كيف يتم كتابة تقرير

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٥:٢٩ ، ٢٦ يوليو ٢٠١٨
كيف يتم كتابة تقرير

كيف يتم كتابة تقرير

باتت كتابة التقرير من الأمور الضرورية في الحياة المعاصر، رغم أن العديد من الناس يجهلون الطريقة الصحيحية لكتابته، أو لا يعرفون العناصر الأساسية التي يقوم عليها، في الموضوع التالي سنتحدث عن كيفية كتابة التقرير ضمن أسس سليمة وبطريقة منظمة وهادفة تحقق غايات التقرير وأهدافه.

ما أهمية التقرير

يقدم التقرير معلومات محددة عبر تحليلها وتطبيقها على قضية ما أو مشكلة أو صعوبة من الصعوبات، ويعرض التقرير المعلومات بطريقة منهجية منظمة وصولًا إلى النتائج المتوخاة.

كيفية وضع مخطط لكتابة التقرير

تكون كتابة التقرير ضمن خطوات متسلسلة، ممكن إيجازها على النحو التالي:

أولًا: تحديد الهدف من التقرير: من الضروري أن تكون الغاية من التقرير واضحة تمامًا لأن التقرير موجه ليقرأه طرف آخر غير كاتبه، لذا لا بد أن يضع كاتب التقرير في ذهنه الشريحة التي يتوجه لها، والجمهور الذي يستهدفه من التقرير.

ثانيًا: المنهج العام: ويتحقق هذا النهج من خلال وضع خطة لمسار كتابة التقرير على النحو التالي:

  1. وضع الخطوط الرئيسية للقسم.
  2. تحديد الخطوط العريضة للفرع.
  3. وضع مخطط لعرض الفكرة أو الأفكار في التقرير، ويمكن أن يُنفذ هذا في نقاط، أو من خلال عرض الأفكار بتدفق، مع مراعاة الجداول والرسوم البيانية إن وجدت.

كيفية كتابة التقرير

  • العنوان:

لا بد أن يكون العنوان جاذبًا وجديدًا وجدّيًا، لأنه هو المفتاح الأول الذي يساعد القراء على فهم فكرة التقرير وهدفه وكذلك استيعاب أطراف المشكلة أو القضية التي يعرضها. ويجب أن تحتوي صفحة العنوان على المعلومات التالية:

  1. اسم التقرير.
  2. اسم مُعد التقرير.
  3. وظيفة مُعد التقرير.
  4. اسم المؤسسة أو الجامعة التي صدر عنها هذا التقرير.
  5. اسم الجهة أو الأستاذ الذي سيقدَّم له التقرير.
  6. تاريخ إصدار التقرير.
  • الخلاصة:

يجب أن تكون الخلاصة مختصرة لا تزيد عن الفقرتين وبمعدل يقارب 250 كلمة فقط، وفي الملخص لا بد من وضع جوهر التقرير، لأن القارئ بعد أن يطلع على الملخص من الممكن أن يكمل القراءة إذا وجد الموضوع مشوقًا ومهمًا والأسلوب سلسًا والمنهج واضحًا، أو يتوقف إذا كان التقرير مملًا وغير جاد.

  • المقدمة:

تعتبر المقدمة بمثابة الباب الرئيسي للولوج إلى التقرير، وينبغي لها أن تجيب على العديد من التساؤلات التي تدور في ذهن القارئ، ومنها:

  • ما هو الهدف من التقرير؟
  • ما هي المشكلة التي يحاول التقرير حلها؟
  • ما هو سبب/ أسباب هذه المشكلة؟
  • هل حلّ التقرير هذه المشكلة أم بقيت دون حل؟
  • ما الافتراضات التي من شأنها المساعدة في حل هذه المشكلة؟
  • ما النتائج الرئيسية التي توصل لها التقرير؟
  • إدراج المعلومات الأساسية:

من الضروري خلال العرض في التقرير التأكيد على طبيعة المشكلة التي يعالجها، والمبادئ التي تحفز القارئ على الاستمرار في القراءة.

  • عرض الدراسات السابقة:

يتضمن هذا العرض التفسير المنطقي من كاتب التقرير حول السبب الذي دفعه لمعالجة هذه المشكلة أو تناول هذه القضية تحديدًا، ومقارنة بين اختياره للعمل على هذه المشكلة وبين الدراسات السابقة التي تناولتها أيضًا، ويفضل عرض هذه المقارنة في جدول واضح وضمن نقاط محددة.

  • الجزء المنهجي:

ويتضمن هذا الجزء مجموعة من النقاط الرئيسية، هي:

  • توضيح الخطوط العريضة للمنهج المتبع في البحث.
  • الاعتماد على الأرقام في إيضاح وشرح الجوانب الرئيسية في التقرير.
  • الاعتماد على المصطلحات والتعريف بكل منها وباستخداماته.
  • ذكر النتائج التي لا بد أن تجيب عن أسئلة التقرير.
  • التوصيات: وفي التوصيات يدرج الكاتب الفرضيات التي هي بحاجة إلى إثبات مرة أخرى، وكذلك يعرض جوانب المشكلة التي أُثبتت مع إمكانية إجراء المزيد من التقارير المتصلة بجوانب أخرى للمشكلة.
  • الاستنتاجات: وفي هذا القسم تعرض النقاط الرئيسية التي تناولها التقرير
  • تحسين التقرير: ومن الممكن أن يحسن الكاتب تقريره من خلال إعادة قراءته مرة أخرى، فمن المهم أن يقرأ التقرير قراءة ذاتية ويحلل أيضًا تحليلًا ذاتيًا.
  • التغذية الراجعة: في هذه المرحلة يجب قراءة التقرير ذاتيًا وبشكل كامل مع إجراء التنقيح والتدقيق والتعديل المطلوب عليه، ويمكن أن يقرأ التقرير شخص آخر -غير الكاتب- مختص بأمور اللغة والتدقيق والتحرير.