بذلك، منها:[٤]

  • اكتب الرسالة أو الملاحظة بشكل واضح وموجز، وتخلص من كلمات الحشو التي تطيل من الرسالة وتضيع مضمونها الأصلي.
  • انتبه إلى لغة الجسد في مكالمات الفيديو، حتى لو أن التواصل المرئي عن بعد ليس بفاعلية الاتصال المباشرة، من المهم الانتباه إلى لغة الجسد؛ لأن حوالي 55% من إيصال الرسالة بوضوح هي من لغة الجسد، و38% منها هي نبرة الصوت، و7% منها هي الكلمات المنطوقة.
  • تأكد من سياق الرسالة عند إرسالها أو تلقيها، فإن التمعن في سياق الرسالة المُرسلة من زميل العمل يمنع سوء الفهم، والعكس صحيح.
  • اختر تطبيقات وأدوات محددة للاتصال لتجنّب تضييع الوقت والتشتيت، إذ من المهم تكون أدوات التواصل معروفة من قبل ومُتفق عليها من جميع الأشخاص، والتأكد من أنهم لا يواجهون مشكلة في استخدامها.
  • التواصل عن بعد يخلق الكثير من سوء الفهم، لذلك عليكَ التفكير بشكل نقدي ومحاولة فهم الرسالة وتفسيرها بطريقة احترافية، ومناقشتها على هذا الأساس.


معوقات التواصل الفعّال عن بعد

توجد عدّة أمور تعيق من عملية الاتصال الفعّال، مثل؛ استخدام المصطلحات مفرطة التعقيد أو غير المألوفة، إلى جانب التشتيت وعدم الاهتمام بالرسالة، كما يتخلل الأمر اختلافات في إدراك وجهة نظر الأفراد، وسوء التعبير الجسدي أو اللفظي، أو مشاكل في إيصال الصوت أو مشاكل سمعية، كما تلعب الحواجز المادية مشكلة أساسية في إعاقة عملية التواصل عن بعد، فهي تحتاج إلى ماديات وأجهزة لإتمامها بفعالية، وتجدر الإشارة إلى أن التوقعات والأحكام المسبقة تؤدي إلى إعاقة التواصل بسبب الاستنتاجات غير الصحيحة، إلى جانب الاختلافات الثقافية التي تكون في كل مجتمع ويختلف بها عن الآخر، إذ تختلف بعض المجتمعات بالتعبير عن عواطفها الأمر الذي يشكّل عائقًا عند البعض.[٥]


أهمية التواصل المستمر مع الفريق عن بعد

يمكنك البقاء على تواصل مستمر مع بقية فريق العمل لتحقيق الآتي:[٦]

  • زيادة الثقة والمشاركة بين أعضاء الفريق: إن إبقاء خطوط التواصل المفتوحة مع أعضاء الفريق عن بعد خلال ساعات الدوام المُتفق عليها سيبني ثقة متبادلة بين الموظفين والمدراء، وهو أمر مهم أيضًا لإنشاء مستويات عالية من المشاركة السريعة والفعّالة.
  • تسريع التغذية الراجعة: تعد التعليقات والملاحظات من أقوى الأدوات المستخدمة في تحسين العمل، إذ على أعضاء الفريق الاستمرار بتزويد بعضهم البعض بالتغذية الراجعة للبقاء على المسار الصحيح وتحقيق الأهداف المنشودة، فالأخطاء أثناء العمل واردة، لذلك عليكَ اكتشافها وحلّها بأسرع وقت ممكن، وكذلك الأمر بإرسال المديح لأعضاء الفريق الذين يبلون بلاءً حسنًا لتحفيزهم.
  • الحفاظ على المسار والأهداف الصحيحة: إن إجراء مناقشات مجدولة مع أعضاء الفريق يعمل على تتبّع الأهداف الصغيرة والكبيرة، ويُبقي هذا الأمر الموظفين في متابعة مع مدرائهم ومناقشتهم بالعقبات التي تعوق تقدّمه والسعي لحلّها بسرعة.
  • تحفيز الروح المعنوية بين أعضاء الفريق: فالعمل عن بعد صعبًا لبعض الأشخاص؛ بسبب قلّة التواصل والتفاعل الجسدي مع بقية أعضاء الفريق، فمن خلال إجراء المكالمات الصوتية أو مكالمات الفيديو مع الفريق يحافظ على الروح المعنوية والشعور بالعمل الجماعي الفعلي، وقد ثبت بأن التواصل المنتظم في مكان العمل بين الموظفين والمدراء يساعد على زيادة الإنتاجية والإبداع والمشاركة لدى الموظفين.
  • إبقاء الموظفين على اطلاع بقضايا الشركة: على المدراء إبقاء الموظفين على آخر التطورات في الشركة، فإذا تم تجاهل هذا الأمر سيشعر الموظفون بأنهم مهمّشين وغير مهمين، الأمر الذي سيؤثر على إنتاجيتهم وتفاعلهم، إذ يحتاج كلّ فريق لمعرفة أهداف الشركة المتجددة دائمًا.


المراجع

  1. "Effective Communication", businessjargons, Retrieved 7-5-2020. Edited.
  2. "5 Ways Remote Teams Can Communicate Effectively", formassembly, Retrieved 7-5-2020. Edited.
  3. "The 9 best online collaboration tools for remote workers", invisionapp, Retrieved 7-5-2020. Edited.
  4. "5 Tips for communicating effectively on a Remote Team", weworkremotely, Retrieved 7-5-2020. Edited.
  5. "Communication Barriers", phicare, Retrieved 7-5-2020. Edited.
  6. "The Importance of Real-Time Communication to Remote Working", clearreview, Retrieved 10-5-2020. Edited.

428 مشاهدة