ما هي مصفوفة إدارة الوقت؟ وكيف تجعلك أكثر إنتاجية؟

• ذات صلة
• ما هي معايير المحاسبة الدولية
• ما اهمية الوقت

ما هي مصفوفة إدارة الوقت؟

إن إعطاء الأولوية للأمور الأكثر أهمية يعد شيئًا مشتركًا عند جميع الأشخاص بغض النظر عن مهنتهم، فمن طبيعة البشر تحديد أولويات للمهام التي عليهم أن يؤدوها، وإن إدراكك لأهمية الوقت وتنظيمه من أهم الأمور لتعيش حياة مستقرة ومنظمة، فعندما تكون مشغولًا حقًا بالعمل، ويكون أمامك كم هائل من المهام التي عليك أن تنهيها؛ فقد تتشتت وتفقد قدرتك على تمييز ما هم المهم وما هو الأهم، ولذلك أنشأ رجل الأعمال الأمريكي ستيفين كوفي مصفوفة إدارة الوقت الخاصة به، ومصفوفة إدارة الوقت أداة مهمة لإدارة الوقت وترتيب الأعمال و معرفة ما عليك فعله، وإعطاء الأولوية للمهام العاجلة، وتساعدك في تحديد ما هو مهم جدًا مقابل ما هو أقل أهمية.^[١]

وبالتالي عليك أن تطور نهجًا يكون أكثر وعيًا لالتزاماتك وكسر النمط والسيطرة على دماغك؛ لتؤدي الأنشطة ذات القيمة العالية، وإذا كنت تريد أن تفعل الأمور المهمة بدلًا من الأقل أهمية فعليك بمصفوفة الوقت التي تعد أفضل أداة في متناول اليد، والتي قدمها ستيفن كوفي، والذي يقول أنه من الممكن أن نصنف كل مهمة حسب إلحاحها وأهميتها، ويقسم ستيفن مصفوفته إلى أربع فئات على شكل أرباع وفق المهام التي يجب تأديتها، وهو ما سنوضحه لك في هذا المقال.^[٢]

كيف تستخدم مصفوفة إدارة الوقت؟

قسم ستيفن مصفوفة إدارة الوقت إلى أربعة أرباع، لمساعدتك في تصنيف المسؤوليات والمهام في حياتك حسب الاستعجال والأهمية، وبهدف التركيز على تحسين العلاقات المهنية والشخصية، وتعزيز الإنجاز والنمو في الأداء، وإليك الأرباع الأربعة لمصفوفة ستيفن لإدارة الوقت وكيف يمكنك أن تستخدمها:^[٣]

• الربع الأول "عاجل وهام": والذي يدرج به المهام التي تتعلق بالمواعيد النهائية، والمهام التي لها علاقة بالأهداف الحساسة للوقت، ويقع هذا الربع في أعلى اليسار في المصفوفة.
• الربع الثاني "ليس عاجلًا ولكنه مهم": يحوي هذا الربع الأنشطة التي تركز على التطوير والانضباط والالتزام، والعمل على الأشياء التي يمكنك التحكم بها، وعناصر هذا الربع تتطلب التخطيط أو خطوات إضافية لها علاقة بالأهداف العامة، ويقع هذا الربع في الجزء العلوي الأيمن للمصفوفة.
• الربع الثالث "عاجل ولكن ليس مهمًا": الأنشطة والمهام التي تدرج في هذا الربع تتخذ شكلًا من الأهمية، ولكن من الممكن إزالتها أو تقليلها، ويقع هذا الربع أسفل اليسار في المصفوفة.
• الربع الرابع "ليس عاجلًا وليس مهمًا": وتندرج هنا المهام التي من المرجح أن تزال، وتحتاج إلى القليل من الجهد، كما أنها لا ترتبط مباشرة بالأهداف العامة وليست حساسة للوقت.

وعليك اتباع هذه الخطوات لتعبئة مصفوفة ستيفن لإدارة الوقت:

• حدد المهام التي لم تكملها سواء كانت للشهر أو اليوم، ويجب أن تكون واضحة وموجزة.
• ضمن المواعيد النهائية؛ لتعرف متى يجب عليك إكمال المهام.
• حدد المهام الأكثر إلحاحًا؛ ويوفر لك هذا نظرة واضحة للمسؤوليات كما يمنحك فكرة عن المهام التي عليك إكمالها أولًا وأخيرًا.
• نظم الأعمال حسب أهميتها؛ يساعدُك هذا في تحديد جدول زمني لإنجاز المهام العاجلة.
• عليك أن تضع المهام في الربع الصحيح لتتمكن من البدء في استخدام المصفوفة وذلك وفقًا لأهميتها وما عليك إنجازه أولًا.
• قيم إنتاجك لتتمكن من تحسين أدائك ولتتمكن من استخدام النتائج لتعديل جدولك الزمني، ولتعرف إذا كانت تحتاج بعض العناصر في المصفوفة إلى النقل إلى ربع آخر.

مزايا استخدام مصفوفة إدارة الوقت

لاستخدامك مصفوفة الوقت العديد من المزايا والفوائد، ومن أبرزها:^[٣]

• يمكن أن يساعدك استخدام المصفوفة في زيادة الإنتاجية، من خلال إكمال المزيد من المهام الحيوية في نفس الوقت.
• يساعد استخدام هذه المصفوفة من خلال تحديد الأرباع وتقييم سلوكك في تطوير مهارات وعادات جديدة وواضحة.
• توفر لك مصفوفة إدارة الوقت التوازن بين العمل والحياة.
• تساعدك مصفوفة ستيفن في تنظيم الوقت وتحديد أولويات المهام بما يتناسب مع هذه المصفوفة، وتحديد أهداف واضحة تنجز في وقت زمني محدد على مدى قصير، وهذا يساعدك في التخطيط بشكل أفضل للأهداف والمشاريع بعيدة المدى.

قد يُهِمُّكَ

سنقدم لك بعض النصائح التي قد تساعدك على إدارة وقتك بفاعلية:^[٤]

• عليك أن تعرف المهام التي تستغرق الكثير من وقتك، وعليك أن تتخذ القرار المناسب في تحديد أولوية المهام والوقت المناسب لكل منها.
• حدد جدولًا زمنيًا لكل مهمة، وحاول إكمال المهام في الوقت المحدد.
• استخدم أدوات لإدارة الوقت، كالتطبيقات الخاصة لتقييم ومراقبة الموظفين.
• عليك بالتخطيط المسبق فهو مهم جدًا لتنظيم الوقت، كالتخطيط ليوم أو أسبوع أو شهر، لتعرف ما عليك أن تفعله خلال الفترة التي خططت لها، ستكون منظمًا ومركزًا بشكل أكبر.
• حاول أن تؤدي مهماتك في الصباح، وهذا سيجعل بقية اليوم أفضل بكثير.
• ركز على المهام الأكبر وذات الأهمية الأكبر، ويمكنك الاستعانة بشخص لأداء المهام البسيطة في عملك.
• ركز في مهمة واحدة في كل مرة وأكملها حتى النهاية، وتجنب أن تؤدي نصف العمل.
• تفقد جدول مهماتك وأجر بعض التغيرات التي تساهم في الاستفادة القصوى من الوقت.

المراجع

1. ↑ "Time management matrix: what it is, how it works", memory,2020-2-19، Retrieved 2020-8-2. Edited.
2. ↑ "Run for Important: Billion-Worth Time Management Matrix", actitime, Retrieved 2020-8-2. Edited.
3. ^ ^{أ ب} , "What Is the Covey Time Management Matrix? (And How to Use It)"، indeed, Retrieved 2020-8-2. Edited.
4. ↑ "10 TIPS FOR MANAGING TIME EFFECTIVELY", projectsmart,2019-5-5، Retrieved 2020-8-2. Edited.