كيف تكتب خطاب

بواسطة: - آخر تحديث: ١٢:٤٤ ، ٢٢ مارس ٢٠٢٠
كيف تكتب خطاب

الخطاب الرسمي

يفضل الجميع في زمن السرعة والتكنولوجيا استخدام البريد الإلكتروني أكثر من الرسائل المكتوبة بخط اليد أو المطبوعة، لكن قد نحتاج في بعض الأوقات لكتابة رسالة إلى سُلطة مُعينة أو لجهات مهنية، والسبب أن الرسائل أو الخطابات الرسمية تُسجل لديهم ضمن سِجل مُخصص، كما أن الرسائل الرسمية ما تزال تُستخدم على نطاق واسع خاصة في التعاملات الرسمية، ويختلف الخطاب الرسمي عن الخطاب الاعتيادي غير الرسمي بطريقة كتابته واللغة المُستخدمة فيه، ولا تُرسل الخطابات الرسمية للأصدقاء أو العائلة، بل تُرسل إلى مؤسسة معينة أو شخص كبير في السن أو شخصيات بارزة لطلب مُعين أو لتوضيح أمر ما.[١]


كيفية كتابة خطاب رسمي

من المهم مراعاة كتابة الرسالة أو الخطاب الرسمي بصيغة صحيحة، وغالبًا ما يستعين كاتب الرسالة بأحد المُحترفين لإعطاء انطباع جيد لقارئ الرسالة، إذ يجب أن تكون اللهجة والأسلوب والصياغة صحيحة تمامًا، وفيما يأتي سنوضّح الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب الرسمي لغايات العمل أو المراسلات التجارية: [٢]

  • تنسيق الجزء العلوي من الخطاب: وهو كما يلي:
    • يجب أن تكتب المعلومات المُتعلقة بك على الجهة اليُمنى من الخطاب، ويجب أن تبدأ باسمك الكامل ثم وظيفتك وعنوانك الكامل ثم تاريخ اليوم بالترتيب، إذ يكون الشهر أولًا ثم تاريخ اليوم ثم السنة، وبعدها عنوانك البريدي ورقم هاتفك، على أن يكون كل من العنوان ورقم الهاتف مُستخدمين في الوقت الحالي، والحرص على أن يكون عنوان بريدك رسميًا نوعًا ما ولا يحتوي على كلمات غريبة أو اسم مستعار أو كلمات مجازية، وتُكتب المعلومات كاملة أسفل بعضها البعض بالترتيب.
    • يُكتب اسم الشخص المُرسل له بالكامل على الجهة اليُسرى من الخطاب، ثم اسم الشركة أو الوجهة المُرسل إليها والعنوان الكامل للشركة.
  • المُقدمة: نبدأها بكلمة سيدّ أو سيّدة، أو أي صفة رسميّة تُعبّر عن الشّخص المُرسَل له.
  • تنسيق نص الخطاب: وهو كما يلي:
    • الفقرة الافتتاحية؛ وتتضمن هذه الفقرة بعض الأسطر للتعريف عن نفسك وسبب كتابتك للرسالة، فمن المُهم أن تكون رسالتك مُباشرة وفيها سبب اتصالك بالمتلقي، فهذه الفقرة هي الوسيلة لجذب انتباه المُتلقي للرسالة.
    • الفقرة الرئيسية؛ ويُكتب في هذه الفقرة المزيد عن السبب الذي جعلك تكتب هذا الخطاب، وهو ما كتبت عنه نُبذة في الفقرة الافتتاحية، وقدّم المزيد من التفاصيل حول ما تطلب أو تُقدّم للمستلم، وادعم المعلومات بالأدلة إن وُجدت.
    • الفقرة الختامية؛ وتتضمن هذه الفقرة شكر المستلم على وقته واستلامه الرسالة وقراءتها، وتُدرج فيها جملة تُظهر اهتمامك وانتظارك للرد من خلال رسالة أو مُكالمة من الشخص المعني، وأنك على استعداد للتصرف والتواصل.
  • التوقيع: يجب أن توّقع أسفل الخطاب إما بتوقيعك الرسمي المكتوب بخط اليد، أو بطباعة الأحرف الأولية من اسمك.
  • ملاحظات هامة: يجب التأكد من عدم وجود أخطاء لغوية أو إملائية في الخطاب الرسمي، ويُمكن الاستعانة بأحد البرامج، واستخدام الصيغة الرسمية في كتابة النص باحترافية، وحاول عدم تضمين معلومات غير مُهمة في النص، ولا تكتب عن ذات النقطة مرارًا وتكرارًا، وتخلّص من اللغة شديدة التعقيد، ويُفضل إبقاء اللغة بسيطة مفهومة.


شروط كتاب خطاب

من شروط كتابة الخطاب ما يلي[٣]:

  • الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات وأفكارها.
  • المصداقية في كتابة المعلومات في الخطاب.
  • البعد عن المحسنات الشعرية البديعة، والألفاظ الأدبية، والصور، والالتزام بالموضوعية.
  • الإيجاز في المعنى بصورة غير مخلة، وهي واحدة من أهم صفات الكتابة الوظيفية.
  • الأسلوب التقريري المقنع، والبعد عن العواطف الشخصية.
  • عندما يصل رد على أحد الخطابات السابقة، فإنه يجب الإشارة إلى الخطاب بتاريخه، ورقمه، وموضوعه.
  • مراعاة تسلسل الأفكار وتقسيمها، والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة.
  • عندما يصل رد على إحدى الرسائل التي تحتوي على عدد من الأفكار، يجب أن يتضمن الرد على جميع النقاط بالترتيب، حسب ورودها في الخطاب الأصلي.


الفرق بين الخطاب الرسمي وغير الرسمي

يكمن الاختلاف بين الرسالة الرسمية وغير الرسمية باللغة المكتوبة في الخطابين، إذ يكون الكلام في الرسالة غير الرّسميّة موجهًا لصديق أو فرد من العائلة، فلا تحتاج لكلمات مُنمقة ورسمية، بل تكون اللغة أكثر ودًا، ولا يتطلب الأمر تنسيقًا مُعينًا ومحددًا في طريقة كتابة الرسالة، فالشخص المُرسَل إليه في الغالب هو شخص معروف لديك إلى حدّ ما، أما الرسالة الرسمية فيجب كتابتها بتنسيق مُعين ونسق مُحدد، ويجب أن تكون اللغة رسمية جدًا، إذ لا يجب استخدام الرموز أو الاختصارات عند الكتابة، وتُكتب الخطابات الرسمية بصيغة المبني بالمجهول، إلا في حال كانت الرسالة للعمل، فيجب مُخاطبة الشخص بتهذيب باسمه، ويستطيع الشخص في الرسائل غير الرّسمية مُخاطبة الشخص المُرسل إليه باسمه المُباشر أو باسمه المُستعار، كما تكون اللغة بسيطة وغير مُعقدة، أما في الخطاب الرسمي فتكون الجُمل طويلة ومُعقدة إلى حدٍّ ما، فيجب أن يكون حجم الرسالة مُختصرًا قدر الإمكان، أما في الرسائل غير الرّسميّة يُمكن الإسهاب في الكلام مع ذكر بعض الأمور الشخصية التي لا يُمكن ذكرها في الخطابات الرسمية.[٤]


بعض أنواع الخطابات في القرآن الكريم

نذكر فيما يلي أهم أنواع الخطابات في القرآن الكريم[٥]:

  • خطاب عام: يراد به عامة الناس، كقوله تعالى: (يَا أَيُّهَا النَّاسُ اذْكُرُوا نِعْمَةَ اللَّهِ عَلَيْكُمْ هَلْ مِنْ خَالِقٍ غَيْرُ اللَّهِ يَرْزُقُكُمْ مِنَ السَّمَاءِ وَالْأَرْضِ)[٦]؛ فالخطاب في الآية يتضمن جميع الناس المؤمن والكافر، والفقير والغني، والرئيس والمرؤوس، وهو من أكثر الخطابات التي وردت في القرآن الكريم.
  • خطاب خاص: المقصود به الخصوص، من ذلك قوله سبحانه وتعالى:(وَمِنَ اللَّيْلِ فَتَهَجَّدْ بِهِ نَافِلَة لَّكَ)[٧]؛ فالخطاب في هذه الآية خاص بالنبي -صلى الله عليه وسلم-؛ إذ إن قيام الليل واجب في حقه -عليه الصلاة والسلام- دون الناس.
  • خطاب خاص يقصد به عموم المكلفين:، كقوله تعالى (يَا أَيُّهَا النَّبِيُّ إِذَا طَلَّقْتُمُ النِّسَاءَ فَطَلِّقُوهُنَّ لِعِدَّتِهِنَّ)[٨]؛ فالخطاب موجه للرسول -صلى الله عليه وسلم-، إلّا أن المراد عامة المكلفين، بدليل أنه لم يقل: (طلقت)، بل قال: (طلقتم).
  • خطاب عام مقصود به الخصوص: من ذلك قوله سبحانه وتعالى: (يَا أَيُّهَا النَّاسُ اتَّقُوا رَبَّكُمُ الَّذِي خَلَقَكُمْ مِنْ نَفْسٍ وَاحِدَةٍ)[٩]؛ فالخطاب في الآية عام، يشمل جميع الناس صغيرهم وكبيرهم، وعاقلهم وغير عاقلهم، إلّا أن هذا العموم غير مراد، بل المراد من يصلح للتكليف من غير الصغار والمجانين.
  • خطاب الجنس: مثل قوله سبحانه: (يَا أَيُّهَا النَّاسُ)؛ فإن المراد جنس الناس لا كل فرد، فمن المعلوم أن غير المكلف لا يندرج تحت هذا الخطاب.


تاريخ الرسائل

اكتشفت أول كتابات على وجه الأرض عام 3400 قبل الميلاد في بلاد ما بين النهرين في الشرق الأوسط، وكُتبت هذه الكتابات على ألواح طينية وسُميت بالكتابة المِسمارية، وكانت عبارة عن مهام إدارية واقتصادية في المقام الأول، ثم أصبحت مُدونة للشعر والقصص، ويُعتقد أن الأبجدية ظهرت في القرن الثاني قبل الميلاد، واستبدلت الرموز بالأحرف التي تُمثل الأصوات، واستمرت الأبجدية بالتطوّر حتى القرن الثامن قبل الميلاد حين ظهرت اللغة الأبجدية اليونانية وأصبحت أساسًا في جميع لُغات العالم، ويُعتقد أنّ أوّل رسالة مكتوبة بخط اليد كانت من المملكة الفارسية عام 500 قبل الميلاد تقريبًا، واستخدم الحمام الزاجل لإيصال هذه الرسائل، مما سمح للأشخاص بإيصال أفكارهم والتواصل دون الحاجة لمقابلة بعضهم البعض شخصيًا، واستمرت هذه الطريقة في المراسلة حتى عام 1840م إلى أن أطلقت بريطانيا أول طابع بريدي مسبق الدفع، إذ يستلم الشخص الرسالة دون دفع مبالغ مالية، واستطاعت الولايات المُتحدة إصدار طابع بريدي موّحد في عام 1847م، وتغيرت طبيعة المراسلة كثيرًا في الوقت الحالي عمّا كانت عليه في السابق، إذ إنه مع ظهور الإنترنت وظهور وسائل الاتصال اللامحدودة والهواتف النقالة أصبح من الصعب التواصل عبر الرسائل المكتوبة، لكن من الواضح أنّ أهميتها وقيمتها لم تتغيّر.[١٠]


المراجع

  1. "Formal Letters", toppr, Retrieved 15-12-2019. Edited.
  2. Donna Chester (27-11-2018), "How to write a formal letter: Format and templates"، ukpostbox, Retrieved 15-12-2019. Edited.
  3. "كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية"، almrsal، اطّلع عليه بتاريخ 2019-7-26. بتصرّف.
  4. Surbhi S (11-11-2017), "Difference Between Formal and Informal Letter"، keydifferences, Retrieved 17-12-2019. Edited.
  5. "خطابات القرآن"، islamweb، اطّلع عليه بتاريخ 2019-7-26. بتصرّف.
  6. سورة فاطر، آية: 3.
  7. سورة الإسراء، آية: 79.
  8. سورة الطلاق، آية: 1.
  9. سورة النساء، آية: 1.
  10. Jeremy Buckley (7-1-2017), "A Brief History of Letter Writing"، indeliblecards, Retrieved 17-12-2019. Edited.