أفضل البرامج لإدارة المشاريع

• ذات صلة
• كيف أعرف من شاهد ستوري الواتس أب؟
• أفضل برنامج للترجمة

إدارة المشاريع

إن لقدرتك على إدارة مشروعك نسبة كبيرة من نجاحه، إذ تعد حنكتك وتمتعك بمهارات القيادة من أهم العوامل التي تساعدك على إدارته بالشكل الصحيح، ويُعرف مفهوم الإدارة على أنه عملية مراقبة شؤون منظمة ما بغض النظر عن طبيعتها ونوعها وهيكلها وحجمها، ويهدف إلى المحافظة على بيئة العمل من خلال حثّ أعضاء فريق العمل على التعاون فيما بينهم لتحقيق أهداف العمل بكفاءة وفعالية، كما تقدم الإرشاد والتوجيه للموظفين لتنسيق جهودهم وتحقيق العمل على أكمل وجه، وتركز الإدارة على توجيه وتنسيق كل من الموظفين والآلات والمواد والمال والأساليب لتحقيق النتائج المطلوبة.^[١]

بينما يُعرف مفهوم إدارة المشاريع على أنه عملية تخطيط وتنظيم موارد الشركة لتحقيق أهداف شركة ما، ويمكن أن يتضمن مشروعًا لمرة واحدة أو نشاطًا مستمرًا وتشمل الموارد التي تتم إدارتها؛ الأفراد والموارد المالية والتكنولوجيا والملكية الفكرية، وغالبًا ما ترتبط إدارة المشروع بمجالات الهندسة والبناء إلا أنها توسعت في الفترة الأخيرة لتشمل إدارة مشاريع المجالات المرتبطة بالرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات IT، والتي تتكون من مجموعة معقدة من المكونات التي يجب إكمالها وتجميعها بطريقة محددة لإنشاء منتج له فاعلية وكفاءة عالية، وترتكز مهام مدير المشروع على تقديم المساعدة في تحديد أهداف وغايات المشروع وتحديد متى تكتمل مكونات المشروع المختلفة، بالإضافة إلى إنشاء فحوصات مراقبة الجودة للتأكد من أن المكونات المكتملة تلبي معيارًا معينًا.^[٢]

أفضل البرامج لإدارة المشاريع

هنالك العديد من البرامج التي تُقدم خدمات متنوعة لمساعدك في إدارة مشاريعك في العمل، وفيما يلي أشهر برامج إدارة المشاريع وميزاتها وبعض سلبياتها:^[٣]

• برنامج "Basecamp": هو برنامج شائع لإدارة المشاريع يستخدم على نطاق واسع من قِبل العديد من فرق إدارة المشروع، ويقدم هذا البرنامج العديد من ميزات التعاون المختلفة، مثل: منطقة مناقشة محددة تُمكّن المستخدمين من ترك تعليقاتهم فيها، بالإضافة إلى ذلك يسمح بإرسال ملخص للمشاريع التي يعمل عليها فريقك مثل الحالات والتحديثات اليومية إلى بريدك الإلكتروني، كما يمكن للمستخدمين المساهمة في المناقشات عبر البريد الإلكتروني، وإذا لم تتمكن من العثور على عنصر معين فيمكنك الاستفادة من أداة البحث القوية لهذا البرنامج لتحديد موقع الملفات أو المحادثات، من جهة أخرى هنالك بعض المحددات لهذا البرنامج ومنها عدم وجود المعالم وخيارات التخصيص بالإضافة إلى عدم القدرة على إضافة مدة تقديرية لمهمة أو تعيينها لأكثر من مستخدم واحد، ويمكنك الدخول إلى الموقع الإلكتروني المخصص للبرنامج عبر الرابط www.basecamp.com.
• برنامج "Teamwork Projects": وهو برنامج لإدارة المشاريع يتضمن جميع الأدوات التي ستحتاجها لتتبع تطور المشروع، ويتميز بكونه برنامجًا مرنًا ويقدم عددًا من الميزات الأساسية، مثل: إدارة المهام، كما يُقدم لك إمكانية تخزين الملفات وأدوات تتبع الوقت وغيرها، ويساعد البرنامج على تقديم خاصية تصور المشروع باستخدام تقويم ملحوظ ومخطط جانت وإعداد التقارير، ويمكن الوصول إلى دعم إدارة الملفات باستخدام DropBox وGoogle Drive وBox.com، ويمكنك الدخول إلى الموقع الإلكتروني المخصص للبرنامج عبر الرابط www.teamwork.com.
• برنامج "ProofHub": تطبيق لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يتميز ببساطته إذ صُمم خصيصًا ليناسب الشركات الصغيرة والمتنامية، وتخصص المشاريع للمجموعات والعملاء القادرين على المناقشة والمشاركة والتحرير، بالإضافة إلى ذلك يمنح البرنامج لمستخدميه إمكانية إنشاء مخططات جانت، ويتكون برنامج ProofHub من عدد من المكونات الفرعية ومنها الأدوار المخصصة وإدارة المهام واللوحات ومخططات جانت والتقارير وتتبع الوقت والمناقشات والدردشة والتقويم وإدارة الملفات والملاحظات والإشعارات داخل التطبيق، ويمكنك الدخول إلى الموقع الإلكتروني للبرنامج عبر الرابط www.proofhub.com.
• برنامج "Zoho projects": برنامج شامل لإدارة المشاريع يشمل كلًا من تخطيط المشروع ومخططات جانت وبعض أدوات إعداد التقارير وبرامج التعاون والتي تُسهّل عملية الاتصال بين الاستشاريين والبائعين والموظفين والعملاء، ويمكن دمج هذا البرنامج مع أدوات مثل Google Apps وDropBox، ويمكنك الدخول إلى الموقع الإلكتروني المخصص للبرنامج عبر الرابط www.zoho.eu.
• برنامج "Nifty": أداة جديدة لإدارة المشاريع تحد من دورات تطوير المشروع وتحسن إنتاجية الفريق، ويتم ذلك من خلال الجمع بين جميع الميزات المهمة لإدارة المشروع في برنامج واحد، ويهدف إلى المحافظة على إلهام الفرق وضمان تحقيق الأهداف التنظيمية في الموعد المحدد، ويتيح لك برنامج Nifty إدارة المهام من خلال عرض kanban أو عرض القائمة، ولديه تقويم مدمج يمكن دمجه مع Google، كما يسمح بمشاركة الملفات والمستندات، ويتكامل عمل هذا البرنامج مع Github والذي يجعل منه برنامجً مميزًا من خلال تشجيع التعاون عبر الأقسام بشكل رائع، ويمكنك الدخول إلى الموقع الإلكتروني للبرنامج عبر الرابط www.niftypm.com.
• برنامج "Trello": يختلف برنامج Trello عن البرامج الأخرى لإدارة المشاريع كونه أداة kanban عبر الإنترنت، وهذا يعني أنه يتصور مشروعًا كاملاً في عرض واحد فقط، ويمنحك إمكانية صنع البطاقات وعرضها مما يجعلها في متناول أي من مستخدمي الأداة المعينة، والموقع الإلكتروني الخاص بالبرنامج هو www.trello.com.
• برنامج "JIRA": وهو برنامج شائع لإدارة المشاريع يساعد في تلبية احتياجات فرق تطوير البرمجيات، ويمكن لمستخدميه إنشاء لوحات قابلة للتخصيص ولوحات kanban والاستفادة من التقارير المرنة، بالإضافة إلى ذلك يسمح برنامج JIRA بتتبع الأخطاء وعرض أي مشاكل معلقة ومراقبة الوقت الذي يقضيه في كل مهمة، والموقع الإلكتروني الخاص بالبرنامج هو www.atlassian.com.

نصائح تضمن نجاح مشروعك

لتتمكن من إنشاء مشروعك وإيصاله إلى النجاح يمكنك الاستفادة من النصائح:^[٤]

• تأكد من وضع تفاصيل المشروع كاملة مقدمًا: إذ يُفضل أن تحدد منذ البداية نطاق المشروع وتحصل على موافقة من جميع الأطراف المالكة له، ووضع جدول زمني مفصل وميزانية كافية لتغطية جميع الأعمال المطلوبة، هذه الأساسيات تساعدك على بناء مشروعك على أرضية صلبة.
• ضع معايير للنجاح قابلة للقياس: لتتمكن من معرفة المسار الذي يتجه إليه مشروعك ستحتاج إلى وضع طريقة لقياس النجاح ومعرفة هل يُحقق مشروعك الأهداف ضمن الخطة أم لا؟ كما يساعدك وضع نقاط تفتيش داخلية ونقاط تفتيش للعملاء على قياس نجاح مشروعك.
• اختر أعضاء الفريق وحدد المسؤوليات بدقة: من المهم أن تختار أعضاء فريقك بحكمة وتتأكد من أن مهاراتهم ستساعدك في تحقيق أهداف العمل، وعليك التأكد من أن كل عضو في الفريق هو عضو فعّال، بالإضافة إلى ذلك يُنصح بتشجيع أعضاء فريقك على طرح أسئلة لتوضيح أي شيء قد يكون غير واضح بالنسبة لهم، وطلب المساعدة منك في أي وقت وجدوا فيه مشكلة ما، ويُعد التواصل الفعّال بينك وبين موظفيك أمرًا مهمًا لنجاح العمل.
• قيّم المشروع عند اكتماله: عندما تنتهي من تنفيذ مشروعك يُفضل أن تعد تقريرًا داخليًا يوضح كل خطوات العمل التي حدثت سواء الصحيحة أو الخاطئة، وتحديد ما يمكن أو كان ينبغي القيام به بشكل مختلف، بالإضافة إلى تحديد أفضل الممارسات للاستخدام في المشاريع المستقبلية، إذ تُعد هذه الخطوة مفيدة جدًا وتُقدم تغذية راجعة لتجنب تكرار الأخطاء في المشاريع القادمة.

قَد يُهِمُّكَ

هنالك مجموعة من العوامل التي تؤثر على سير العمل في مشروعك وتؤدي إلى فشله، وفيما يلي بعض عوامل فشل المشاريع التي يُنصح بتجنبها ومن أهمها:^[٥]

• انقطاع التواصل الفعّال: يُعد التواصل الوظيفة الأولى لمدير المشروع، ويمكنك من خلالها إبقاء جميع أعضاء الفريق على دراية بكل ما هو جديد، لذا يُفضل أن تحدد نقاط الاتصال مع عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف بالإضافة إلى جداول اجتماعات المشروع لكي يتمكن الموظفون من التواصل الجيد لتحقيق مصلحة العمل.
• ضعف القيادة: تُعد القيادة الناجحة من العوامل المهمة لنجاح المشروع، فإذا افتقر مدير المشروع للقدرة على السيطرة على فريقه فهذا يشير إلى فشل المشروع، لذا لتتمكن من أن تكون مديرًا قياديًا ناجحًا عليك التأكد من أن الجميع يعرف ما هو متوقع منهم، ومحاسبتهم للوصول إلى الأهداف المطلوبة أو إكمال المهام الموكلة إليهم.
• إدارة الميزانية: يُعد عدم قدرة مدير المشروع على ضبط وإدارة الميزانية أمرًا سيئًا بالنسبة لسير العمل، إذ أن من أساسيات العمل الناجح وضع ميزانية مدروسة لضبط النفقات منذ بداية المشروع لحمايته من الفشل.
• عوامل مختلفة: ومنها:^[٦]
  • افتقار مدراء المشاريع إلى الخبرة الكافية والتدريب الجيد لإدارة المشروع.
  • سوء إدارة التوقعات.
  • عدم ضبط التقديرات الدقيقة للوقت والجهد في إنجاز المشروع.
  • عدم وجود تفاصيل تتعلق بسير المشروع في خطته.

المراجع

1. ↑ "Management", businessjargons, Retrieved 19-7-2020. Edited.
2. ↑ OLIVIA LABARRE (8-5-2019), "What Is Project Management?"، investopedia, Retrieved 19-7-2020. Edited.
3. ↑ Erin Gilliam Haije (25-11-2019), "Top 20 Best Project Management Software: An Overview"، mopinion, Retrieved 19-7-2020. Edited.
4. ↑ Simon Andras, "A Manager’s 7 Tips for a Successful Project"، lifehack, Retrieved 19-7-2020. Edited.
5. ↑ Brad Egeland, "Top 5 Causes of Project Failure (and How You Can Avoid it)"، goskills, Retrieved 20-7-2020. Edited.
6. ↑ Michelle Symonds (13-6-2011), "15 CAUSES OF PROJECT FAILURE"، projectsmart, Retrieved 20-7-2020. Edited.