كيف تحافظ على تركيزك أثناء الاجتماعات الطويلة؟

بواسطة: - آخر تحديث: ٢١:٢٥ ، ١٣ يوليو ٢٠٢٠
كيف تحافظ على تركيزك أثناء الاجتماعات الطويلة؟

الاجتماعات

تضم الاجتماعات ثلاثة أشخاص أو أكثر لتبادل المعلومات بطريقة مُنظمة ومناقشة القضايا التي يعرضونها للتوصل إلى قرارات وحل المشكلات وما إلى ذلك، ويُمكن أن يكون الاجتماع رسميًا أو غير رسمي.

فيما يتعلق بالجلسة الرسميّة؛ فإنّ لها قواعد محددة لعقدها وإدارتها، مع سجل مكتوب لوقائعها، بالإضافة إلى أنها تتطلب إشعارًا أو دعوة لحضورها، ولها جدول أعمال أو قائمة من الأشياء للتعامل معها، وتكون النتيجة مكتوبة بشكل منهجي، أمّا الاجتماع غير الرسمي يُمكن أن يُعقد دون أي إشعار كتابي، على سبيل المثال اجتماع نقابة الموظفين في غرفة الغداء لمناقشة نُزهة.

وتوجد أسباب عدة لعقد الاجتماعات، مثل؛ الوصول إلى قرار أو اتفاق مشترك، حل مشكلة، فهم الموقف وتبادل الأفكار والخبرات، إبلاغ وشرح وتقديم الأفكار، إعطاء والحصول على ملاحظات حول الأفكار الجديدة، إعطاء تدريب، التخطيط والاستعداد للعمل، حل الخلافات وسوء الفهم، توليد الحماس والسعي للتعاون، مراجعة الأداء السابق وتقييمه، خلق شعور بالاستمرار والتضامن.[١]


كيف تحافظ على تركيزك أثناء الاجتماعات الطويلة؟

إليك خمس خطوات تُحافظ بها على تركيزك أثناء الاجتماعات الطويلة:[٢]

  • استعد مسبقًا: أعدّ جدول أعمال مفصّل، وفكّر في جميع النقاط التي تريد مناقشتها وإثارتها خلال الاجتماع.
  • دون ملاحظاتك: يمكنكَ إيجاز ملاحظاتكَ جيدًا من خلال عملية توصف بأنّها تدوين ملاحظات متقدم؛ وهي رسم خرائط العقل على دفتر ملاحظات أو على اللوح الرقمي، يمكنكَ تطبيقها من خلال الدخول لموقع SmartWisdom، الذي سيساعدك في تطبيق هذه الخطوة.
  • خذ فترات من الراحة تتضمن الأكل: إذا كنت تُدير اجتماعًا طويلاً، فغالبًا لن تستطيع البقاء أبدًا لأكثر من ساعة ونصف دون استراحة، لأنّ الأشخاص غالبًا لم يخططوا تخطيطًا صحيحًا، لم يفكروا في أي متطلبات غذائية ويأملون أن يُنهوا الاجتماع قريبًا. وغالبًا ما تكون قوائم الغداء النموذجية للاجتماعات هي الأشياء التي ستقتل التركيز، مثل الكثير من الخبز، الوجبات الخفيفة السكرية، البطاطس والمشروبات الغازية، ولكن يمكنك تحضير وجبتك بنفسك، والحرص على أكل اللوز، لأنّه سيُساعدك في استعادة الكثير من تركيزكَ.
  • درّب عقلك: طوّر هواياتك التي تساعدكَ في تطوير التركيز على مدى ساعات طويلة، مثل؛ العزف على آلة تشيلو لساعات متواصلة مع التركيز العالي.
  • ابنِ قدرتك على التحمل البدني: قد تضطر للنهوض عند بزوغ الفجر، أو الوصول في وقت متأخر من الليلة السابقة بعد يوم طويل، وقد تضطر للتحدث بلغة أجنبية، أو على الأقل العمل مع الآخرين الذين قد تكون لغتهم الإنجليزية ليست 100٪، مما يعني أن عليك العمل بجد لفهمها، إذا كانت لديك قدرة بدنية جيدة على التحمل، فستكون لديك فرصة أفضل للأداء في هذا النوع من المواقف.


طرق الحفاظ على التركيز أثناء اجتماعات الأون لاين

إليك بعض النصائح المفيدة لمساعدتك في الحفاظ على تركيزك أثناء اجتماع الأون لاين:[٣]

  • ضع هاتفكَ بعيدًا: ينبغي أن تضع هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي في مكان آخر، اتركه في غرفة أخرى، أوقف تشغيله، أو ضعه في وضع الطيران، افعل كل ما يناسبك ولكن أبقه بعيد عنك.
  • أغلق علامات التبويب المفتوحة: قبل بدء اجتماعك، تأكد من إغلاق جميع علامات التبويب غير الضرورية، يتضمن ذلك البريد الوارد وWhatsApp Web، وإذا كنت لا ترغب في إغلاق علامات التبويب الخاصة بك، فافتح نافذة متصفح مختلفة تمامًا أثناء وجودك في الاجتماع وتأكد من البقاء فيها، وإذا كنت تستخدم أكثر من شاشة واحدة، فقم بإيقاف تشغيل الشاشة التي لا تحتاج إليها، فبغض النظر عن مدى رغبتك في تنفيذ المهام المتعددة، لا يمكنكَ أن تنجز عملك أثناء وجودك في الاجتماع.
  • امسح مكتبك: رتّب مكان عملك، فكلما زادت الفوضى لديكَ، كان من الصعب عليك التركيز.
  • تخلص من كل عوامل التشتيت: انضم للاجتماع من موقع مختلف ليس من المكان الذي اعتدت على العمل به، فذلك يبعد عنك كل ما يلهيك، ويزيد من قدرك على التركيز.
  • استخدم القلم والورق: تأكد من أنّ لديك قلم وورقة في يدكَ لتدوين أيّ ملاحظات ضرورية، أو إذا كان لديك لوحة بيضاء استخدمها بدلاً من ذلك، فالكتابة بالقلم على الورقة، تزيد من التركيز أكثر من الكتابة على الحاسوب نفسه.
  • استخدم سماعات الرأس: استخدم سماعات الرأس التي تتوفر فيها ميزة إلغاء الضوضاء إن أمكن ذلك، وبذلك ستندمج مع بيئة الاجتماع، ولن تلتفت لأي من المشتتات الخارجية.
  • تناول الطعام مسبقًا واحصل على مشروب: إذا كنت ترغب في أن تكون في أعلى مستويات التركيز خلال الاجتماع، فتأكد من تناول وجبة خفيفة مسبقًا، لتجنب صوتك معدتك الجائعة التي ستعمل على تشتيتك وتقليل تركيزك بالتأكيد، أيضًا تناول مشروب في متناول اليد، سواء كان ذلك قهوة أو ماء.


قد يُهِمُّكَ

كيف لكَ أن تُفعّل دورك في الاجتماعات، وتُشارك فيها بفاعلية؟. ينبغي ألّا تترك اجتماعًا دون المشاركة فيه إذا كان ذلك مناسبًا، اغتنم الفرصة لطرح سؤال أو التعليق أو تقديم الدعم، كن حذرًا وابحث عن فرص لإبداء تعليقات محددة إذا كنت ستثني على شخص ما، أخبر من في غرفة الاجتماع بالضبط بما تشعر به إيجابيًا بشأن الفكرة أو المعلومات.

لا تكن أول من يعلّق على عرض أو اقتراح إذا لم تكن أنت الإدارة العليا أو الخبير، انتظر حتى تكون واثقًا من أن تدخّلك ضروري وصحيح قبل أن ترفع يدك، واحذر من أن تُهيمن على النقاش حتى إذا كان لديك العديد من الأسئلة والتعليقات القيّمة التي تُسهم في الاجتماع، وبعد أن تطرح نقطة، انتظر حتى ينسجم الآخرون، فقد يُشيرون إلى نقطة أخرى كنت ستضيفها، مما يمنحك فرصة للجلوس والمساهمة لاحقًا. [٤]


المراجع

  1. "Meetings: Types, Purpose, Advantages and Disadvantages", yourarticlelibrary, Retrieved 11-7-2020. Edited.
  2. "5 Steps to build your concentration and focus in long Meetings", hilarybriggs, Retrieved 11-7-2020. Edited.
  3. Growth Quarters, "How to force yourself to focus during virtual meetings"، thenextweb, Retrieved 11-7-2020. Edited.
  4. Sam Ashe Edmunds, "Six Tips on How to Participate in a Meeting"، work.chron, Retrieved 12-7-2020. Edited.