هل تفكر في بدء مشروعك الخاص: خطوات إدارة المشاريع

بواسطة: - آخر تحديث: ١٣:٠٧ ، ١٥ سبتمبر ٢٠٢٠
هل تفكر في بدء مشروعك الخاص: خطوات إدارة المشاريع

إدارة المشاريع

أن تدير مشروعًا ما يعني أن تكون لديك القدرة على تطبيق مهاراتك ومعرفتك وخبرتك للوصول في النهاية إلى ما يهدف إليه ذلك المشروع بدقة وضمن شروط ومعايير محددة، إذ إن لإدارتك تلك نتائج ومخرجات معينة يجب أن تتوافق مع أهداف المشروع والغاية منه، والتي تقع ضمن فترة زمنية محددة، وميزانية مشروطة، وما يميز إدارة المشاريع عن الإدارة العامة؛ هو وجود نواتج محددة بزمن وكلفة، بخلاف الإدارة فهي عمل مستمر، وبالتالي فمدير المشروع يحتاج إلى امتلاك مهارات معينة تمكنه من إدارة مشروعه بنجاح؛ كمهارة إدارة الأفراد، والمهارات التقنية التي تعتمد على طبيعة المشروع، بالإضافة إلى الوعي الجيد بطبيعة عمل المشروع بكل تفاصيله، ومتابعته المستمرة لتحقيق الأهداف المرجوة منه.[١]


خطوات تساعدك على إدارة مشروع ناجح

لكي تتمكن من أن تكون مديرًا ناجحًا لمشروعك، عليك اتباع النصائح التالية وتطبيقها على مشروعك لضمان نجاحه وسير العمل وفق ما هو مخطط له:[٢]

  • حدد نطاق مشروعك: فمن هنا البداية، إذ عليك أن تعرف الهدف الرئيسي من تنفيذ المشروع، وننصحك بتدوين كل شيء ورقيًا أو إلكترونيًا، كما حاول أن تكون ذا مدى واسع في تفكيرك.
  • حدد الجدول الزمني لمشروعك: فهذا الأمر يعد من أهم ركائز نجاح أي مشروع، فتحديدك للزمن المتوقع أن تحقق فيه أهدافك، وتحديدك لموعد تسليم المشروع هو ركيزة أساسية لتحقيق مبتغاك، ويكون ذلك بطريقة مدروسة ومخطط لها، أي أن تحديد تاريخ معين ثابت لتسليم المشروع لا يكون عبثًا، أو عن طريق الصدفة.
  • قيّم الموارد المتوافرة لديك: ومن الموارد الأساسية التي عليك تقييمها باستمرار في مشروعك هي؛ الآلات، والموارد البشرية، والمعدات، وغيرها، فمعرفتك بما لديك سيحدد أماكن الضعف في المشروع، والتي عليك السعي نحو حلها.
  • أنشئ خطة لمشروعك: وهي من أهم الخطوات التي ستساعدك على إنجاح مشروعك، فخطة المشروع يجب أن تحتوي على الجدول الزمني لإنجازه، وكيفية سير عمل جميع المهام بالتفصيل، والمسار الذي ستسلكه في تنفيذها، كما ويجب أن يحتوي على مخطط الشبكة الخاص بالمشروع وكيفية توزيع المهام.
  • عزز مهارات الاتصال مع فريقك: بعد الانتهاء من وضع خطتك والموافقة عليها، ستبدأ في جمع فريقك وستعقد مجموعة من الاجتماعات للتباحث حول تفاصيل المشروع الدقيقة، كما عليك أن توثق اجتماعاتك تلك، وأن تعين مسؤولًا لتحديد الاجتماعات الدورية ومتابعة ما دار في كل اجتماع وتطبيق قرارات تلك الاجتماعات على أرض الواقع.
  • وثق كل شيء: قد يكون لديك ذاكرة قوية، إلا أنك بحاجة إلى توثيق كل شيء من بداية المشروع وحتى نهايته لتتمكن من العمل باحترافية، فتلك المعلومات الموثقة ستساعدك على إجراء التعديلات اللازمة على مشروعك وتسليمه في موعده النهائي.
  • تابع تقدم مشروعك: فعليك مراقبة التقدم في إنجاز مهام المشروع وتسليم كل مهمة في وقتها المحدد، ومطابقة التقدم مع الأهداف التي وضعتها.
  • تابع عمل فريقك وقدّرهم: إذ عليك أن تكون على علم بحالة مشروعك من خلال الاجتماعات المستمرة مع فريقك، كما عليك أن تقدر جهود كل فرد منهم، وأن تطور مهاراتك ومهارات فريقك لتصبح قائدًا لمشروع ناجح.


أدوات إدارة المشاريع

لكي تدير مشروعك، يجب أن يكون لديك مجموعة من الأدوات لتمكنك من الإدارة بدقة، ومن أبرز تلك الأدوات ما يلي:[٣]

  • مخطط جانت: يعد مخطط جانت من أكثر المخططات شيوعًا في إدارة المشاريع، وهو مخطط شريطي ظهر لأول مرة في عام 1917م، لكنه افتقر في البداية إلى ميزة إظهار العلاقات بين المهام المكونة للمشروع، لكنه أصبح فيما بعد معيارًا هامًا في الصناعات، فمهمته الأساسية تتمثل في عرض مراحل ومهام وموارد ومعالم المشروع.
  • الشبكة المنطقية: وتلك الشبكة تظهر تسلسل المهام الخاصة بالمشروع ضمن فترة زمنية محددة، فهي توضح ما يسبق المهمة الحالية وما سيتبعها، كما من الممكن استخدامها لمعرفة كيفية سير العمل في المشروع وما هو المسار الحرج له، وفهم تبعاته وجدوله الزمني.
  • مخطط بيرت: مهمة هذا المخطط تتمثل في التقييم والمراجعة، ومخطط بيرت هو طريقة للتحليل حتى تتمكن من فهم المهام وإتمام المشروع على أكمل وجه، ضمن الوقت المحدد لكل مهمة، وتحديد أقل وقت يمكن إنهاء المشروع فيه.
  • هيكل تقسيم المنتج "PBS": وهو ذاته الهيكل المسؤول عن تقسيم المشروع إلى هيكل شجري ووفق تسلسل هرمي لمكوناته، بحيث تكون مرتبة وفق علاقتها معًا، إذ يمتاز هذا الهيكل بأنه شامل لجميع ما يتطلبه المشروع.
  • هيكل تنظيم العمل "WBS": هذا الهيكل مسؤول بصورة مباشرة عن التحليل الهرمي للمخرجات المتوقعة والمطلوبة لكي يكتمل المشروع بالصورة المناسبة، إذ يساعدك على تقسيم المهام إلى مجموعات مجدولة، وإدارتها بشكل دقيق.


ما أهمية إدارة المشاريع؟

تكمن أهمية إدارة المشاريع في معرفة كيفية تحديد أهداف المشروع ووقت تسليمه والتكلفة المقدرة لإنهائه، فإن لم تتوافر إدارة مشروع مناسبة لحادت التوقعات عما هو مخطط لها، وبالتالي تسليم متأخر للمشروع أو زيادة على الميزانية المخطط لها، فالمدير الناجح هو المدير الواقعي والذي يضع أهدافًا قابلة للتحقيق وذلك بناءً على ما هو متوفر لديه من موارد بشرية ومادية، وتظهر أهمية إدارة المشاريع في الأمور التالية:[٤]

  • تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمشروع، من خلال ضمان الإدارة الجيدة له وتوافق الأعمال المنجزة مع الأهداف المتوقعة.
  • متابعة أداء فريق العمل في المشروع وتوجيهه نحو تحقيق أهداف المشروع من خلال التحفيز والتدريب والإلهام.
  • ضمان وجود خطة مناسبة لتحقيق أهداف المشروع، ووضع منهجية محددة لطريقة تنفيذ المشروع وإنجاز المهام المطلوبة في الوقت المناسب.
  • مراقبة جودة الأعمال ومطابقتها مع معايير الجودة واختبار مخرجات المشروع.


سؤال وجواب

ما المهارات التي يجب أن أمتلكها لأصبح مديرًا لمشروع؟

يوجد مجموعة واسعة من المهارات والتي إن توفرت في شخصيتك قد تكون مديرًا لمشروع ناجح؛ فمثلًا عليك أن تكون قائدًا بطبيعتك، وأن تمتلك مهارات تواصل فعالة، وأن تكون على قدر عالٍ من التنظيم، وقادرًا على إدارة فريقك بنجاح، كما وعليك أن تدير وقتك بالشكل المناسب، فكل المهام المتأخرة أو المشاكل التي قد تواجهك ستنعكس على الجدول الزمني الموضوع في خطة المشروع، وعليك أن تكون محفزًا للآخرين، وذكيًا في التعامل مع التكنولوجيا الخاصة بإدارة المشاريع؛ وذلك لأن كل شيء يسير نحو عالم الإلكترونيات والتكنولوجيا في وقتنا الحاضر، كما عليك أن تكون مستمعًا جيدًا وقادرًا على تحقيق التواصل الفعال مع فريقك، لكي تتمكن من فض أي نزاعات قد تحدث خلال مراحل سير المشروع كافة.[٥]

ما هي مهام مدير المشروع؟

من أبرز الأدوار التي يقوم بها مدير المشروع هي؛ أن يخطط بشكل واقعي وبناءً على ما يمتلك من موارد على أرض الواقع، وعليه أن ينظم الفريق ويكون قائدًا وقادرًا على تحفيز أعضائه، وأن يكون قادرًا على تفويض المهام المناسبة لأصحابها، ليعطيهم الفرصة للإبداع واتخاذ القرارات، كما عليه أن يتحكم في إدارة الوقت، فنجاح المشروع أو فشله وفقًا لآراء العملاء هو تنفيذ المشروع في الوقت المتفق عليه، كما عليه وضع ميزانية محددة للمشروع وتقدير كلفة كل مهمة بحيث تتوافق مع الميزانية المحددة، بالإضافة إلى ضمان رضا العملاء وإبقائهم على اطلاع على خطة سير المشروع والأجزاء المنجزة فيه.[٦]

كيف أبدأ مسيرتي المهنية في إدارة المشاريع؟

عليك أن تعرف في البداية أن إدارة مشروع ما ليس بالأمر الهيّن، كما عليك التأكد بأن هذه المهمة مناسبة لك ولشخصيتك وما تمتلكه من مهارات وقدرات، وأن يكون لديك القدرة على اتخاذ القرارات المناسبة وحل المشكلات التي قد تواجههك لضمان نجاح المشروع، وإن كنت كذلك؛ فعليك الاستفادة من تجارب الآخرين ممكن يمتلكون خبرة واسعة في هذا المجال، فإن أمكن، تواصل معهم واطرح عليهم ما بجعبتك من تساؤلات واستفسارات، كما ننصحك بأخذ بعض الدورات التدريبية الخاصة بإدارة المشاريع؛ والتي من شأنها أن تمنحك بعض المهام والتدريبات العملية التي قد تكسبك بعض المهارات المهمة في الإدارة.[٧]


المراجع

  1. " What is project management?", apm, Retrieved 2020-09-13. Edited.
  2. "10 effective tips on how to manage a project", ntaskmanager, Retrieved 2020-09-13. Edited.
  3. "PROJECT MANAGEMENT TOOLS", projectsmart, Retrieved 2020-09-13. Edited.
  4. "Why Is Project Management Important?", thedigitalprojectmanager, Retrieved 2020-09-13. Edited.
  5. "20 Skills Every Project Manager Should Have", indeed, Retrieved 2020-09-13. Edited.
  6. "Project Manager Roles and Responsibilities [8 Key Roles"], activecollab, Retrieved 2020-09-13. Edited.
  7. "Becoming a Project Manager A Complete Guide for 2020", paymoapp, Retrieved 2020-09-13. Edited.