هل تزداد إنتاجية الموظفين عند مراقبتهم؟

• ذات صلة
• كيف تجعل موظفيك سعداء وأكثر انتاجية؟
• ما هي مصفوفة إدارة الوقت؟ وكيف تجعلك أكثر إنتاجية؟

إنتاجية الموظفين

كصاحب عمل لا بُد أنك تسعى إلى أن تمتلك فريق عمل قوي تُنافس به في سوق العمل؛ وذلك لأن جزءًا كبيرًا من نجاحك في عملك يعتمد على كفاءة ومهارة موظفيك على العمل والإنتاج، فما هي الإجراءات التي يجب عليك اتباعها لزيادة كفاءة وإنتاجية موظفيك؟ وما هي الأدوات التي تكشف لديك مستوى إنتاجيتهم وفاعليتهم؟ بداية لا بد لك من أن تفهم المقصود بالإنتاجية، يُعرف مصطلح إنتاجية الموظف بأنه مقياس يُحسب بناءً على مقدار المخرجات في مشروع ما مقابل مقدار الوقت الذي يستغرقه، ويمكن قياسه من خلال مقارنة إنتاجية موظفين مقابل معيار أو قاعدة إنتاجية لمجموعة أخرى من الموظفين يؤدون عملًا مماثلًا، وتُظهر هذه العملية مدى كفاءة الموظفين في تنفيذ مهمة أو مشروع ما، كما يمكن استخدام هذا المقياس لتحديد ما إذا كان المشروع يحتاج إلى عمال أكثر أو أقل، وتُعد عملية قياس مستوى إنتاجية الموظفين طريقة لقياس مستوى الكفاءة في الشركة، فإذا كانت الإنتاجية منخفضة فقد يؤدي هذا إلى فك ارتباط العمال أو مشاكل في التعاون أو السرقة السيبرانية والتي يُقصد بها إضاعة الوقت عبر الإنترنت أو إتصالات البريد الإلكتروني غير الفعّالة، على سبيل المثال قد يستغرق معالجة بريد إلكتروني وارد وقتًا طويلًا قبل بدء يوم العمل، وهذا يمكن أن يقلل كثيرًا من ساعات العمل الأكثر إنتاجية وقيمة للموظفين، إضافةً إلى ذلك يمكن أن يساعد قياس إنتاجية الموظفين كثيرًا في فهم عائد الاستثمار، على سبيل المثال عندما تلاحظ شركة ما تناقصًا في مستوى الكفاءة في العمل تستثمر التكنولوجيا للمساعدة في تحسين الكفاءة مثل؛ برنامج الفوترة الجديد لمديري المشاريع، أو التدريب على تطبيق إدارة بريد إلكتروني جديد للعاملين، ويُعد قياس الإنتاجية جزءًا لا يتجزأ من فهم ما إذا كان هذا الاستثمار مناسبًا للنمو التجاري في المستقبل أم لا.^[١]

هل تزداد إنتاجية الموظفين عند مراقبتهم؟

تكاد لا تخلو أي شركة في يومنا هذا من نظام المراقبة والمتابعة لمهام الموظفين؛ وذلك لضمان سير العمل والسيطرة الجيدة على كافة الأقسام، إذ في بعض الشركات تستخدم كاميرات عالية الدقة وبرامج تتبع الوقت والمعدات الذكية التي يمكنها مراقبة الموظفين طوال اليوم، والسؤال الآن ما العلاقة بين مستوى إنتاجية الموظفين ومراقبتهم؟ يمكن القول بأن المراقبة سلاح ذو حدين، إذ قد تقلل من إنتاجية الموظفين في شركتك إذا كانت صارمة بحيث تضيق عليهم الخناق، ولكن هذا لا يعني أن وجود رقابة معتدلة قد يقلل من الإنتاجية، وفيما يلي سنوضح الآثار المترتبة على اتباع نظام مراقبة لموظفيك في الشركة، ونرى علاقة ذلك بآدائهم وإنتاجيتهم في العمل:^[٢]

• اختزال الموظفين: تسعى بعض طرق تتبع ومراقبة الموظفين إلى جعل الموظفين مجرد أرقام في الشركة بدلًا من رؤية الشخصيات الفردية لكلّ منهم وكيفية تشكيلها وتطويرها في بيئة العمل، إذ يمكنك رؤية موظفيك من خلال مساهماتهم وإنجازاتهم في العمل، كما يُعد اختزال الموظفين وجعلهم مجرد أرقام أمرًا مزعجًا لأي موظف؛ لأن البشر يستحقون أكثر بكثير من إنتاجيتهم الأساسية، كما أن خصم هذه المساهمات الذاتية سيجعل الموظفين يشعرون بأنهم أقل من قيمتهم الحقيقية، وهذا بدوره يؤدي إلى انخفاض مستويات آدائهم، وبالتالي انخفاض إنتاجيتهم.
• زيادة الضغط والتوتر لدى الموظفين: وذلك يحدث نتيجة خضوع الموظفين للمراقبة، إذ يشعرون بأنهم إذا انخفض مستوى آدائهم عن المتوسط فهم على أعتاب إنهاء الخدمة، فالخوف من الطرد شائع بصورة غير مريحة، ويمكن أن يمنع العمال من بذل قصارى جهدهم في العمل، إضافةً إلى ذلك يجعلهم هذا الأمر يسارعون في البحث عن عمل في مكان آخر، مما قد يؤدي إلى ارتفاع معدل دوران الموظفين عبر شركتك، ويبدأ تركيز الموظفين فقط على أعداد إنجازاتهم وليس على العناصر الذاتية في عملهم مثل؛ المهارات الشخصية والمساهمات القائمة على الفريق، مما ينتج عنه عواقب خطيرة على الشركة.
• فرض عادات عمل روتينية: نتيجة للمراقبة والالتزام بالوقت يضطر موظفيك لاتباع أنماط مماثلة في العمل، على سبيل المثال قد تجد بأن عملية تشغيل موظفيك في ساعات الصباح الباكر تزيد من إنتاجيتهم، في حين أن هنالك مجموعة أخرى قد لا يتوافق معهم هذا النمط؛ وذلك لأنه لا توجد طريقة واحدة صحيحة للعمل، فإذا حاولت التنسيق بين جميع موظفيك من خلال تحويلهم إلى وضع واحد للآداء، فمن المحتمل أن تنفر أغلبية موظفيك.
• المعنويات والدوران: إذ يمكن لنظام المراقبة أن يقلل من الروح المعنوية للموظفين، مما يجعلهم يشعرون بأنهم ذو قيمة منخفضة وبالتالي ينعكس ذلك على إنتاجيتهم ويؤدي إلى إنخفاضها، وإذا أصبحت المعنويات سيئة فقد تواجه معدل دوران أعلى، وهو أكثر تكلفة مما قد تعتقد؛ وذلك لأن كلفة فقدانك لموظف واحد تُعد أقل بكثير من تكاليف التدريب والإعداد لموظفين جدد.
• التقليل من الخصوصية: إذ يُسبب شعور الموظف بالرقابة المستمرة بالقلق تجاه معلوماتهم الشخصية المتوفرة على أجهزتهم، لذا عليك أن تمنح موظفيك إشعارًا مسبقًا بخطتك، بالإضافة إلى كيفية حماية بياناتهم الشخصية، وأخبرهم بأن معلوماتهم الشخصية لا تُجمع، إذ إن معرفة بعض الأمور الشخصية مثل رقم الهاتف والمعلومات المصرفية وكلمات المرور لا تُعد أمورًا مفيدة لزيادة الإنتاجية.^[٣]

من جهة أخرى توجد فوائد تقدمها أنظمة المراقبة فيما يتعلق بموضوع الإنتاجية، ومنها ما يأتي:^[٤]

• تساعدك على تتبع معدلات الإنتاجية لدى موظفيك بمساعدة برنامج مراقبة جيدة الموظفين، والتي تُمكّنك من الحصول على تقارير يومية وأسبوعية تحدد ما يلي:
  • ساعات عمل موظفيك.
  • التطبيقات التي استخدموها.
  • المواقع التي زاروها.
  • المهام التي عملوا عليها.
• تسمح لك هذه الإحصاءات بتحديد نقاط الضعف في الإنتاجية والعمل على تحسينها، بالإضافة إلى ذلك يحصل الموظفون على إمكانية الوصول إلى إحصاءات الإنتاجية الخاصة بهم لمساعدتهم على تصحيح أيّ سلوك يهدر الوقت بسرعة.
• تساعد أنظمة المراقبة في خفض التكاليف وتحديد الأسباب التي تؤدي إلى مضيعة الوقت، وهذا كله يؤدي إلى زيادة الإنتاجية في جميع مجالات العمل في شركتك.

طرق زيادة إنتاجية الموظفين

لزيادة إنتاجية موظفيك في بيئة العمل في شركتك إليك بعض النصائح التي قد تساعدك على ذلك:^[٥]

• حسّن ظروف العمل في شركتك: تشير الدراسات إلى أن درجة حرارة العمل المريحة تتراوح بين 68-70 درجة فهرنهايت (20-21 درجة مئوية)، إذ تُعد البيئة شديدة الحرارة أو الباردة جدًا مكانًا غير مناسب للعمل كونه يؤدي إلى تقليل مستوى انتباه وتركيز الموظفين، ويؤدي إلى إضاعة الوقت في التجول للحصول على معاطفهم أو مروحة كهربائية، لذا عليك التأكد من أن أنظمة التدفئة وتكييف الهواء تعمل جيدًا عندما يحل الموسم المناسب.
• قدم لهم الدعم وحدد لهم أهداف الشركة الواقعية: من المشاكل الشائعة للمدراء عدم وجود شعور واضح وقوي بما إذا كان موظفوهم ذوي آداء عالٍ أم لا، لذا عليك البحث عن حوافز لموظفيك ومساعدتهم في تقديم أهداف قابلة للتحقيق، وتقديم التوجيه السليم للمشرفين والموظفين للمساعدة على توضيح التوقعات حول الإنتاجية، مما يساعد في زيادة إنتاجيتهم بسبب توفر التركيز الواضح والأهداف الواضحة.
• احرص على التعزيز الإيجابي لموظفيك: ويشمل كلًّا من التشجيع والتحفيز ومنح المكافآت للموظفين، كما يمكنك أن تُثني على موظفيك وتخبرهم بأنهم يؤدون عملًا جيدًا، وتقدم الانتقادات البناءة والهادفة لهم، والأهم من ذلك تقديم حوافز شخصية لآداء العمل جيدًا مثل الحصول على عطلة مجانية.
• تأكد من أن موظفيك سعداء: إذ أشارت بعض الشركات التي يعمل بها موظفون في ظروف شديدة الإجهاد بأن مستوى إنتاجيتهم قليل ولديهم مستويات أعلى من الاستقالة والغياب، لذا من المهم أن يتمتع الموظف بقدر من السعادة ليتمكن من الإنتاج وإتمام المهام على أعلى مستوى.
• وفر لهم الأدوات والمعدات الصحيحة: إذ إن تزويد الموظفين بالأدوات والمعدات المناسبة يساعدهم على آداء واجباتهم بكفاءة وفي الوقت المحدد، بالإضافة إلى توفير أحدث البرامج والمعدات عالية الجودة التي توفر الوقت والجهد في العمل؛ مثل طابعة متعددة الوظائف والتي يمكن أن تعمل كطابعة وماسحة ضوئية وناسخة وآلة فاكس.
• قلل من المشتتات حول الموظفين: على سبيل المثال تُعد وسائل التواصل الاجتماعي من الأمور التي تؤثر كثيرًا على إنتاجية الموظفين، ولكن هذا لا يعني عدم استخدام الهاتف كليًا، بل حاول إيجاد وسيلة للحفاظ على تركيز الموظفين وانخراطهم في العمل مع السماح لهم بالتنفس، ويمكن تحقيق ذلك من خلال تشجيع الموظفين على إيقاف تشغيل هواتفهم المحمولة والسماح لهم بالتحقق من هواتفهم خلال فترات الراحة، إذ يؤدي هذا التصرف إلى استغلال الوقت في العمل ورفع إنتاجيتهم.

قَد يُهِمُّكَ

تُعد عملية تحفيز الموظفين أمرًا مهمًا لنجاح عملك وتحقيق الأهداف الموضوعة، بالإضافة إلى الفوائد التي تعكسها على آداء الموظفين وكفاءتهم، وفيما يلي بعض الفوائد المترتبة على تحفيز موظفيك في العمل:^[٦]

• يؤدي تحفيز الموظفين إلى زيادة الإنتاجية وبالتالي السماح للمؤسسة بتحقيق مستويات أعلى من الإنتاج.
• زيادة التزام الموظف وبذله لقصارى جهده لإنجاز المهام المسندة إليهم.
• تحسين رضا الموظفين مما يؤدي إلى نمو وتطور الشركة.
• تحسين كفاءة الموظف وتنمية قدراته ومهاراته، بالإضافة إلى تحقيق التوازن الجيد بين القدرة على آداء المهمة المعطاة والرغبة في آداء المهمة، وهذا يؤدي بدوره إلى زيادة الإنتاجية وتحسين الكفاءة.
• تطوير الدوافع الداخلية للموظف وتشجيعه على الوصول إلى أهدافه الشخصية، مما يؤدي إلى التنمية الذاتية للفرد وزيادة إدراكه للعلاقة بين الجهد المبذول في العمل والنتائج، وهذا بدوره يؤدي إلى تحفيزه على الاستمرار في الإنجاز على أعلى مستوى.

المراجع

1. ↑ "Employee productivity", zistemo, Retrieved 14-7-2020. Edited.
2. ↑ Larry Alton (12-9-2017), "Is Constant Corporate Monitoring Killing Morale?"، nbcnews, Retrieved 14-7-2020. Edited.
3. ↑ "Disadvantages of Productivity Tracking", activtrak, Retrieved 14-7-2020. Edited.
4. ↑ Liam McIvor Martin, "Pros and Cons of Employee Monitoring: Does It Increase Productivity?"، timedoctor, Retrieved 14-7-2020. Edited.
5. ↑ "8 Ways to Increase Productivity in the Workplace", businesstown, Retrieved 14-7-2020. Edited.
6. ↑ Heryati R, "Why Employee Motivation Is Important (& How to Improve It)"، inside, Retrieved 14-7-2020. Edited.