تفويض المهام بكفاءة للآخرين في العمل

• ذات صلة
• هل أنت عاطل عن العمل؟ إليك هذه النصائح
• علامات تدعوك لرفض العرض الوظيفي

تفويض المهام

يمكن تعريف التفويض Delegation بأنه إحدى المهارات الإدارية التي تمكّنك من إسناد بعض المهام الموكل بها إلى زميل آخر في العمل، مما يساعدك على توفير بعض الوقت للمهام الأكثر أهمية، وإنجاز العمل في الموعد النهائي، إضافة إلى تطوير المفوض إليه، كما يساعد التفويض على اكتساب الخبرة لتحمل مسؤوليات أعلى؛ نظرًا لكونه أمرًا حيويًا للقيادة الفعالة، إلا أن التفويض الضعيف يسبب الإحباط والفشل، لذلك عليك تعلم بعض المبادئ والعمليات العامة المنطبقة على الفرد والجماعة؛ لتفويض المهام بكفاءة للآخرين في العمل.^[١]

تفويض المهام بكفاءة للآخرين في العمل

إن القدرة على تفويض المسؤوليات من المهارات المهمة لتحقيق أقصى استفادة من فعاليتك الشخصية، إذ يساعدك تفويض المهام على تحقيق التوازن بين العمل والمسؤوليات المفوضة إليك^[٢]، لذلك إليك بعض النصائح التي ستساعدك على تفويض المهام بكفاءة للآخرين في العمل:^[٣]

• اختر الشخص المناسب للوظيفة: يفضل أن تتوقف عن انتظار زملاء العمل للتطوع في مساعدتك في إنجاز المهام، إضافة إلى أخذ زمام المبادرة وسؤالهم عن مدى إمكانية تقديمهم للمساعدة، واختيارك للشخص المناسب يعتمد على مدى معرفتك بنقاط القوة والضعف لدى الموظفين، إذ عليك تجنب تفويض مهام مهمة تتطلب الكثير من التعاون لإكمالها إلى شخص يفضل العمل بمفرده، كما يمكنك عرض المهام على مجموعة من الأشخاص والسماح لهم باختيار المهام التي يرغبون بإتمامها؛ لعكس روح التعاون وبناء الثقة وإلهام التفاعل بين الفريق.
• وضح سبب تفويضك: إذ يقول Alex Cavoulacos مؤسس The Muse: "عندما تختار أشخاصًا لتفويضهم، أخبرهم عن سبب اختيارك لهم تحديدًا وكيف تأمل أن يساعدهم ذلك على النمو، كما عليك مساعدتهم على رؤية كل مهمة مفوضة كفرصة لتحمل المزيد من المسؤوليات أو تنمية مهارات جديدة".
• قدم بعض التعليمات حول المهمة: إذ يجب على المفوض أن يوفر معلومات أساسية حول المسؤوليات المفوضة، كما يقترح مؤلف كتاب العادات السبع Stephen Covey أن تفوض النتائج بدلاً من الأساليب للأشخاص ذوي الفعالية العالية، فقد أوضح ذلك بقوله: "أريدك أن تحصل على البيع بدلاً من متابعة العملاء المحتملين"، لذلك عليك إخبار الموظفين بأهدافك التي تأمل في تحقيقها دون التشكيك في قدراتهم، إضافة إلى منحهم الثقة وتركهم يعالجون المهمة بطريقتهم الخاصة دون البحث عن الكمال في الإنجاز.
• الموارد والتدريب: إذ عليك التأكد من توافر الأدوات والخبرة اللازمة لدى الشخص المفوض لإنجاز المهمة بنجاح، إذ أوضح Cavoulacos ذلك قائلًا: "إن القاعدة التدريبية الجيدة فعالة للغاية لإنجاز المهمة"، فمثلًا عليك التأكد من وجود خطة للتعرف على الأداة المطلوبة لإنجاز المهمة؛ لتوضيح كيفية استخدامها من قبل المفوض لإكمال المهمة بنجاح.
• تفويض السلطة مع المسؤولية: قد يؤدي تفويض المسؤولية دون تزويدها بالسلطة إلى توقف العمل؛ نتيجة عدم القدرة على اتخاذ القرارات، مما يؤدي إلى طلب المساعدة لإنجاز المهمة إضافة إلى استغراقها وقتًا أكثر من اللازم، إذ أوضح Martin Zwilling مؤسس ورئيس شركة Startup Professionals ذلك بقوله: "المدراء الذين يفشلون في تفويض المسؤولية يجدون أنفسهم ييبلغون مرؤوسيهم ويؤدون بعض الأعمال، بدلاً من العكس"، لذلك عليك تعزيز بيئة وثقافة عملية اتخاذ القرارات؛ لإنجاز العمل دون هدر الوقت وزيادة الضغط.
• شكر المفوّض: إذ عليك إظهار التقدير عندما يكمل المفوض المهمة، إذ أوضح Zwilling ذلك قائلًا: "هذه أبسط خطوة ولكنها واحدة من أصعب الخطوات التي يتعلمها الكثير من الناس، إذ سيوفر ذلك الارتياح الحقيقي للعمل المنجز، ويصبح الأساس للتوجيه ومراجعات الأداء".

متى يجب عليك تفويض المهام للآخرين؟

يجهل البعض تحديد المهام والوقت المناسب لتفويض المهام للآخرين، فلا بد من إجرائك بعض المهام بنفسك، إلا أن البعض الآخر يمكن تفويضه للآخرين، إذ توصي الخبيرة الاستراتيجية المهنية Jenny Blake بإجراء مراجعة للمهام قبل تفويضها؛ لمعرفة مدى إمكانية تفويض المهام، لذلك إليك قائمة بالمهام التي يمكنك تفويضها للآخرين دون إثارة قلقك:^[٣]

• المهام الصغيرة: يمكن تعريف المهام الصغيرة بأنها مهام تتراكم مع مرور الوقت على الرغم من استغراقها القليل من الوقت لإنجازها، مثل: جدولة الاجتماعات، وحجز رحلات العمل، وحذف رسائل البريد الإلكتروني العشوائية والتسويقية الواردة، إذ يمكنك تفويض مثل هذه المهام للآخرين دون الحاجة لقيامك بها تحديدًا؛ نظرًا لبساطتها وسهولة قيام أي موظف بها.
• المهام المملة: يمكن تعريف المهام المملة بأنها مهام تتطلب القليل من المهارة، مثل: نسخ ولصق معلومات العملاء المحتملين من أداة أتمتة التسويق الخاصة بك إلى CRM، إذ يمكنك تفويض هذه المهام بسهولة؛ نظرًا لعدم وجود أي مشقة أثناء أدائها.
• المهام الطويلة: دائمًا ما توجد فرصة لتقسيم المهام التي تستغرق وقتًا طويلًا، إذ يمكنك تقسيم المهمة الطويلة إلى مجموعة مهام صغيرة وتفويض كل منها إلى شخص معين، مما يساعد على إنجاز المهام بوقت أقصر وكفاءة أكبر، إضافة إلى عدم الشعور بالإرهاق بعد إنجازها.
• مهام سهلة التعلم والتعليم: إذا كانت المهمة لا تتطلب خبرتك تحديدًا لإنجازها، فقد يشير هذا لإمكانية تعليمها بالكامل لأي شخص بسهولة، لذلك تعد هذه المهام جديرة بالتفويض دون التفكير في إمكانية حدوث نتائج سيئة.
• المهام خارج نطاق خبرتك: عليك توفير وقت محاولة إنجاز مهمة خارج قدراتك، وتفويضها لشخص أكثر استعدادًا لإنجازها، فمثلًا قد تستغرق أضعاف محاولات المصمم المحترف لإنشاء رسومات معينة.
• ضيق الوقت: إذ يجب تفويض بعض مهام المشاريع الحساسة؛ لإنجازها في الموعد النهائي.

مَعْلومَة

يواجه البعض مشاكل في التفويض تشعرهم بصعوبة العملية التفويضية، أهمها:^[٤]

• التفويض لا يمنع المساءلة: تعد المساءلة السبب الأكثر شيوعًا لتجنب تفويض المهام، فعلى الرغم من أنك ستشارك النجاح مع الشخص المكلف بها، إلا أنه سيتعين عليك تحمل اللوم ومشاركته الفشل في حال عدم النجاح، إذ لا يخاطر البعض لتحقيق المكافآت لوجود احتمال الفشل في عملية التفويض.
• فقدان السيطرة: يصعب على البعض الوثوق بكفاءة العمل المنجز من قبل المفوض، إذ يخشون فقدان السيطرة على المخرجات دون المستوى المطلوب، وعدم إمكانية تعديلها، لذلك يفضلون إنجاز العمل بمفردهم.
• مشكلة الوقت والتوجيه: إذ عليك تزويد المفوض بالأهداف الرئيسية والتفاصيل المهمة لإنجاز المهمة، كما عليك قضاء بعض الوقت لإرشاد الشخص إلى كيفية إنجاز المهمة كما هو المطلوب.

المراجع

1. ↑ "Delegating", corporatefinanceinstitute, Retrieved 2020-8-4. Edited.
2. ↑ "How to Delegate", wikihow,2019-5-6، Retrieved 2020-7-31. Edited.
3. ^ ^{أ ب} Genevieve Conti, "How to Delegate Tasks Effectively (and Why It’s Important)"، meistertask, Retrieved 2020-7-31. Edited.
4. ↑ Lionel Valdellon (2016-3-30), "Why Is Delegating Work So Difficult?"، wrike, Retrieved 2020-7-31. Edited.