كيفية كتابة خطاب

بواسطة: - آخر تحديث: ١٩:٣٧ ، ٩ أغسطس ٢٠١٩

كيفية كتابة خطاب

يتكون الخطاب الرسمي من أجزاء أساسية، تتكون من رأس الخطاب أو الترويسة، والعنوان الداخلي، والاستهلال، ومتن الخطاب، والخاتمة، والتوقيع، وهناك قواعد يجب الإلتزام بها عند كتابة هذه الأنواع من الخطابات، منها كتابة التاريخ، وكتابة الاسم، وكتابة الوظيفة للمخاطب، وكتابة اسم الجهة التي يمثلها، ووكذلك كتابة التحية في البداية، والخلاصة للموضوع، وتفاصيل الموضوع، والتحية في الخاتمة، وأيضًا اسم المرسل، وتوقيعه، وعنوانه، ولكتابة خطاب هناك أمور يجب مراعاتها، منها[١]:

  • يجب بدايةً تحديد أو معرفة نوعية الخطاب المرسَل إن كان رسميًا أو لا، والخطاب الرسمي هو الذي يُرسَل إلى جهة حكومية محددة، أو إلى مدير معين، أو إلى جهة أكاديمية، أو إلى أي شخص يُرتبط به بعلاقة مهنية، في حين يكون الخطاب غير رسمي إن أُرسِل إلى المدير الحالي، أو إلى واحد من الزملاء في العمل الذين لا يرتبط معهم المُرسِل بعلاقة اجتماعية مهما كانت، أو إلى شخص غير معروف بالنسبة للمُرسل بالشكل الأمثل.
  • يجب تحديد الوسيلة التي سترسل الخطاب بها، ففي الخطاب الرسمي من الأفضل أن يُرسل بالبريد العادي، أمّا إن كان الخطاب مستعجلًا، ففي هذه الحالة، أو في حالات أخرى محددة، من الممكن إرساله عن طريق البريد الإلكتروني.
  • استخدام ترويسة رسمية مناسبة للخطاب، فلو كان المرسل مثلًا شركة تجارية؛ فإن الخطاب يروّس بالصيغة الرسمية، كما من الممكن تصميم الترويسة بصورة جيدة، واحترافية عن طريق استخدام البرامج الحاسوبية المختلفة، أما إن كان القيام بذلك صعبًا، فبالإمكان الاكتفاء بذكر العنوان في الأعلى، مع ضرورة أن يُراعى ترتيب تفاصيل العنوان؛ إذ يبدأ العنوان بذكر اسم الشارع، ثم اسم المدينة، ثم الرمز البريدي، بحيث يُكتب كلُّ في سطرٍ على حدة.
  • بعد كتابة العنوان يُكتب التاريخ تحته بمسافة مناسبة، أمّا إن اضطر المرسل إلى أن يرسله بالبريد الإلكتروني، فلا يوجد داع لكتابة التاريخ، لأنه سيضاف تلقائيًا.
  • كتابة اسم الجهة أو الشخص المرسل إليه، مع ذكر اللقب؛ فتضاف الألقاب العلمية قبل الاسم للذين يحملون الدرجات العلمية العليا والعملية مثل لقب المهندس، والدكتور، والخبير، والمحاسب، والمستشار، وغيرها، وتضاف للعسكريين الألقاب والرتب قبل الاسم حسب آخر رتبة عسكرية.
  • البدء بالتحيّة مثل كتابة تحية طيبة.
  • إن كان المرسل إليه شخصية اعتبارية، يُبدأ الخطاب بكتابة عبارة (إلى من يهمّه الأمر).


شروط كتاب خطاب

من شروط كتابة الخطاب ما يلي[٢]:

  • الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات وأفكارها.
  • المصداقية في كتابة المعلومات في الخطاب.
  • البعد عن المحسنات الشعرية البديعة، والألفاظ الأدبية، والصور، والالتزام بالموضوعية.
  • الإيجاز في المعنى بصورة غير مخلة، وهي واحدة من أهم صفات الكتابة الوظيفية.
  • الأسلوب التقريري المقنع، والبعد عن العواطف الشخصية.
  • عندما يصل رد على أحد الخطابات السابقة، فإنه يجب الإشارة إلى الخطاب بتاريخه، ورقمه، وموضوعه.
  • مراعاة تسلسل الأفكار وتقسيمها، والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة.
  • عندما يصل رد على إحدى الرسائل التي تحتوي على عدد من الأفكار، يجب أن يتضمن الرد على جميع النقاط بالترتيب، حسب ورودها في الخطاب الأصلي.


بعض أنواع الخطابات في القرآن الكريم

نذكر فيما يلي أهم أنواع الخطابات في القرآن الكريم[٣]:

  • خطاب عام: يراد به عامة الناس، كقوله تعالى: (يَا أَيُّهَا النَّاسُ اذْكُرُوا نِعْمَةَ اللَّهِ عَلَيْكُمْ هَلْ مِنْ خَالِقٍ غَيْرُ اللَّهِ يَرْزُقُكُمْ مِنَ السَّمَاءِ وَالْأَرْضِ) [فاطر:3]؛ فالخطاب في الآية يتضمن جميع الناس المؤمن والكافر، والفقير والغني، والرئيس والمرؤوس، وهو من أكثر الخطابات التي وردت في القرآن الكريم.
  • خطاب خاص: المقصود به الخصوص، من ذلك قوله سبحانه وتعالى:(وَمِنَ اللَّيْلِ فَتَهَجَّدْ بِهِ نَافِلَةً لَّكَ) [الإسراء:79]؛ فالخطاب في هذه الآية خاص بالنبي -صلى الله عليه وسلم-؛ إذ إن قيام الليل واجب في حقه -عليه الصلاة والسلام- دون الناس.
  • خطاب خاص يقصد به عموم المكلفين:، كقوله تعالى (يَا أَيُّهَا النَّبِيُّ إِذَا طَلَّقْتُمُ النِّسَاءَ فَطَلِّقُوهُنَّ لِعِدَّتِهِنَّ) [الطلاق:1]؛ فالخطاب موجه للرسول -صلى الله عليه وسلم-، إلّا أن المراد عامة المكلفين، بدليل أنه لم يقل: (طلقت)، بل قال: (طلقتم).
  • خطاب عام مقصود به الخصوص، من ذلك قوله سبحانه وتعالى: (يَا أَيُّهَا النَّاسُ اتَّقُوا رَبَّكُمُ الَّذِي خَلَقَكُمْ مِنْ نَفْسٍ وَاحِدَةٍ) [النساء:1]؛ فالخطاب في الآية عام، يشمل جميع الناس صغيرهم وكبيرهم، وعاقلهم وغير عاقلهم، إلّا أن هذا العموم غير مراد، بل المراد من يصلح للتكليف من غير الصغار والمجانين.
  • خطاب الجنس: مثل قوله سبحانه: (يَا أَيُّهَا النَّاسُ)؛ فإن المراد جنس الناس لا كل فرد، فمن المعلوم أن غير المكلف لا يندرج تحت هذا الخطاب.


المراجع

  1. "قواعد كتابة الخطابات الرسمية"، yomgedid.kenanaonline، اطّلع عليه بتاريخ 2019-7-26. بتصرّف.
  2. "كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية"، almrsal، اطّلع عليه بتاريخ 2019-7-26. بتصرّف.
  3. "خطابات القرآن"، islamweb، اطّلع عليه بتاريخ 2019-7-26. بتصرّف.