كيف تكتب محضر اجتماع

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٥:٣٠ ، ٢٦ يوليو ٢٠١٨
كيف تكتب محضر اجتماع

كيف تكتب محضر اجتماع

هبه عدنان الجندي

لا بد أن مصطلح (محضر اجتماع) قد مرّ عليك من قبل سواءً في عملك أو قرأته في مكان ما أو سمعته في برنامج أو فيلم، وللمرة الأولى سيبدو المفهوم غريبًا عليك ولكنك حالما تنتهي من قراءة هذا المقال حتى تمتلك معرفة كافية عنه، فهلمَّ معنا لتعرف كيف تكتب محضر اجتماع.

محضر الاجتماع

هو عبارة عن صحيفة ورقية أو دفتر يدون فيها أبرز وأهم ما جاء في اجتماع ما من محاور وأحداث ونتائج ومخططات وأسماء الحاضرين وأصحاب المداخلات، وتمرر تلك الوثيقة بعد الانتهاء على جميع الحاضرين ليؤكدوا ما جاء فيها بالتنقيح ومن ثم بالتوقيع.

وفي بعض الأحيان قد يُسجل الاجتماع بشكل صوتي على شريط ومن ثم يُفرغ على صحيفة ليُمرر على الحاضرين الذين يكتبون أسماءهم مرفقةً بالتوقيع أيضًا ومن أبرز عناصر محضر الاجتماع، عنوان المحضر وتاريخ ومكان انعقاده والرئيس المشرف عليه.

  • كتابة محضر اجتماع

غالبًا ما يُكتب محضر الاجتماع من قبل السكرتير/ة أو مدير/ة المكتب المسؤول عن الاجتماعات فمسؤولية الكتابة والتحقق من وصول نسخة منه لكل المعنين تعد من أهم متطلبات وظيفته، ولكن في بعض الأحيان يُسند الأمر إلى أحد الحاضرين وإذا كنتَ أنت ذلك الشخص فتابع القراءة لتعرف كيف تكتبه:

  • الإعداد المسبق للاجتماع

بحيث تعرف تاريخ انعقاد الاجتماع ومكانه بالإضافة إلى ماهيته، فحالما تُبلّغ به عليك البدء فورًا ببحث أسماء الأشخاص الحاضرين، بالإضافة إلى وجود حد أدنى من المعرفة بسياسة الشركة التفصيلية التي تعمل بها، فمحضر اجتماع المدرسة يختلف عن محضر اجتماع عمال مصنع وذلك يختلف عن محضر اجتماع مجلس إدراة شركة نفط.

  • تحديد وسيلة التدوين

وهي الوسيلة التي تألف التعامل معها وتختلف من شخص إلى آخر فهناك الكتابة على الدفتر أو على الهاتف أو الحاسوب محمول أو العرض البصري والتقديمي ومن المهم أن تختار الطريقة الأسرع في الكتابة والأضمن في حفظ المحضر، ولهذا تعتبر الطريقة التقليدية (الورقة والقلم) الطريقة الأكثر استعمالًا والأضمن.

كما أنها تتيح لك إمكانية تسجيل ملاحظات جانبية على مسودة خارجية وإدخالها لاحقًا إلى المحضر الرسمي بشكل مرتب ومُحسن.

  • إعداد نموذج محضر الاجتماع

إذ تبدأ بتدوين النقاط الأبرز على الصحيفة وهي اسم المؤسسة، نوع الاجتماع، واسم رئيس الشركة، وورئيس الجلسة، واسمك (مدون الاجتماع)، وقائمة بأسماء الحضور، وجدول الأعمال.

  • الحصول على المعلومات

وهي تعني كل المعلومات اللازمة لجعل محضر اجتماعك كاملًا من الألف إلى الياء، لهذا وبعد ربع ساعة من بدء الاجتماع وتحققك من وصل الجميع مرر ورقة على الجميع تحمل جدولًا لأسمائهم ومنصبهم الوظيفي وبريدهم الإلكتروني.

وأحينًا قد تمر مصطلحات أو مفاهيم جديدة عليك، دونها بسرعة واسأل عنها أثناء الاستراحة الأشخاص المعنيين وسجلها في دفتر ملحوظاتك.

  • صيغة محضر الاجتماع

هنالك صيغة معتمدة متعارف عليها لدى كتابة محضر اجتماع، وسندرجها لك على شكل نقاط:

  • اذا انبرى الاجتماع على عدد من المقترحات فإنك ستعتمد الصيغة: (اقترح (فلان) أن (الاقتراح) وقد تمت الموافقة عليه/ رفضه وسيبدأ العمل على المقترح خلال (الفترة الزمنية)).
  • في حال ناقش الاجتماع نقطة ما فإنك ستعتمد الصيغة: (نوقش موضوع (اسم الموضوع) خلال انعقاد الاجتماع وقد تقرر (نتيجة النقاش)).
  • في حال عُقد تصويت في الاجتماع فستعتمد الطريقة: (أجري تصويت على (موضوع التصويت) وقد صوتَ (عدد المؤيدين) بنعم، في حين صوتَ (عدد المعارضين) بلا، وبناءً عليه (نتيجة التصويت)).
  • في حال أُسندت مهام جديدة لموظفين معينين ستعتمد الصيغة: (كُلّف السيد/ة (الاسم) بتنفيذ ـ(المهمة) بدءًا من (التاريخ)).
  • خاتمة المحضر

تتضمن جميع القرارات المفصلية التي اتُفق عليها، وبعد أن تنتهي من إدراجها بكتابة اسمك وتوقيعك، ومن ثم طباعة نسخًا منه لجميع المعنيين ولا تنسى الاحتفاظ بالنسخة الأصلية لديك..