إرسال رسالة بريد إلكتروني

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٤٥ ، ٩ ديسمبر ٢٠١٩
إرسال رسالة بريد إلكتروني

البريد الإلكتروني

يُعد البريد الإلكتروني من أهم أشكال التواصل في المجتمع الحاضر، وبالمقارنة مع البريد العادي والطوابع البريدية، فإن البريد الإلكتروني أسهل وأسرع وأرخص وأكثر راحة، ولذلك لا بد من معرفة كيفية استخدام البريد الإلكتروني؛ لأن ذلك يمكنهم من إرسال الرسائل المستعجلة عبر الإنترنت للإبلاغ عن شيء ما والحصول على ردّ في غضون ثوانٍ معدودة، وتجدر الإشارة إلى ضرورة استخدام البريد الإلكتروني في الوقت الحالي لاستخدامه في أمور متنوعة كالتواصل والعمل وعقد الصفقات وغيرها من أمور متطلبات العصر، وفي هذا المقال سنبين لكم طريقة إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني. [١]


طريقة إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني

توجد خطوات أساسية يجب القيام بها للتمكن من إرسال بريد إلكتروني، وهي:[٢]

  • الخطوة الأولى: في البداية يجب الاتصال بالإنترنت وفتح متصفح الإنترنت الخاص بك، ومن ثم اختيار برنامج مزود للبريد الإلكتروني مثل ياهو وجيميل وأوت لوك. كوم، بعد ذلك عليك أن تشترك في حساب بريد إلكتروني على إحدى هذه البرامج، ويتضمن هذا عادة اختيار عنوان بريد إلكتروني شخصي، واختيار كلمة مرور، وإدخال بعض المعلومات الشخصية مثل الاسم والرمز البريدي وعنوان السكن.
  • الخطوة الثانية: بعد إتمام التسجيل يجب جمع عناوين البريد الإلكتروني للمعارف والأشخاص المُراد التواصل معهم، ووضعها في قائمة جهات الاتصال، إذ يوجد لكل برنامج بريد إلكتروني قسم "جهات اتصال"، بإمكانك تسجيل الأشخاص فيه عن طريق النقر فوق ذلك القسم والبدء بكتابة عناوين البريد الإلكتروني، إذ إن وجود جهات الاتصال الخاصة بك في حساب بريدك الإلكتروني سيسهل عملية كتابة رسائل البريد الإلكتروني لاحقًا، ولن تضطر إلى كتابة عنوان البريد الإلكتروني للشخص يدويًا في كل مرة تريد التواصل معه.
  • الخطوة الثالثة: لبدء استخدام البريد الإلكتروني يجب تسجيل الدخول باستخدام عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور من موقع مزود البريد الإلكتروني الخاص بك، ويمكنك الانتقال إلى الصفحة الرئيسية لكل مزود بريد إلكتروني ثم النقر فوق قسم البريد الإلكتروني، وبمجرد تسجيل الدخول سترى صندوق الوارد الخاص بك، وهو المكان الذي تتواجد فيه رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها إليك الأشخاص.
  • الخطوة الرابعة: يمكن كتابة بريد إلكتروني جديد عن طريق النقر على رابط إنشاء بريد أو كتابة بريد إلكتروني، ستنتقل إلى صفحة يوجد فيها الكثير من الصناديق الفارغة، يجب أن تكتب في الصندوق الأول عنوان البريد الإلكتروني المراد إرسال هذا البريد إليه، وفي الصندوق الثاني يجب كتابة عنوان للرسالة، وأخيرًا يجب كتابة البريد الإلكتروني التي تريد إرساله، وعند الانتهاء يجب النقر على كلمة إرسال.
  • الخطوة الخامسة: لقراءة رسائل البريد الإلكتروني التي تُرسل إليك، كل ما عليك فعله هو النقر على عنوان البريد الإلكتروني المُراد قراءته، وإذا كنت ترغب بإرسال بريد إلكتروني تلقيته إلى شخص آخر، فإن هذه العملية تسمى إعادة توجيه، فكل ما عليك فعله هو النقر على زر إعادة توجيه ثم النقر على إرسال.
  • الخطوة السادسة: إذا أردت حذف رسالة فإن المكان الذي يمكنك وضعها فيه هو سلة المهملات، إذ يشبه خيار سلة المهملات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، إذ يمكنك حذف الملفات ووضع رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد بحاجة إليها في المهملات، ويمكنك أفراغ سلة المهملات عندما تصبح ممتلئة جدًا.


مزودي البريد الإلكتروني

في الماضي كان الناس يمتلكون بريد إلكتروني من نفس الشركات التي توفر خدمة الوصول إلى الإنترنت، وما زال بعض الناس يمتلكون مثل هذا النوع، ولكن أصبح من الشائع أكثر استخدام خدمة البريد الإلكتروني المجانية على الويب، وتُعرف أيضًا باسم بريد الويب، إذ يمكن لأي شخص استخدام هذه الخدمات بغض النظر عن طريقة اتصالهم بالإنترنت ومن يوفر لهم خدمة الوصول، ومن أفضل مزودي خدمة بريد الويب الإلكتروني؛ ياهو، وأوت لوك.كوم من مايكروسوفت، وجيميل من جوجل، ويعد سبب نجاح هؤلاء المزودين هو إمكانية الوصول على البريد الإلكتروني الخاص بأحدهم عبر الاتصال بالإنترنت، كما يمكن الوصول أيضًا إلى بريد الويب باستخدام الجهاز المحمول.[٣]


ميزات وأدوات البريد الإلكتروني

بالإضافة إلى الوصول للبريد الإلكتروني، يقدم مزودو البريد الإلكتروني أدوات وميزات متنوعة، وهي تعد جزءًا من مجموعة التطبيقات التي تساعد على العمل والتواصل والبقاء منظمًا، وتختلف هذه الأدوات المقدمة حسب مزود الخدمة، لكن جميع خدمات البريد الإلكتروني الرئيسية توفر الميزات الآتية:[٣]

  • المراسلة الفورية أو الدردشة، إذ تتيح للمستخدم إجراء محادثات نصية مع مستخدمين آخرين.
  • دفتر عناوين على الإنترنت، يمكن تخزين معلومات الاتصال للأشخاص الذين يُتصل بهم باستمرار.
  • تقويم إلكتروني عبر الإنترنت للمساعدة في تنظيم الجدول الزمني الخاص بك ومشاركته مع الآخرين.
  • ملف تعريف عام يمكن استخدامه لأغراض التواصل الاجتماعي الأساسية؛ مثل مشاركة الصور، وتحديثات الحالة والكثير من الأمور الأخرى.


أخطاء يجب تفاديها عند إرسال البريد الإلكتروني

يجب تفادي بعض الأخطاء حتى تصبح رسالتك مثالية وخالية من العيوب، ومن هذه الأخطاء:[٤]

  • إرسال رسالة عامة لجميع الموجودين في جهات الإتصال دون النظر إلى اهتماماتهم.
  • طلب الكثير من طلبات، فعندما يفتح الشخص بريدك الإلكتروني فإنه يمنحك الكثير من وقته.
  • إرسال الرسالة دون مراجعتها وتعديلها، إذ إن رسائل البريد الإلكتروني التي تعاني من الضعف اللغوي وفيها أخطاء يكون معدل الاستجابة لها أقل بنسبة 5% من غيرها من الرسائل، وعندما تكون رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك مليئة بالأخطاء المطبعية، فإنها تخبر المستلم أنك لا تهتم على الرغم من كل العمل الذي عملته للبحث والكتابة، فكن حذرًا من الأخطاء المطبعية التي يمكن تجنبها عن طريق قراءة البريد الإلكتروني قبل إرساله.
  • إرسال البريد الإلكتروني إلى عنوان خاطئ: عند عدم تأكدك بنسبة 100٪ من أنك ترسل بريدك الإلكتروني إلى العنوان الصحيح، فإنك تخاطر بفقدانه في عالم الإنترنت.
  • إرسال البريد الإلكتروني في الوقت الخطأ: يمكن الاطلاع على كل عنصر من عناصر البريد الإلكتروني الخاص بك، ولكن إذا أرسلته في الوقت الخطأ، فلن يفتحه المستلم مطلقًا، فإذا كان المستلم موجودًا في منطقة زمنية مختلفة يجب مراعاة فرق التوقيت، والبحث لاكتشاف الوقت المناسبة لإرساله.


المراجع

  1. kevin wang, "How to Send an Email"، instructables, Retrieved 8-12-2019. Edited.
  2. "HOW TO USE EMAIL", techwalla, Retrieved 8-12-2019. Edited.
  3. ^ أ ب "Email Basics - Introduction to Email", gcfglobal, Retrieved 8-12-2019. Edited.
  4. Gwen Lamar (15-1-2018), "How To Send An Email The Wrong Way [6 Mistakes To Avoid"]، yesware, Retrieved 8-12-2019. Edited.