كيفية كتابة رسالة شكر

بواسطة: - آخر تحديث: ١٥:١٦ ، ٢٣ يوليو ٢٠٢٠
كيفية كتابة رسالة شكر

رسالة الشكر

من غير الضّروري أن يكون التّعبير عن الامتنان مقرونًا بهدية أو باقة ورد، فأن تقول شكرًا سواء بشكل مباشر أو عن طريق كتابة خطاب لأحد أو جهة ما هو عمل إنساني لطيف يعزز من شعور المتلقي ويجعله يدرك حقيقة أنك ممتن لما قدموه، إذ إن رسالة الشكر طريقة جيدة لإظهار تقديرك شخصيًا أو عمليًا، ففي حال وجهت الرسالة لجهة وظيفية فقد تساعدك هذه الرسالة في حياتك المهنية، وتعزز من فرصك في الحصول على عمل، وتساعد في ترسيخ علاقتك مع الشخص الذي يصله شكرك، عدا عن كون هذه الرسالة فرصة جيدة لإظهار تقديرك؛ فإن رسالة الشكر هذه وفي حال كانت موجهة لصاحب العمل مثلًا تعد فرصة لتعبر عمّا فاتك أن تناقشه، فيمكنك مثلًا إن كنت موظفًا جديدًا إرسال رسالة لمديرك الجديد تشكره على الوظيفة مُضمنًا فيها لماذا أردت تلك الوظيفة وكيف ستساهم في الشركة، ويمكنك النظر لخطاب الشكر هذا على أنه فرصة مثالية لمناقشة أي تفصيل مهم غفل عنه محاورك أو لم تجب أنت عليه كما ينبغي في مقابلات العمل الأولى.[١][٢]


كيفية كتابة رسالة شكر

بغض النظر عن الهدف الأساسي من رسالة الشكر خاصتك، أو النموذج الذي ستستخدمه لإرسال خطاب الشكر، فهناك خطوات معينة يجب عليك اتباعها دائمًا لصياغة رسالة الشكر وهي:[٣]

  • خاطب الشخص بالشكل المناسب: في بداية الرسالة، خاطب الشخص المرسل إليه رسالة الشكر بتحية مناسبة، مثل "عزيزي السيد" أو " عزيزي مع ذكر الاسم الأول"، إذا كنت تعرف الشخص جيدًا؛ فاستخدم الاسم الأول للشخص، أو خاطبه بصفة السيد أو السيدة أو لقب مناسب آخر.
  • عبر عن شكرك: انتقل إلى الهدف الرئيسي من رسالتك بسرعة، ضع عبارة "شكرًا لك" أو ما ينوب عنها في الجملة الأولى أو الثانية من الرسالة، حتى يعرف الشخص سبب كتابتك، وفي حال كنت ترسل هذه الرسالة عن طريق البريد الإلكتروني، فتأكد من أن تحتوي خانة الموضوع على ما يشير إلى أنها رسالة شكر، مثل "جزيل الشكر" أو "شكرًا لك".
  • أعطِ بعض التفاصيل: تأكد من توضيح سبب شكرك، حاول أن تتضمن رسالتك القليل من التفاصيل حتى يفهم الشخص المتلقي ما تقدره بالضبط، فمثلًا إذا كنت تقول شكرًا لشخص قدم لك نصيحة وظيفية، فسر بالضبط ما وجدته أكثر فائدة من بين نصائحه، كذلك يفضّل أن تكرر الشكر مرة أخرى قبل التوقيع، بوضع جملة تظهر تقديرك بشكل مختصر.
  • الخاتمة: استخدم التعبيرات المناسبة لإنهاء رسالتك، مثل "مع تمنياتي" أو "مع خالص التقدير"، ثم وقّع الورقة في حال كانت رسالتك مكتوبة بخط اليد، أو كتابة إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا.


نصائح عند كتابة رسالة شكر

فيما يلي بعض النصائح التي يُفضل أن تأخذها بالحسبان في حال رغبت بكتابة رسالة شكر:[٣]

  • لا تؤجل رسائل الشكر: عبر عن شكرك لمن تريد واكتبه في خطاب وأرسله في أقرب وقت ممكن، لا تتأخر في إرسال الشكر، خاصة بعد مقابلة العمل، فعدم إرسال خطاب شكر بعد المقابلة يمكن أن يقلل فرصك في الحصول على الوظيفة.
  • كن إيجابيًا وصادقًا: عبر عن امتنانك ولكن دون مبالغة، فيمكن للشخص المتلقي لرسالتك أن يستشعر متى تكون رسالة الشكر غير صادقة، فمثلًا إذا كنت تشكر مديرك السابق بعد الاستقالة من عملك، فيجب عليك التعبير عن شكرك والتركيز على ما أعجبك في العمل هناك، ولكن دون أن تبالغ وتقول أنك أحببت كل شيء إذا لم تشعر بذلك حقًا، ركز على الإيجابيات لكن لا تكذب.
  • احرص على أن تبدو الرسالة شخصية قدر المستطاع: أي أن تخصص كل جزء من الرسالة التي سترسلها كتعبير عن شكرك، فمثلًا إذا أرسلت خطاب شكر إلى كل شخص أجريت معه مقابلة لوظيفة، فأضف شيئًا شخصيًا أو خاصًا بالمقابلة نفسها، لا تقم ببساطة بنسخ ولصق نفس الرسالة لكل الأشخاص الذين قابلتهم، فسيبدو حينها خطاب الشكر غير صادق، فقط أشر لشيء خاص حول محادثتك التي أجريتها مع كل شخص فيهم.
  • كن موجزًا: حاول أن تكون رسالة الشكر خاصتك مختصرة، لا تدون ملاحظتك أكثر من فقرتين موجزتين توضحان سبب قيامك بإرسال الرسالة وتعرّف بك، فرسالة الشكر يجب أن تكون قصيرة.
  • راجع ودقق ما كتبته: في حين كانت رسالة الشّكر لأمرٍ ما بالعمل، فيجب أن تبدو رسالة الشكر في مكان العمل احترافية هذا يعني أنه يجب أن تكون مكتوبة جيدًا وخالية من الأخطاء، لذا حرّر ودقق رسالتك بعناية قبل إرسالها.


قد يُهِمُّكَ

هناك العديد من الأسباب التي قد تدفعك لكتابة رسالة شكر لشخصٍ أو جهة ما، وتختلف هذه الأسباب باختلاف نوع الرسالة، فمن الممكن أن تكون رسالة الشكر خاصتك موجهة لموظف ما، أو لمؤسسة ما ساعدتك بالشكل الكافي كعميل، والعكس صحيح فمن الممكن أن تتلقى رسالة الشكر من عميل سابق لديك، والنوع الأخير من رسائل الشكر هو المرسل من قبل الموظف لمديره الحالي أو السابق في حال رافقها خطاب استقالة،[٤] وعلى اختلاف أنواع رسائل الشكر وهيئاتها فإنها في الغالب مرسلة لأسباب معينة، منها:[٥]

  • كتقدير للمجهود المبذول من قبل مجموعة ما سبق وإن تعاملت معها.
  • قد تكون رسالة الشكر مقدمة لوثيقة ما أو طلب ترغب بإرسالها.
  • من الممكن أن تكون رسالة الشكر وسيلة لإرسال دعوة للتحدث لشخصية ما.
  • رسالة الشكر يمكن أن تُرسَل لشخص ما بعد تقديمه نصيحة أو اقتراحات مفيدة في مجال ما.
  • لإظهار الامتنان على معروف شخصي تلقيته من أحدهم.
  • يمكن أن تعد رسالة الشكر كتوصية، خاصة في حال كانت من رئيسك السابق أو أستاذك الجامعي.
  • من الممكن أن تعد رسالة الشكر كمرجع، خاصة إذا ما اختتمت بتفاصيل تخص مرسل الرسالة.
  • تعبر رسالة الشكر عن شعورك بالتعاطف مع طرف أو جهة ما.
  • رسالة الشكر ترسل أحيانًا للمتطوعين في المؤسسات والجمعيات، لإظهار التقدير لجهودهم المبذولة في العمل التطوعي.


المراجع

  1. ALISON DOYLE (20-11-2019), "Professional Thank You Letter Examples and Writing Tips"، thebalancecareers, Retrieved 17-7-2020. Edited.
  2. "50+ Short Thanks Messages", serenataflowers, Retrieved 23-7-2020. Edited.
  3. ^ أ ب ALISON DOYLE (17-10-2019), "General Thank You Letter Samples and Writing Tips"، thebalancecareers, Retrieved 17-7-2020. Edited.
  4. "Types of appreciation letters", justlettertemplates, Retrieved 17-7-2020. Edited.
  5. Janel Muyesseroglu, "THANKS/APPRECIATION"، gallaudet, Retrieved 17-7-2020. Edited.