ما هو مخطط جانت؟ وما الهدف منه؟

• ذات صلة
• معنى إسم مشروع
• طرق تجنب التأخر عن العمل

مخطط جانت

هل تتمنى أن ترى مشروعك يكبر أمام عينيك ولكن لا تعرف مقدار الوقت والجهد المستغرق لإكمال مهام مشروعك؟ إذا لم تمنحك مهامُك التقليدية البصيرة التي تحتاجها لإدارة مشروعك، فبكل تأكيد مخطط جانت هو ما تحتاجه، إذ يُمكِّنُكَ مخطط جانت من إدارة مشروعك بصورة فعالة ومناسبة من خلال استخدامك للعديد من الأدوات المناسبة ومساعدتك في استخدام كل آداة في مكانها المناسب، ويعد مخطط جانت مهم جدًا لتُكمل مشروعك بنجاح، إذ عليك إدارة عدد كبير من الأنشطة في آن واحد والتأكد من اكتمالها في الموعد المحدد، فإذا قصرت في أي مهمة واجب عليك فعلها في المشروع قد يفوتك الكثير، مما يؤثر سلبًا على بقية مشروعك، نتيجة لذلك يمكن أن تتآخر في إنجاز مشروعك وتكلف نفسك الكثير من الجهد والتعب، ولهذا السبب من المفيد لك أن تستخدم مخطط جانت لإدارة مشاريعك، إذ يُساعدك في تخطيط وجدولة مشاريعك بمختلف أشكالها، فتُحوّل المخططات الزمنية والمهام الواجب عليك آدائها لإدارة مشروعك إلى مخطط شريطي أفقي، إذ يعرض هذا المخطط التواريخ الهامة لك مثل تواريخ البدء والانتهاء، بالإضافة إلى التبعيات والجدولة والمواعيد النهائية، كما يحدد مخطط جانت الوقت اللازم لكل مرحلة في المشروع والشخص المناسب للقيام بها. ^[١]

ما الهدف من مخطط جانت؟

الهدف الأساسي من مخطط جانت هو تزويدك بجميع الأدوات التي تحتاجها للإشراف على مشروعك من جميع الجوانب، إذ يُمكنه مُساعدتك في جدولة المهام لمشروعك وتعيينها وتتبعها من البداية إلى النهاية، إذ يُتيح لك معرفة الهيكل الأفقي لمشروعك، مما يُسهل عليك رؤية العمل الواجب عليك القيام به لمشروعك، وحتى تتمكن من مراقبة التقدم الحاصل في العمل على طول الطريق وفي كل مرحلة من مراحل بناء المشروع، ليس ذلك فحسب، إذ يُساعدك مخطط جانت على وضع الخطة في مركز مشروعك، فعندما تكون خطتك في المركز سيعرف الجميع ما يمكن توقعه وما الوقت المستغرق لتسليم المشروع وما الميزانية اللازمة لإنهائه.^[٢]

كيف تصمم مخطط جانت؟

إذا كنت ترغب بالسير قُدمًا نحو مشروعك الخاص، لا تترد باستخدام مخطط جانت، فهو مفيد لتخطيط وجدولة مشاريعك، ومفيد جدًا في رصد تقدمك في المشروع بمجرد أن تبدأ فيه، ومفيد كذلك في بقائك على الطريق الصحيح، إذ يساعدك في الرجوع إلى المسار الصحيح بمشروعك في حال تأخرت عن الموعد المحدد، ولإنشاء مخطط جانت لمشروعك اتبع الخطوات التالية:^[٣]

• حدد المهام الأساسية لمشروعك: لن تقدم لك مخططات جانت معلومات مفيدة ما لم تحدد جميع المهام اللازمة لمشروعك، لذا ضع فورًا قائمة بكل المهام الأساسية التي يجب العمل عليها في مشروعك، واستخدم هيكلًا تفصيليًا للعمل إذا كنت بحاجة إلى تحديد المهام الأهم، وحدد الوقت المناسب لإتمام كل مهمة على حدة.
• حدد العلاقة بين المهام والمشروع: أي عليك أن تحدد التسلسل المناسب لك لإكمال بعض المهام قبل أن تتمكن من البدء بالمهام التالية، ولا يمكنك إنهاء المهام التالية قبل أن تنتهي من المهام الحالية وهكذا.
• حدث الرسم البياني الخاص بمشروعك باستمرار: بكل تأكيد سيتطور مشروعك كلما تقدمت في العمل، لذلك يتوجب عليك تحديث الرسم البياني الخاص بك باستمرار حتى يعكس التغييرات الحاصلة على مشروعك بمجرد حدوثها، وسيساعدك هذا على إبقاء خططك وفريقك والجهات الداعمة جاهزة دائمًا.

فوائد مخطط جانت

يعد استخدام مخطط جانت طريقة مجربة وفعالة لإدارة مشاريعك، فإذا لم تكن قد استخدمت مخطط جانت من قبل بادر فورًا باستخدامه لما له من فوائد كثيرة تتمثل فيما يلي:^[٢]

• التعرف على مشروعك بصورة أوضح: يوفر لك إنشاء مخطط جانت نظرة عامة شاملة عن مشروعك من بدايته إلى نهايته، ويُعرفك على الأعضاء المشاركين في العمل بكل خطوة، ويُساعدك في تحديد جميع المهام المطلوبة لإكمال مشروعك، فعند إكمالك لمخطط جانت الخاص بمشروعك تكون قد سيطرت على مشروعك بالكامل.
• التواصل بسهولة مع فريقك بالعمل: في إدارة المشاريع يعد الاتصال مع العاملين في المشروع أمرًا بالغ الأهمية، وهذه تعد واحدة من أكبر المزايا التي توفرها مخططات جانت من خلال الرسوم البيانية التي تُمكن الجميع من رؤية المشروع بنفس الوقت، مما يساعدهم على إنجاز المهام المطلوبة.
• منع العبئ الزائد: يُمكّنك مخطط جانت من تفويض المهام لأشخاص مختلفين دون تحميل أيّ موظف أعباء إضافية لإنجاز العمل ودون تميز شخص عن آخر، فعندما تُدار الموارد بطريقة صحيحة، من المرجح أن يكتمل مشروعك في الوقت المحدد.
• تتبع تقدم مشروعك: بمجرد جدولة مشروعك في مخطط جانت، ستمتلك القدرة على تسجيل دخولك ومعرفة مدى تقدم مشروعك.
• تمنح فريقك المزيد من الوضوح والتحفيز: إذ يمكن أن يعرف أعضاء مشروعك الوقت المطلوب منهم لإنجاز مهامهم، ويمكنهم أيضًا معرفة ما إذا كانت المهام المستقبلية في المشروع تعتمد عليهم أم لا.
• تحديد الطرق الأنسب لخفض التكاليف: فعندما يمتلك مدير المشروع القدرة على الإشراف بصورة كاملة على جميع الموارد والجداول الزمنية والتبعيات والتصور الصحيح للمشروع من البداية إلى النهاية، سيكون قادرًا على خفض التكاليف دون الإضرار بالمشروع أو القائمين عليه.
• الإنتاج السريع: إذ تنتج الإنتاجية عن وجود الأنظمة والبرامج والعمليات الصحيحة، وتعد مخططات جانت الآداة المثالية للفرق لزيادة إنتاجيتها، مما يسمح لها بالعمل معًا بسلاسة وكفاءة ونجاح.

قد يُهِمُّكَ

بالرغم من الفوائد العظيمة لمخطط جانت وأهميته الكبيرة في إدارة المشاريع المختلفة، إلا أنه يعاني من بعض السلبيات التي تتمثل بما يلي: ^[٤]

• تعقد المشروع في بعض الأحيان: يمكن أن تصبح المشاريع معقدة للغاية باستثناء أبسط المشاريع، إذ سيكون أمامك عدد كبير من المهام الواجب عليك تنفيذها في آن واحد لإكمال المشروع.
• حجم الشريط لا يُشير إلى حجم العمل: إذ يشير كل شريط موجود على الرسم البياني إلى الفترة الزمنية التي ستكمل من خلالها مجموعة معينة من المهام، ومع ذلك لا يمكنك معرفة الموارد المطلوبة لإنجاز هذه المهام، فقد يستغرق شريط المهام القصير 500 ساعة عمل مثلًا بينما يستغرق شريط أطول 20 ساعة عمل فقط، وقد يشير الشريط الأطول إلى أن العمل كان أكبر في هذه المهمة في حين أنها ليست كذلك.
• يجب تحديث المخطط باستمرار: عندما تبدأ بمشروعك ستتغير الكثير من الأمور وأنت تعمل، فإذا كنت تستخدم مخطط جانت يجب أن تمتلك القدرة على تغيير الرسم البياني الخاص بمشروعك بسهولة وبصورة متكررة.
• من الصعب أن ترى مشروعك على ورقة واحدة: عليك أن تعرض المهام التي تنتج عن مشروعك في مخطط الرسوم البيانية على شاشة الكمبيوتر، وعادة يتكون مشروعك من عدة أجزاء، وحتى تتمكن من رؤية المشروع بأكمله سوف تستغرق وقتًا طويلًا في تجميع الرسوم البيانية مع بعضها البعض حتى يظهر المشروع أمامك بصورة كاملة.

المراجع

1. ↑ "What is a Gantt chart?", apm.org.uk, Retrieved 2020-7-21. Edited.
2. ^ ^{أ ب} "The Advantages of Gantt Charts in Project Management", teamgantt, Retrieved 2020-7-21. Edited.
3. ↑ "Gantt Charts", mindtools, Retrieved 2020-7-21. Edited.
4. ↑ "Advantages and Disadvantages of Gantt Charts", project-management, Retrieved 2020-7-22. Edited.