عمل جدول يومي

• ذات صلة
• كيف تنظم حياتك الزوجية
• كيف أحافظ على روتين رياضي يومي

تنظيم الوقت

يُعرف تنظيم الوقت بأنه الإدارة الذاتية للوقت من خلال تقرير ما يجب القيام به في اليوم وتخصيص مقدار من الوقت لكل نشاط أو مهمة، وذلك للقيام بالأنشطة بكفاءة أعلى، وتوجد العديد من النصائح حول إدارة الوقت تتعلق بتوحيد الأنشطة وتنسيقها لزيادة الفعالية، كما تركز إدارة الوقت على حلّ المشاكل أيضًا كالشعور بالإرهاق من ضغط العمل وضغوط المواعيد النهائية وتأجيل الأعمال إلى أوقات لاحقة، فلذلك يمكن استخدام العديد من تقنيات الجدولة التي تستهدف التركيز على المهام الفرعية والمهام الرئيسية وأساليب القيام بها والوقت الذي تستغرقه كلّ مهمة، وتعد القائمة وترتب حسب الأولوية والأهمية ودرجة الإلحاح، ويمكن إعداد قوائم يومية وأسبوعية وشهرية، فتنظيم الوقت هو الوسيلة الصحيحة للبقاء على المسار الصحيح في الحياة والتعامل مع الظروف المحيطة، وهو لا يشمل التخطيط فقط، بل يشمل أيضًا تحديد الأهداف وتقييمها ومعرفة سبل تحقيقها.^[١]

طريقة عمل جدول يومي

يعد تنظيم الوقت والبدء بروتين يومي منتظم مهمة صعبة نوعًا ما وتحتاج لوقت طويل لاعتيادها وجعلها جزءًا من الحياة اليومية، وتبيّن القائمة التالية كيفية إعداد جدول يومي يتناسب مع المهام الواجب إتمامها:^[٢]

• إعداد القائمة: أول خطوة في إعداد الجدول اليومي هي كتابة جميع المهام والأنشطة الواجب إتمامها خلال اليوم على ورقة أو دفتر ملاحظات، ولا يهم في هذه الخطوة ترتيب الأفكار بل وضعها كما خطرت على البال، ولن تستغرق هذه الخطوة أكثر من 30 دقيقة، وعند صعوبة تذكر المهام جميعها في جلسة واحدة فلا بأس من كتابة بعضها وإضافة بعضها الآخر خلال النهار.
• تقسيم اليوم: يجب بدايةً معرفة الوقت الذي ينجز فيه الإنسان أفضل، فبعض الأشخاص يفضلون العمل وتأدية بعض المهام التي تحتاج إلى التركيز في الصباح، وآخرون يحصلون على الطاقة اللازمة لإتمام هذه المهام ليلًا، فمن المهم معرفة الوقت المناسب لإنجاز كل مهمة لاسغتلال اليوم على أكمل وجه، وهكذا يُقسم اليوم إلى ثلاث فترات؛ الصباح ومنتصف النهار والمساء، وعادةً ما يخصص الصباح للذهاب إلى العمل أو المدرسة أو الجامعة، ولكن قبل الذهاب إلى العمل يمكن إتمام بعض المهام الصغيرة كإطعام الحيوان الأليف أو إعداد الطعام للعائلة وما إلى ذلك، وفي منتصف النهار وبعد العودة من العمل أو المدرسة تكون مستويات الطاقة منخفضة عند الإنسان، فيفضل تأدية بالمهام الروتينية التي لا تحتاج إلى قدرة عقلية عالية أو طاقة بدنية كبيرة مثل الرد على الرسائل المهمة في البريد الإلكتروني أو تحديد المواعيد المهمة خلال الأسبوع أو المهام اليومية البسيطة، أما في فترة المساء فيكون الإنسان قد استعاد نشاطه نوعًا ما، ويمكن تأدية بالمهام المتبقية كالدراسة أو إتمام العمل أو تخصيص الوقت للعائلة وإعداد الطعام لليوم التالي.
• أن يكون الروتين محددًا: يمكن الحصول على دقة أكثر في تنظيم الجدول اليومي بكتابة أوقات الاستيقاظ والنوم ووقت الإفطار من خلال تحديد الوقت الذي تتطلبه كلّ مهمة منهم، وتعدّ هذه الطريقة مناسبة لبعض الأشخاص الذين يفضلون الالتزام بالأمور بدقة أعلى، ولكن بعض الأشخاص لا يناسبهم مثل هذا التحديد ويشعرهم بالتقيّد.
• مرونة الجدول اليومي: لا يمكن تنظيم الوقت والمهام بدقة كبيرة، فعادةً ما تأتي بعض المواعيد أو الأمور الطارئة التي تكسر روتين يومنا ونضطر لتأجيل بعض الأعمال والمهام؛ كموعد عند الطبيب أو زيارة للأهل والأصدقاء أو تأدية بعض الأعمال المتراكمة، لذلك يجب أن يكون الروتين اليومي مرنًا وفيه بعض الأوقات المخصصة للقاءات الاجتماعية والراحة وقضاء الوقت مع العائلة.
• اختبار الجدول اليومي: لا بدّ من اختبار فعالية الروتين اليومي الجديد، فيمكن تجربته على مدى 30 يومًا، وبعد ذلك يجب الانتباه إلى مدى فاعليته في تنظيم الوقت وإذا جمع الإنسان مهامه وواجباته واستغل وقته جيدًا، وفي حال حدوث خلل ما فلا بدّ من إجراء بعض التعديلات.

أهمية إنشاء روتين يومي

يعدّ إنشاء الروتين اليومي إيجابيًا واستثمارًا ذاتيًا يساعد في بذل قصارى جهد الإنسان في الأمور المهمة، ويوفر العديد من المزايا التي تطوّر الإنسان وتحسّن من نمط حياته وتخلق عنده حافزًا للاستمرار والعطاء، كما يساعد اتباع الروتين اليومي في تحديد الأولويات والحد من التأجيل وتتبع الأهداف ويقلل من الاعتماد على قوة الإرادة والدافع، فيقول أحد الكتّاب إن العادات اليومية هي مجموعة أفعال يؤديها الإنسان بصورة متكررة في حياته مع القليل من الجهد أو الفكر، فبهذه الطريقة تتكون العادات وتصبح جزءًا من روتين الحياة اليومي، ويجب عدم الخوف من تكوين وتجربة عادات جديدة أو الإقلاع عن بعض العادات السيئة، والمفتاح في ذلك هو إنشاء أنماط يومية منتظمة ومتسقة تؤدي إلى تحقيق الاستفادة القصوى.^[٣]

نصائح لتنظيم الوقت

يؤدي تنظيم الوقت إلى تحسين الذات وتطويرها وتحقيق الأهداف، وفيما يلي بعض النصائح لتنظيم الوقت واستغلاله أفضل ما يمكن:^[٤]

• التحقق من الوقت: يجب أن يتحقق الإنسان من الوقت الذي يقضيه وبماذا يقضيه؛ كالانتباه إلى قضاء ساعة كاملة على تصفح البريد الإلكترني أو مواقع التواصل الاجتماعي بدلًا من إتمام المشاريع المهمة.
• تعيين الحدّ الزمني: من المفيد تحديد وقت محدد لإنجاز مهمة ما ومحاولة إتمامها بهذه المدّة الزمنية المحددة؛ كتحديد ساعة أو ساعتين لإتمام مشروع ما.
• استخدام أدوات البرمجة: تساعد التكنولوجيا في إدارة الوقت، فتوجد العديد من التطبيقات والأدوات لإدارة الأعمال ومراقبة عملية سيرها.
• قائمة المهام: إدراج المهام اليومية في قائمة مكتوبة يوفر الوقت ويساعد على معرفة المهمة التالية الواجب إتمامها دون إهدار الوقت بالتفكير.
• الخطة المقبلة: يعدّ التخطيط للمستقبل مفيدًا في توفير الوقت وتنظيمه؛ كالتخطيط لأسبوع أو شهر، فعندما يعرف الإنسان ما يجب عليه فعله خلال الأسبوع المقبل سيكون أكثر تنظيمًا.
• البداية بالأهم: يجب البدء بالمهام الأصعب والتي تحتاج لجهد وتركيز أعلى في الصباح عندما تكون طاقة الإنسان في أعلى مستوياتها، كما أن إنجاز العديد من المهام الصعبة والمهمة يجعل الإنسان يشعر بالسرور والإنجاز خلال النهار.
• الاستعانة بمصادر خارجية: يمكن الاستعانة ببعض الأشخاص الذين يمكن أن يؤدوا بعض المهام البسيطة في العمل مثلًا، والتفات الإنسان لمهامه الأهم التي لا يمكن لأحد سواه إنجازها.
• التركيز على مهمة واحدة: عند البدء بمهمة ما يجب إتمامها على أكمل وجه حتى النهاية، ومن غير المفيد تنفيذ نصف العمل وتركه والبدء بعمل آخر، فهذه العملية تفقد التركيز وتشتت الانتباه.
• إجراء بعض التغييرات في الجدول اليومي: يمكن الانتباه إلى نقاط الضعف في الجدول اليومي وتعديله لضمان الاستفادة القصوى من الوقت، فتعديل وتحسين الجدول اليومي يجعل الإنسان يتمتع بالقدرة والطاقة على فعل المزيد.
• تجنب التّفكير بالكمال: من المهم تجنب السعي للوصول إلى الكمال والإفراط في العمل وتنظيم الوقت أكثر من اللازم، فيجب على الإنسان أن يعطي وقتًا لنفسه ولأسرته لقضاء بعض الوقت للراحة أو ممارسة بعض الأنشطة الممتعة ليبقى الحافز مرافقًا له وقادرًا على تأدية مهامه وأعماله.

المراجع

1. ↑ "Time management", britannica, Retrieved 1-2-2020. Edited.
2. ↑ "5 Steps to Create a Personalized Daily Routine", thespruce, Retrieved 1-2-2020. Edited.
3. ↑ "The Ultimate Guide to Becoming Your Best Self: Build your Daily Routine by Optimizing Your Mind, Body and Spirit", open.buffer, Retrieved 1-2-2020. Edited.
4. ↑ "10 TIPS FOR MANAGING TIME EFFECTIVELY", projectsmart, Retrieved 1-2-2020. Edited.