كيف انظم وقتي في جدول

بواسطة: - آخر تحديث: ١٣:٠٢ ، ٤ أغسطس ٢٠١٨
كيف انظم وقتي في جدول

قديمًا قالوا: "الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك". ويومًا بعد يوم يصبح الوقت بالفعل "من ذهب". فالتنظيم يقضي على هدر الوقت من غير طائل، حيث تمر الساعات والأيام والشهور ولم ينجز الإنسان في حياته شيئًا يذكر. ويمكّنك تنظيم الوقت من النجاح في إنجاز الأعمال المطلوبة منك من غير أن يؤثر ذلك على وقت استراحتك أو استجمامك أو ممارستك لأي هواية تفضلها، إلى جانب أنه يقضي على أوقات الفراغ ويملأها بما يعود عليك بالنفع والخير. وسنتناول في هذا الموضوع أبرز طرق تنظيم الوقت وترتيب الأولويات لإنجاز المهم فالأهم. وأفضل المهارات التنظيمية لإدارة الوقت بنجاح.

تنظيم ساعات اليوم

لتحقق الاستفادة القصوى من ساعات اليوم، إليك هذه الخطوط العريضة التي يتفق غالبية الناس على مراعاتها أثناء تنظيم الوقت في جدول مخصص لذلك:

أولًا: راقب أنشطتك اليومية وسجل كم من الوقت تحتاجه لإنجاز المهام المطلوبة منك، وستفاجأ بالفعل عندما تعرف حجم الوقت الذي تهدره، وتذكر أن تتبع الوقت اللازم لإنجاز المهام العادية كتناول وجبة الطعام، أو الاستحمام أو ارتداء الملابس.

ثانيًا: استخدم ما توفره لك التكنولوجيا من وسائل مريحة لتنظيم جدولك، حيث يمكنك أن تستخدم جهاز الكمبيوتر خاصتك أو الهاتف الذكي.. سجل كم يلزم كل مهمة من وقت لتتمها بنجاح ثم حدد كيف وأين يهدر الوقت في يومك. وسيفيدك أن تستخدم الألوان لتمييز بين الأنشطة المختلفة وأوقاتها. على سبيل المثال، كتابة الأعمال المنزلية بالأصفر، ومتطلبات العمل بالأخضر، والأنشطة الترفيهية بالأحمر.

ثالثا: حدد ما هو الضروري الذي أنفقت عليه الوقت وما هو غير ضروري، ثم اسأل نفسك: هل تهدر وقتك لأنك تفتقر إلى ضبط النفس؟ هل المماطلة هي السبب؟ هل تتحمل الكثير من الأعباء؟ هذه أهم الأسئلة التي تحتاج إلى أن تطرحها على نفسك لتقييم كيفية قضاء وقتك. فقد تجد أنك تمارس الأنشطة طوال يومك بطرق لا معنى لها. على سبيل المثال، ربما لا يكون من الحكمة العمل لمدة نصف ساعة، ثم قضاء 10 دقائق للتعامل مع مسائل هامشية، فقط يكون من الأفضل أن تعمل لمدة ساعة وتؤجل معالجة المسائل الهامشية إلى وقت لاحق.

رابعًا: بعد أن تشكل صورة واضحة عن كيف وأين تنفق وقتك، ابدأ بإجراء تعديلات على جدولك الزمني، وركز على الأعمال التي لا يمكن التخفيض من الوقت المطلوب لإنجازها، فأن يكون لديك عمل يتطلب وقتًا طويلًا لإنجازه فإن هذا لا يعني أنك تهدر وقتك. مثال ذلك أنك إذا كنت تنفق أربع ساعات في اليوم لإرسال رسائل عبر البريد الإلكتروني ذات صلة بالعمل، فمن غير المرجح أنك سوف تكون قادرًا على تقليل مقدار الوقت الذي يحتاجه هذا العمل.

خامسًا: بمجرد أن تعرف أين يهدر الوقت لديك، ابذل كل جهدك لتغيير عادة إدارة الوقت الخاصة بك، فإذا كنت تنفق معظم الوقت على تنظيف البيت مثلًا يمكن عندها الاستعانة بعاملة منزل، أو ترتيب أولويات التنظيف، أو إذا كنت تتصفح مواقع الإنترنت بلا هدف فحدد بعض المواقع المهمة لك وتصفحها واستغن عن المواقع الأخرى.

سادسًا: تجنب المشتتات، وأعد ضبط الانحرافات في حياتك، كأن تضبط تواصلك مع الأصدقاء الذين يميلون إلى الحديث معك لفترات طويلة، أو إشغالك بأمور غير أساسية، كما أن العمل في بيئة مكتبية، من المحتمل أن يقودك إلى الانخراط في أحاديث الزملاء والدردشات غير المفيدة.

جدول المهام

بعد تنظيمك لوقتك وتعرفك على الأعمال والمهام المطلوبة منك، يمكنك أن تبدأ بوضع جدولك الخاص. وليكون هذا الجدول مثمرًا إليك هذه النصائح:

  • ارسم جدولًا يغطي أعمالك وفقًا لما يناسبك، كأن يكون جدولًا شهريًا أو أسبوعيًا أو يوميًا.
  • فاضل بين الأولويات، وعليك أن تنجز الأهم فالمهم وهكذا، فمثلًا يمكنك أن تقسم الجدول إلى أشياء مطلوب منك إنجازها اليوم لذا فلا يمكن تأجيل العمل عليها حتى الغد، وواجبات مطلوب إنجازها قريبًا، وهذه يمكن العمل عليها تباعًا. وهناك أشياء مطلوب إنجازها من غير أن يكون لها وقت محدد، بدون تحديد وقت، هذه الأعمال يندرج تحتها كل ما هو غير رئيسي.
  • تحلّ خلال وضعك لجدولك الخاص بالمرونة، فلا تحاسب نفسك على كل دقيقة، وراع أن تحصل على الراحة والترفيه وأن تخصص وقتًا للأصدقاء والعائلة من غير أن تسوّف أو تؤجل أعمالك وألا تنجزها في وقتها المناسب.
  • اقرأ جدول أعمالك صباح كل يوم وضع مخطط سير لك بناء على ذلك.