كيف يتم كتابة تقرير

بواسطة: - آخر تحديث: ٢٣:٢٦ ، ٨ نوفمبر ٢٠١٩
كيف يتم كتابة تقرير

التقرير

باتت كتابة التقرير من الأمور الضرورية في الحياة المعاصرة، رغم أن العديد من الناس يجهلون الطريقة الصحيحية لكتابته، أو لا يعرفون العناصر الأساسية التي يتكوّن منها، فالتقرير هو عبارة عن سرد مكتوب لتغطية موضوع مُلاحَظ أو مسموع أو مُحقق فيه، أو هو عرض منهجي ومنظم جيدًا للوقائع والنتائج التي تمخَّض عنها الحدث الذي وقع فعلًا في مكان ما، وتُستخدم التقارير كشكل من أشكال التقييم المكتوب لاكتشاف ما يتعلمه الشخص من القراءة أو البحث أو الخبرة أو لتزويده بتجربة مهارة مهمة تُستخدم على نطاق واسع في مكان العمل، وفي المقال الآتي توضيح كيفية كتابة التقرير ضمن أسس سليمة وبطريقة منظمة وهادفة تحقق غايات التقرير وأهدافه[١].


كيفية كتابة التقرير

للتقارير أنواع مختلفة، فمنها التقارير التجارية والعلمية والبحثية، وبالرغم من اختلاف أنواعها إلا أنها تشترك بالخطوات الأساسية نفسها، وهي[٢]:

  • تحديد الهدف من التقرير: وذلك من خلال الإجابة عن الأسئلة الآتية:
    • عمّا يتكلم التقرير؟
    • ما هو المطلوب بالتحديد من التقرير ولماذا هو مطلوب؟
    • لمن التقرير ومن يستهدف؟
  • التخطيط لإعداد التقرير: ويكون من خلال الإجابة عن الأسئلة الآتية:
    • ما المعلومات التي أحتاجها؟
    • هل أحتاج للقراءة عن الموضوع؟
    • ما المقالات أو المستندات التي أحتاجها؟
    • هل أحتاج للاستعانة بالمكتبة للحصول على المساعدة؟
    • هل أحتاج إلى مراقبة الأشخاص أو مقابلتهم؟
    • هل يجب علي تسجيل البيانات؟
    • كيف سأُنفذ ذلك؟
  • جمع البيانات اللازمة لكتابة التقرير: لتحقيق ذلك قد تحتاج إلى قراءة المواد المكتوبة ومراقبة الأشخاص أو الأنشطة أو التحدث إلى الأشخاص، ويجب التأكد من أن المعلومات التي جمعتها تتناسب مع موضوع التقرير، وأنها ستشكّل النص الرئيسي للتقرير إلى جانب النتائج.
  • تحديد هيكل التقرير وبنيته، ويعتمد ذلك على:
    • تحديد ما إذا كان التقرير رسميًّا أم غير رسمي.
    • طول التقرير.
    • نوع التقرير، إذ قد يكون تقرير بحث، أو تقرير مختبر، أو تقرير أعمال، أو تقرير تحقيق أو غيرها ذلك، وبناءً على نوع التقرير يُمكن أن تتضمن البنية: صفحة العنوان، ملخص تنفيذي، محتويات، مقدمة، الهدف، الخطوات، الاستنتاجات، التوصيات، المراجع، الملاحق، المقاطع وهي تتضمن عناوين فرعية قد تكون مرقمةً في بعض الأحيان.
  • صياغة مسودّة الجزء الأول من التقرير: بمجرد تحديد بنية التقرير، تأتي مرحلة كتابة العناوين والبدء في ملء هذه المعلومات التي جُمعت، هنا يجب تحديد الأهداف والإجراءات والنتائج، والبدء في معرفة ما سيحدث في ملحق التقرير.
  • تحليل البيانات واستخلاص النتائج: يُفسير هذا الجزء البيانات التي جُمعت، ومن خلاله يمكن الوصول إلى النتائج التي تُجيب عن الأسئلة الآتية.
    • ماذا وجدت؟
    • ما هي أهمية النتائج التي خرجت من تحليل البيانات؟
    • إلى ماذا تشير النتائج؟
    • في هذه الخطوة لا يجب تضمين أي معلومات جديدة في النتائج.
  • تقديم التوصيات: تُحدد التوصيات الحلول للمشكلة من وجهة نظر الكاتب أو تحدد ما يعتقد الكاتب أنه يجب أن يحدث بعد ذلك، وليتمكن من تحديد التوصيات يمكن الاستعانة بما يأتي:
    • قراءة البيانات والنتائج الخاصة بالتقرير.
    • التحقق من أن توصيات عملية وأنها تستند منطقيًا على النتائج.
    • التأكد من تضمين التفاصيل الكافية للقارئ لمعرفة ما يجب القيام به ومن يجب أن يفعل ذلك.
    • يجب كتابة توصياتك كقائمة مرقمة، وترتيبها حسب الأولوية.
  • صياغة مسودة الملخص التنفيذي وجدول المحتويات: تتطلب بعض التقارير ملخصًا تنفيذيًا أو قائمة محتويات، وبالرغم من إدراج هذين الجزأين في بداية التقرير، إلا أن صياغتهما لا تنتهي قبل الانتهاء من إعداد بنية التقرير والتوصيات، وعادة ما يكون الملخص التنفيذي حوالي 100 كلمة، وهو يخبر القارئ بما يدور حوله التقرير، ويلخص التوصيات.
  • قائمة المراجع: وهي قائمة بجميع المراجع التي أشرت إليها في التقرير.
  • مراجعة مسودة التقرير: وهذه الخطوة تعطي تغذية راجعة لكتابة التقرير، وذلك من خلال التحقق مما يأتي:
    • إنجاز المطلوب بالتحديد من خلال مراجعة الأهداف والتعليمات.
    • تضمين المقاطع المطلوبة بترتيبها الصحيح.
    • دقّة البيانات، ومدى ترابطها بالنتائج.
    • شرح جميع المصطلحات والرموز والمختصرات المستخدمة.
    • صحة التنسيق بما يتضمن من ترقيم وعناوين وغير ذلك.
    • وضوح الكتابة وسهولة قراءتها.


تنسيق التقرير

من أجل الحفاظ على التقرير منظمًا وسهل الفهم، يجب اتباع تنسيق قياسي يتضمن العناوين والأقسام الرئيسية الآتية[٣]:

  • العنوان: لا بد أن يكون العنوان جاذبًا وجديدًا وجدّيًا، لأنه المفتاح الأول الذي يساعد القراء على فهم فكرة التقرير وهدفه وكذلك استيعاب أطراف المشكلة أو القضية المراد عرضها، ويجب أن تحتوي صفحة العنوان على اسم التقرير، واسم مُعده واسم الجهة أو الشخص الذي سيقدَّم له، وتاريخ إصداره.
  • الملخص: وهو يحتوي النقاط الرئيسية والاستنتاجات والتوصيات ضمن فقرة قصيرة ومفصلة بما يكفي لتقديم نظرة شاملة عن التقرير، ويُفضل صياغتها بعد الانتهاء من التقرير بأكمله.
  • المقدمة: تأتي المقدمة في الصفحة الأولى من التقرير، لتشرح المشكلة بوضوح وتحدد الهدف من كتابة التقرير، وهنا يجب تعريف للمصطلحات بوضوح وشرح كيفية تنظيم التقرير.
  • العرض: من الضروري خلال العرض في التقرير التأكيد على طبيعة المشكلة التي يعالجها، والمبادئ التي تحفز القارئ على الاستمرار في القراءة، ويشمل المصطلحات الفنية من مجال التقرير، ويتضمن عدة أقسام، كل منها يحمل عناوين فرعية مناسبة.
  • الاستنتاجات: وفي هذا القسم تعرض النقاط الرئيسية التي تناولها التقرير.
  • التوصيات: في التوصيات يدرج الكاتب الفرضيات التي هي بحاجة إلى إثبات مرة أخرى، وكذلك يعرض جوانب المشكلة التي أُثبتت مع إمكانية إجراء المزيد من التقارير المتصلة بجوانب أخرى للمشكلة.
  • الملحقات: تُوضع أي معلومات يقرؤها خبراء الموضوع أو القادة في هذا المجال، وستضم جميع التفاصيل الفنية التي يمكن استخدامها لدعم النتائج أو الاستنتاجات.
  • الملخص أو الخلاصة: يجب أن تكون الخلاصة مختصرة لا تزيد عن الفقرتين وبمعدل يقارب 200 كلمة فقط، وفي الملخص لا بد من وضع جوهر التقرير، لأن القارئ بعد أن يطلع على الملخص من الممكن أن يكمل القراءة إذا وجد الموضوع مشوقًا ومهمًا وكان الأسلوب سلسًا والمنهج واضحًا، أو يتوقف إذا كان التقرير مملًا وغير جاد.


أهمية التقرير

يقدم التقرير معلومات محددة عبر تحليلها وتطبيقها على قضية ما أو مشكلة أو صعوبة من الصعوبات، ويعرض المعلومات بطريقة منهجية منظمة وصولًا إلى النتائج المتوخاة، وتكمن أهمية كتابة التقرير فيما يأتي[٤]:

  • أداة اتخاذ القرار: توفر التقارير المعلومات المطلوبة لاتخاذ عدد كبير من القرارات المهمة في مجال الأعمال التجارية أو أي مجال آخر.
  • التحقيق: عند وجود أي مشكلة، تحقق لجنة في المشكلة لمعرفة سببها وعرض النتائج مع التوصية في شكل تقرير أو دونها.
  • التقييم: تشارك المنظمات واسعة النطاق في أنشطة متعددة الأبعاد، ولا يمكن لمسؤول تنفيذي واحد أن يراقب ما يفعله الجميع، لذلك تعتمد السلطة التنفيذية على التقارير في تقييم أداء مختلف الإدارات أو الوحدات.
  • مصادر حيوية للمعلومات: عند الحاجة الماسّة للحصول على معلومات من أجل اتخاذ القرارات السريعة، فإن التقارير تمثل المصدر الأمثل لذلك.


المراجع

  1. Ruchika Gupta, "Report Writing Format, Topics, Samples"، successcds, Retrieved 2019-10-30. Edited.
  2. "How to write a report", openpolytechnic, Retrieved 2019-10-30. Edited.
  3. "Explanation of How to Write a Report", aresearchguide, Retrieved 2019-10-30. Edited.
  4. rasel (2013-9-13), "Purposes / Objectives / Significance / Importance of Report"، businesscommunicationarticles, Retrieved 2019-10-30. Edited.