كيف تكتب تقرير عمل

بواسطة: - آخر تحديث: ٢٣:٣٠ ، ٣ يناير ٢٠١٩
كيف تكتب تقرير عمل

تقرير العمل

يعتبر تقرير العمل أحد أهم الوسائل التي تستخدمها المؤسسات والشركات لمعرفة كيفية سير الأعمال بطريقة سليمة، وهو أيضًا وسيلة لتبادل المعلومات بين الوحدات الوظيفية داخل المنشأة لتبيان مراحل العمل وعرض الحقائق والبيانات المتعلقة به، وما إذا كان هناك توصيات أو اقتراحات بإمكانها تحسينه، أو وضع الحلول لمعضلة معينة، ومن هنا تأتي أهمية كتابة تقرير العمل، فهي تعتبر طريقة مهمة لعرض الخطط الواجب اتباعها في المنشأة لتحقيق أهداف معينة من خلال استغلال المواد والأيدي العاملة بالطريقة الصحيحة، وهي مهمة أيضًا لوضع الاقتراحات والحلول والتوصيات لمشاكل معينة بإمكانها مواجهة الموظفين أثناء العمل.


خطوات كتابة تقرير العمل

قبل كتاب تقرير العمل يجب البدء بدراسة الموضوع والأسباب التي سيكتب من أجلها ومعرفة إذا كان موجزًا أم تفصيليًا، ويجب أيضًا تحديد الفئة المطلعة على التقرير إضافةً إلى جمع المعلومات ومراعاة الدقة في التفاصيل التي ستكتب، وعند كتابة التقرير يجب مراعاة اختيار الخط المناسب بحيث تكون النقاط الرئيسية مميزة عن التفاصيل، والاهتمام بمكوناته وعناصره وهي المقدمة والعرض والخاتمة.

  • مقدمة التقرير: تحتوي مقدمة التقرير على ثلاثة أجزاء رئيسية، وهي:
    • العنوان، وهي صفحة التي يوضح فيها عنوان التقرير مع تاريخه وذكر القائم على عمله.
    • ملخص التقرير وهو يشمل ما سيذكر تفصيليًا بالتقرير وذكر سبب كتابته وما هي الأهداف المرجوة منه، والأفكار المراد التوصية بها وإيصالها إلى الجهات المعنية.
    • جدول المحتويات، وهو يحتوي على العناوين الرئيسية لأقسام التقرير إضافة إلى أرقام صفحاتها وما إذا كان هناك عناوين فرعية أو رسوم بيانية.
  • عرض التقرير: تُسرد فيه المعلومات على شكل أقسام مع تفاصيلها مع مراعاة التركيز على الهدف المراد من التقرير والتركيز على ترابط الأفكار وتوضيحها برسومات بيانية بسيطة تخدم تفسيرها، كما يمكن الاسترسال في ذكر الطرق المتبعة في إنجاز العمل وذكر ما إذا كان هناك ثغرات أو مشكلات وما هي الاقتراحات لتجنبها أو حلها.
  • خاتمة التقرير: يحتوي هذا الجزء من التقرير على النتائج التي جرى الوصول إليها من التقرير ويكون شاملًا لجميع الحلول التي عرضت في متن التقرير، كما يحتوي على التوصيات والاقتراحات التي يوصى الأخذ بها من أجل الحصول على نتائج أفضل.

وبعد الانتهاء من كتابة التقرير تجب قراءته مرة أخرى وذلك من أجل تدقيقه والانتباه إذا ما كان ينقصه أي معلومة أو إذا كان هناك خطأ لاستدراكه، ويفضل عرض التقرير على مدقق أو مختص في هذا المجال ليتأكد من كتابته وفق أسس ومعايير الشركة، وليتأكد كذلك من موافقة المعلومات المكتوبة للبيانات التي قد جُمعت في التقرير.


خصائص تقرير العمل

  • عبارات موجزة بسيطة المعنى وواضحة تُمكن من إيصال المعلومة بسلاسة وسهولة.
  • لغة سليمة وواضحة ومصطلحات بسيطة ومستخدمة داخل المنشأة.
  • رسوم بيانية وتوضيحية لطريقة سير العمل.
  • تنسيق سليم وتسلسلي لفترات التقرير.