مفهوم التخطيط الاداري

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٨:٠٢ ، ١١ يناير ٢٠٢١
مفهوم التخطيط الاداري

مفهوم التخطيط الإداري

يُعرّف التخطيط الإداري بأنه الوظيفة الأساسية لتنظيم أمور الشركة أو المؤسسة لضمان استخدام الموارد البشرية والاقتصادية بالشكل الأنسب خلال العمليات التجارية المختلفة لضمان لتحقيق الأهداف المطلوبة، ويُطبّق هذا المفهوم عن طريق وضع الخطط لتحديد سير عمل الشركة، والأحداث المتوقع حدوثها مستقبلًا ولو بشكل بسيط، ولا يقتصر الأمر على توقع الأضرار فحسب، وإنما توقع التأثيرات بشكل عام على الأعمال التجارية، كما أنه يوحّد جهود جميع العاملين في الشركة ويوجههم نحو الهدف الأساسي للتركيز عليه، ويساعد التخطيط الإداري الشركات أيضًا على اتخاذ القرارات السليمة والحاسمة والمنهجية من خلاله ومقارنة المخططات وحيثيات التنفيذ بالنتائج النهائية. وللتعرف أكثر على مفهوم التخطيط الإداري سنوضّح لك في هذا المقال أبرز الأمور المتعلقة به من خلال الفقرات التالية.[١]


ما أهداف التخطيط الإداري؟

تحدد إجراءات التخطيط الإداري الطرق الأنسب في المؤسسة أو المنظمة لتحقيق الأهداف والغايات المطلوبة بعناية، لكن هناك أهداف متداولة للتخطيط الإداري تُستخدم في نطاق العمل بشكل عام سنعرفها لك من خلال الآتي:[٢]

  • تحديد الاتجاه المطلوب للمنظمة: يتحدد الاتجاه نحو تحقيق الأهداف المطلوبة من خلال تنسيقها وتأكيدها بكلمات مبسطة وواضحة تُلقى على جميع الموظفين بالشركة، وبذلك تُرَكّز جهود الجميع نحو هذه الأهداف عن طريق التخطيط المنظم بينهم.
  • التقليل من الخوف: يساعد التخطيط على تخفيف أعباء الخوف من الفشل في المستقبل، وذلك عن طريق التهيئ للمتغيرات التي قد تطرأ أثناء تحقيق الأهداف، ولهذا توضع العديد من الخطط الاحتياطية بأفضل الطرق في حال حدوث أي أمر طارئ.
  • التخفيف من الأنشطة المهدرة للمال: يؤدي الهدر المالي إلى حدوث أضرار جسيمة بالمؤسسة، لذلك يسعى التخطيط إلى وضع خطط قوية تزيد الكفاءة وتقلل من التكاليف بأفضل طريقة ممكنة من دون التعرض للخسارة، كما أنها تبين الفترات الزمنية المحتاجة لدفعات مالية، مما يعطي المدراء في المؤسسة الوقت المناسب لتدبير هذه المبالغ.
  • تعزيز الأفكار المبتكرة: يتجه التخطيط نحو اختيار أنسب الأفكار وأفضلها من ضمن العديد من الأفكار المتاحة والمطروحة ومن ثم تقديمها إلى المدراء في المنظمة، وأثناء اكتشاف هذه الأفكار واختيارها تظهر أيضًا العديد من الأفكار الجديدة والمبتكرة التي يجب الاهتمام بها بدقة لتحديد أفضلها وأنسبها.
  • تسهيل اتخاذ القرارات: يساعد التخطيط على تحديد الهدف المطلوب وتحصيل أفضل الطرق للوصول إليه وتهيئة الوقت المناسب لتنفيذ كل خطوة ويضع المعايير المُثلى لتقييم مسارات العمل واتجاهاته.
  • وضع معايير التحكم: يفعّل التخطيط التحكم بالإدارة من خلال وضع المعايير المطلوبة لتحقيق الأهداف على جميع العاملين بالمنظمة وبالتالي تحديد الوقت وكيفية التطبيق وما الناتج المراد الوصول له، وراقبة الخطوات طوال الوقت ومقارنة العمل المنجز مع العمل المطلوب واكتشاف الأخطاء أثناء العملية واتخاذ الجزاء المناسب على من يتحمل المسؤولية.


أنواع التخطيط الإداري

تتبنى جميع المؤسسات مفهوم التخطيط الإداري لتحقيق مساعيها بأفضل الطرق وبوقت وتكاليف أقل، لذلك صُنّفت استراتيجيات التخطيط الإداري كبنية أساسية في الشركات والمنظمات والمؤسسات، وعلى هذا الأساس وُجدت عدة أنواع للتخطيط الغداري للقيام بأعمال معينة، وسنعرّف لك هذه الأنواع كما يلي:[٣]

  • التخطيط التشغيلي: يُستخدم هذا التخطيط لإدارة أعمال الشركة اليومية، وتتضمن هذه الخطط استراتيجيات خاصة للتعامل مع المشكلات، وقواعد البيانات وإجراءات محددة لتنفيذ العمليات بتأٍن من أجل تحقيق الأهداف المطلوبة، ومثال على ذلك الحملات التسويقية للشركات.
  • التخطيط الاستراتيجي: يسعى هذا النوع للإلمام بمستوى العمل بأكمله بمستوى عاٍل وقوي، وذلك لتمكين المنظمة باتخاذ قرارات على المدى الطويل، والجدير بالذكر أن العناصر المهمة للخطة الاستراتيجية ترتبط بالرؤية الشاملة والدقيقة والقيم المطلوبة والرسالة الناتجة عن هذا التخطيط.
  • التخطيط التكتيكي: يستخدم هذا التخطيط للتركيز حول ما سيحدث مستقبلًا، فهو يدعم التخطيط الاستراتيجي، ويتضمن بعض الأساليب المهمة التي تستخدمها المنظمة لاحقًا لتنفيذ ما هو محدد في الخطط الاستراتيجية عن طريق تقسيمها إلى أجزاء تُنفّذ كلًا منها على حدا خلال وقت معين، والتخطيط التكتيكي يختلف عن التخطيط التشغيلي، فهو يتضمن أسئلة محددة حول الإمكانيات المحققة للهدف الاستراتيجي، بينما التخطيط التشغيلي يحدد كيف يمكن للمنظمة تنفيذ أهدافها بشكل عام.
  • خطط الطوارئ: يُستخدم هذا النوع لمواجهة التغييرات الطارئة التي تحدث فجأة أثناء تنفيذ خطة العمل، وهذا أمر طبيعي لأن مجال الأعمال يعاني من حدوث العديد من التقلبات المؤثرة على أهداف المنظمة، وهنا تكمن أهمية قيام المنظمة بإعداد خطة للطوارئ.


تعرف على خطوات التخطيط الإداري

هناك مجموعة من خطوات التخطيط الإداري التي يُمكنك اتباعها من أجل تحقيق الأهداف المرجوة بأفضل الطرق والأساليب الممكنة، وفيما يلي سنوضح لك أهم هذه الخطوات كما يلي:[٤]

  • تحديد الأهداف: تعد هذه الخطوة من أهم خطوات التخطيط الإداري؛ وذلك لأنها تحدد الهدف الأساسي الذي تسعى الشركات لتحقيقه، وتحدث هذه الخطوة عن طريق القيام أولًا بتجميع البيانات ذات الصلة ومن ثم صياغة الرسالة الموجهة للموظفين حول كيفية العمل، وتوسيع النطاق بالشكل المناسب لتوجيه المنظمة، وهذا يتطلب أن تكون الأهداف واضحة ومحددة طِبقًا لما سوف يُصاغ.
  • تطوير أماكن العمل: يسعى التخطيط إلى وضع بعض المخططات حول الافتراضات المستقبلية للعمل، لأن التغيير وارد مع تغير الظروف المحيطة بالشركة، وهذا بدوره يتطلب وجود التنبؤات حول العمليات المنفذة، كما تشمل هذه التغييرات أيضًا الظروف الخارجية الديناميكية والمتمثلة بالقوانين واللوائح والتكنولوجيا المتطورة المتاحة والإجراءات المختلفة من قِبَل المنافسين، والظروف الداخلية مثل ميزانية الشركة ونتائج تدريب الموظفين وتطوير بيئة العمل الخاصة بالشركة، وتسمى جميع هذه الافتراضات تطوير أماكن العمل، ومن المهم جدًا تحديدها في عملية التخطيط لأن المدراء يحتاجون إلى السيطرة على جميع التفاصيل والعمليات أثناء عملية التنفيذ، وأي تغيير قد يطرأ في بيئة العمل سيغير الخطة كاملة.
  • تقييم البدائل: يوجد العديد من الأفكار المطروحة لتحقيق الأهداف لكنها تختلف عن بعضها البعض، وهذه المرحلة من التخطيط تحدد الخطة الأنسب لاتباعها وتقييم بقية الخطط حول مدى صعوبة تنفيذ كلٍ منها واحتمالية نجاحها، وهي من خطوات التخطيط المفيدة لأنها تسعى لتحقيق الأهداف من مصادر مختلفة وتعطي وجهات نظر مختلفة وتقدم العديد من الحلول.
  • تحديد الموارد: تسعى هذه الخطوة لتحديد الميزانية أو كمية الموارد المستخدمة لتنفيذ الخطة، كما تُفحص الموارد في المؤسسة بمعايير دقيقة وتحدد إذا كانت جميع المواد المطلوبة متوفرة أم لا، وتُحدّد أيضًا إمكانية استخدامها، وفي كثير من الأحيان تشمل هذه الموارد أشخاصًا ذو خبرة ومهارات عالية ويقصد بهم الموارد البشرية.
  • تخطيط وتنفيذ المهام: توضح هذه الخطوة الخطة المحددة والمناسبة لوضع الشركة وكيفية الوصول إلى الهدف المنشود، وتحدد المهام المُناطة لكل موظف في الشركة تبعًا للمستوى التنظيمي التابع له.
  • تحديد طرق التتبع والتقييم: يُراقب المدراء تقدّم الخطة المتفق عليها في هذه المرحلة ويحددون المهام الأكثر أهمية، والمهام المعرضة لمواجهة بعض المشاكل وأيها سيؤخر من التنفيذ أو الوصول للهدف، وبالتالي فإن هذه الخطوة تسعى لتحديد الأداء المطلوب تحقيقه وترتيب البيانات لمتابعة التقدم في سير الخطة، مراقبة العمليات أثناء التنفيذ للوصول إلى المطلوب.


قد يُهِمُّكَ: تاريخ مفهوم التخطيط الإداري

يعد مفهوم التخطيط الإداري من المفاهيم العالمية خاصةً في نطاق الشركات والأعمال المختلفة، والتي أحدثت العديد من التغييرات المساعدة في هذا المجال وتطورت مع تغير الزمن والظروف، وفي بداية ظهورها لم تكن مهمة فقط لتحقيق النتائج، وإنما لربط المنظمة بأكملها نحو تحقيق الأهداف المشتركة بينها ولتنظيم العمليات المعقدة والمتعددة للصناعات الكبيرة بشكل متزايد، وأول من أطلق مفهوم التخطيط الإداري كان هنري فايول الذي طوّر مفاهيم الإدارة للتخطيط والتنظيم والتنسيق والقيادة والرقابة من خلال نظرية فايول في عام 1949، والتي كانت تعد مقدمة لمبادئ الإدارة الأساسية الأربعة في الوقت الحاضر والمتمثلة بالتخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة.[٥]

المراجع

  1. "Planning in Management", businessmanagementideas, Retrieved 2/1/2021. Edited.
  2. "What is the Importance of Planning in Management?", yourarticlelibrary, Retrieved 25/12/2020. Edited.
  3. "Business Management: 4 Types of Planning", alvernia, Retrieved 25/12/2020. Edited.
  4. "The Planning Cycle", lumenlearning, Retrieved 25/12/2020. Edited.
  5. "THE HISTORY OF MANAGEMENT", pressbooks, Retrieved 25/12/2020. Edited.