كيفية كتابة مذكرة

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٢٨ ، ١ سبتمبر ٢٠١٩

مفهوم المذكرة

تعرف المذكرة بأنها مستند قصير، أنشئت لمساعدة الأشخاص على تذكر الملاحظات أو الاجتماعات أو الأحداث أو الأنشطة التي يحتاج إليها الأشخاص أو الأنشطة المستقبلية، والمذكرة هي رسالة مكتوبة تكون غير رسمية، وتعد المذكرة مخططًا أو ملخصًا لموضوع يجب مناقشته، وتحديد سبب معارضة موضوع النقاش، وفي الأعمال التجارية تكون المذكرة عبارة عن بيان صادر من مُرسل البضاعة، وتساعد المذكرة على بناء علاقات مع المستثمرين والشركاء والعاملين والمحافظة على هذه العلاقة، وتستخدم المذكرة في مكاتب المحاماة وتحتوي على بيان قصير مكتوب فيه شروط الصفقة أو الاتفاق أو العقد بين مكاتب المحاماة وعملائها، وتكتابة المذكرة من قبل السلطات العليا في الشركة بهدف إبلاغ صغارها بأي محتوى أو نشاط جديد يجب أن يكونوا على علم به، وتساعد المذكرة على توفير الوقت لأن المسؤول لا يحتاج إلى الوصول لكل فرد يريد توصيل المعلومة له، ويجب التأكد أن المذكرة بسيطة ومختصرة، وأن لا تتجاوز أكثر من فقرتين، وعند كتابة المذكرة تستخدم الفقرة الأولى لتحديد الغرض أو السبب من كتابة المذكرة، وبعد ذلك تكتب المعلومات الإضافية المراد إرسالها، ويجب المحافظة على اللهجة أو اللغة المهنية، والابتعاد عن استخدام الكلمات التي قد تسبب سوء الفهم من قبل الآخرين، ويجب أن يكون الموضوع في المذكرة موجزًا وواضحًا لتجنب الغموض وعدم الفهم.[١]


كيفية كتابة مذكرة

توجد عدة خطوات لكتابة المذكرة، ومنها ما يلي:[٢]

  • كتابة عنوان المذكرة: باتباع الخطوات التالية:
    • كتابة كلمة مذكرة في أعلى الصفحة: يجب ذكر أن المستند عبارة عن مذكرة في البداية، ويفضل أن تكون كلمة مذكرة موجودة في السطر الأول ومكتوبة بالخط العريض.
    • مخاطبة المتلقي بشكل مناسب: تعد المذكرة مكاتبة عمل رسمي، فينبغي أن يُخاطب القارئ بشكل رسمي، وذكر الشخص المرسل إليه وذكر منصبه، أما إذا كانت المذكرة مرسلة لجميع الموظفين يكتب مكان المرسل إليه جميع الموظفين.
    • إضافة أسماء المستلمين في سطر "نسخة إلى": وهم الأشخاص المراد إرسال لهم نسخة من المذكرة، وليسوا نفسهم الأشخاص الموجه لهم المذكرة، ولكن يجب أن يكونوا على علم بالمشكلات أو السياسات التي تحتويها المذكرة.
    • كتابة اسم المُرسِل في سطر "الراسل": ويجب الإشارة في مكان العنوان إلى الشخص الذي كتب المذكرة، ويجب كتابة اسمه كاملًا مع ذكر المسمى الوظيفي.
    • كتابة التاريخ كاملًا: بأن يشمل اليوم والشهر والسنة.
    • اختيار عبارة لسطر الموضوع: يعطي سطر الموضوع القارئ فكرة عن المذكرة.
    • تنسيق العنوان بطريقة مناسبة: يجب وضع العنوان في أعلى الصفحة، وكتابة الكلمات التالية: "المرسل إليه"، "التاريخ"، "الراسل"، "الموضوع" بالخط العريض.
  • كتابة محتوى المذكرة: يكتب محتوى المذكرة بالخطوات التالية:
    • الاهتمام بقارئ المذكرة.
    • الابتعاد في المذكرة عن ذكر التحية الرسمية.
    • التحدث عن المسألة أو المشكلة في الفقرة الأولى.
    • اقتراح اجراءات على القارئ اتخاذها.
    • إنهاء المذكرة بملخص حماسي.
  • نهاية المذكرة: تكون نهاية المذكرة كما يلي:
    • تنسيق المذكرة.
    • تصحيح مسودة المذكرة.
    • التوقيع أمام اسم المُرسل بخط اليد.


الفرق بين المذكرة والرسالة

تختلف المذكرة عن الرسالة بالأمور التالية:[٣]

  • تكون المذكرة موجزة وغير رسمية، بينما الرسالة تكون غنية بالمعلومات ورسمية.
  • تتبادل المذكرة بين الوحدات والإدارات داخل المنظمة، بينما الرسالة تكون بين المنظمة والعميل أو بين منظمتين.
  • تكون المذكرة قصيرة، بينما الرسالة تكون طويلة.
  • التوقيع بالمذكرة ليس مهمًا، بينما بالرسالة يكون مهمًا.
  • التواصل في المذكرة يكون بين شخص لأشخاص كثر، بينما في الرسالة يكون بين شخص وشخص آخر.


المراجع

  1. "ما هي المذكرة؟"، academicwritersbureau، اطّلع عليه بتاريخ 6-8-2019. بتصرّف.
  2. "كيفية كتابة مذكرة"، wikihow، اطّلع عليه بتاريخ 6-8-2019. بتصرّف.
  3. "الفرق بين المذكرة والرسالة"، gadget، اطّلع عليه بتاريخ 6-8-2019. بتصرّف.