كيف تكتب خطاب رسمي

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٢٠ ، ١٦ سبتمبر ٢٠١٨
كيف تكتب خطاب رسمي

هبه عدنان الجندي

تختلف الخطابات الرسمية عن غيرها من المراسلات التي نتبادلها بين الأصدقاء وأفراد العائلة، فحين تخاطب جهة رسمية ما كدائرة حكومية أو مؤسسة تجارية عليك الحرص على استخدام الصيغة السليمة والشكل الصحيح لتخرج بخطاب لائق، وسندلك في هذا المقال على الخطوات السليمة لكتابة خطاب رسمي.


كتابة خطاب رسمي

  • قبل كتابة الخطاب الرسمي بشكله النهائي عليك البدء بالكتابة على مسوّدة خارجية بيضاء، ويمكنك في هذه الحالة الكتابة بشكل يدوي (الورقة والقلم) بدلًا من لوحة المفاتيح، وذلك من أجل الحرص على عدم إغفال أي محور أو تفصيل في خطابك.
  • حدد العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها خطابك مثل (الجهة المُخاطبة، وموضوع الخطاب، والمعلومات التي يجب إدراجها، والتاريخ واليوم، وأرقام الهاتف والفاكس) ولا تستعجل في ذلك لضمان تسجيلها بدقة.
  • الآن بعد أن أصبحت تمتلك كل العناصر، ابدأ بكتابة صيغة الخطاب موجهًا الافتتاحية إلى الشخص الذي تنوي مراسلته (السيد فلان المحترم) ويفضل أن تكتب اسمه كاملًا، وفي حال كنت تخاطب جهة لا تعرف اسم مُستلم الخطاب فيها يمكنك كتابة الصيغة (السادة الأكارم في مؤسسة .... المحترمون)، وفي بعض الحالات النادرة قد تجهل اسم المؤسسة وحينها يمكنك الاكتفاء بكتابة العبارة (إلى من يهمه الأمر).
  • الخطابات الرسمية يجب أن تكون قصيرة بقدر الإمكان، وموجزة ومفيدة بحيث يتمكن القارئ من معرفة غايتك من إرسال الخطاب دون ذكر التفاصيل المملة، ويجب أن تضع بعين الاعتبار أن الطرف الآخر لا يملك الكثير من الوقت لقراءة رسالة طويلة لهذا احرص على تجنب المجاملات والعبارات الرنانة واستخدم اللغة المباشرة بتقديم مطلبك أو إخطارك.
  • من المهم أن تحرص تمام الحرص على صحة المعلومات الواردة في خطابك قدر الإمكان، لأنك ستفقد فرصتك في نيل غايتك من الخطاب إذا كان يحوي أي معلومات مغلوطة أو مبالغ فيها حتى وإن كان هذا دون قصد.
  • بعد أن تنتهي من كتابة الخطاب الرسمي اعمل على قراءته مرة ثانية وثالثة لمزيد من التأكد من الأسلوب والمعلومات المدرجة وأدوات الربط، ويفضل أن يكون خطابك مدقَّقًا لغويًا ونحويًا وخاليًا من الأخطاء الإملائية فهذا يعطي انطباعًا جيدًا عنك لدى المستلم ويزيد من فرصك في نيل غايتك.
  • الآن بعد أن أصبحت المسوّدة جاهزة انتقل إلى جهاز الحاسوب، وافتح صفحة معالج نصوص (وورد) جديدة وخزنها باسم (خطاب رسمي) كي تعثر عليها بسهولة لاحقًا.
  • ابدأ بوضع ترويسة مؤسستك أو الشعار الذي تحمله إلى أعلى الجهة اليمنى من الصفحة، ومن ثم اكتب عنوان المؤسسة ورقم الهاتف ورقم الفاكس بخط صغير وبأسطر متتالية فوق بعضها البعض إلى الجهة المقابلة للشعار، وتكمن أهمية هذا الخطوة في معرفة مستلم الخطاب للجهة المرسلة حال قراءته.
  • اطبع الخطاب الذي كتبته على المسودة سابقًا بخط متوسط، ويمكنك التحكم بالإعدادت من الخط ونوعه وحجمه ولونه من شريط الأدوات أعلى برنامج معالج النصوص، لكن احرص دومًا على جعل خطابك بسيطًا قدر الإمكان وخاليًا من الألوان.
  • بعد الانتهاء من طباعة المسودة اترك فراغًا بمقدار سطرين واختم الخطاب بعبارة مثل (مع الاحترام) أو (تفضلوا بقبول الاحترام)، واكتب اسمك إلى الجهة اليسرى وتوقيعك أسفله ويمكن إدراج الختم الخاص بالمؤسسة إذا وُجد.
  • إذا كان خطابك يحتاج لإرفاق بعض المستندات والأوراق والإثباتات المكملة لخطابك فمن الأفضل استصدار تلك الأوراق وإرفاقها مع الخطاب.
  • اطبع الخطاب على ورق أبيض سميك ومصقول وتأكد من أنه الورق المستخدم للمراسلات والخطابات الشخصية، وضع الخطاب والأوراق اللازمة في مغلف كبير الحجم ومرتب ولائق يحمل عنوان المرسل إليه (الاسم، والدولة، والمدينة، والحي، والشارع، ورقم الهاتف، ورقم الفاكس، وشعار المؤسسة) وأرسله عبر البريد العادي. أو يمكنك إرساله عبر البريد الإلكتروني.