نصائح مهمة لنجاح العمل عن بعد

بواسطة: - آخر تحديث: ١٢:١٦ ، ١٤ مايو ٢٠٢٠
نصائح مهمة لنجاح العمل عن بعد

هذا المقال جزء من سلسلة مقالات من أي مكان: اعمل وتعلم

العمل عن بعد

يُعرف العمل عن بعد بأنه أسلوب يسمح للموظفين بالعمل خارج بيئة المكتبة التقليدية، وهو يقوم على مفهوم بأن العمل لا يحتاج إلى مكان معيّن للقيام به وإنجاحه، ويرى بعض الموظفين بأن هذا الأسلوب مريح بسبب عدم اضطرارهم إلى تضييع وقت في طريق ذهابهم إلى مكان عملهم يوميًا، وبدء دوامهم من منزلهم بكامل نشاطهم دون الحاجة إلى الخوض في أزمات الطُرق التي تستنزف طاقتهم،[١] وبسبب فيروس كورونا الذي اجتاح العالم اتّجهت العديد من الشركات والمؤسسات إلى العمل من المنزل بسبب صعوبة الذهاب إلى مكان العمل، وتجدر الإشارة بأن هنالك بعض التقنيات والبرامج التي سهلّت العمل من المنزل؛ كالبريد الإلكتروني وبرامج أخرى توازي كفاءتها اللقاءات المباشرة في المكتب.[٢]


نصائح عامة أثناء العمل عن بعد

يمكنك اتباع بعض النصائح التي ستزيد من كفاءة عملك في المنزل، ومنها ما يلي:[٣]

  • حافظ على ساعات دوامك العادية: وذلك من خلال وضع جدول يحدد أوقات الدوام والمهام المطلوب إنجازها خلال هذه الساعات، مع الحرص على تفصيل كلّ ساعة بالمهمة التي عليك إنجازها بها، ويمكن اختيار وقت الراحة التي تتناسب وجهدك.
  • أنشئ روتينك الصباحي قبل المباشرة بالعمل: من الأفضل أن تخصص روتينًا صباحيًا لك قبل الجلوس على مكتبك المنزلي وبدء العمل، مثل أن تعد قهوتك أو تتناول وجبة إفطارك، إذ إن هذه الأمور البسيطة ستجعلك مُستعدًا أكثر للمباشرة بالعمل.
  • ضع قواعد أساسية مع الأشخاص في منزلك: إذا كان لديك عائلة، أو زوجة وأطفال، فعليك أن تشرح لهم وضع العمل، ومحاولتهم للتأقلم معه، وفي حال كانت هنالك أمور يومية منزلية عليك القيام بها، يمكن لأفراد عائلتك مساعدتك بها للتخفيف عنّك.
  • جدولة أوقات الراحة: في حال كانت الشركة قد حددت وقتًا للراحة بين ساعات الدوام، عليك أن تتأقلم مع هذه الأوقات وتمنح نفسك راحة من شاشة الكمبيوتر والهاتف، وحتى تضمن التواصل مع الموظفين الموجودين على رأس عملهم.
  • خذ فترات راحة بين الحين والآخر: إذ إن أوقات الراحة المعترف بها تكون لمدة 20 دقيقة مقابل كلّ 40 دقيقة عمل، ويمكن تنظيم هذا الأمر عن طريق تشغيل المؤقّت.
  • لا تتردد في طلب كُلّ ما تحتاجه: وهذا يعني تأمين كل المعدات اللازمة لإتمام عملك من المنزل، إذ عليك أن تطلُب المعدات من الشركة التي تعمل بها لتزويدكَ بها حتى يتم العمل على أكمل وجه، والمعدات تكون؛ جهاز الكمبيوتر، أو الطابعة، أو لوح المفاتيح، أو البرامج وغيرها.
  • خصص مساحة ثابتة لعملك: عليك تخصيص مساحة محددة في المنزل للعمل بشرط أن تكون هائدة وبعيدة عن التشويش والإزعاج، وذلك بوضع كلّ المعدات والمواد اللازمة التي تحتاجها في العمل بشكل دائم؛ كجهاز الكمبيوتر، والأوراق، والأقلام، والطابعة، والسمّاعات وغيرها من المعدات اللازمة لعملك.
  • خصص رقم هاتف لتلقّي مكالمات العمل فقط: خصص رقم هاتف لتلقّي مكالمات الزملاء والعملاء، إذ يُفضل ألّا يكون خطًا أرضيًا أو هاتفًا محمولًا يجول بين أدي أفراد العائلة والأطفال، ويساعد هذا الأمر على العمل بحرفية أكبر، والفصل بين الحياة العملية والحياة الخاصة بك.
  • دردش مع زملائك في العمل: تعد فكرة العمل من المنزل موحشة لدى البعض، ولكسر جمود هذا الأمر، قُم بالدردشة مع زملاء العمل عبر وسائل التواصل المختلفة، أو إجراء اجتماعات فيديو.
  • تهيأ لروتينك بعد الدوام: إذ إن ممارسة بعض الهوايات أو الرياضة أمرًا مفيدًا للصحة الجسدية والنفسية، فبعد يوم مليء بالعمل والمهام علعيك الترفيه عن نفسك؛ كمشاهدة فيلم، أو ممارسة اليوغا، أو إعداد العشاء وغيرها، فهذه الأمور البسيطة تُبقيك نَشِطًا.


كيفية تحقيق الإنتاجية في العمل عن بعد

أثبتت دراسة بأن الموظفين الذين يعملون عن بعد ويحققون التوازن بين عملهم وحياتهم الشخصية يكونون أكثر إنتاجية، إذ أصبح أصحاب الشركة يتّبعون نظام العمل عن بعد حتى قبل تفشّي فيروس كورونا المستجد؛ وذلك بسبب الإنتاجية التي يحققها العمل من المنزل؛ بفضل التطورات التكنولوجية التي سهّلت العمل وجعلته أكثر كفاءة، ووجَدت دراسة أُجريت في عام 2009 ميلادي على الموظفين الذين يعملون في منازلهم بأنهم أكثر إنتاجية من العمل في المكاتب بسبب توفير كل سبل الراحة حولهم، وقدرتهم على الموازنة بين العمل وحياتهم، ولتحصل على إنتاجية عمل جيّدة في مرحلة العمل عن بعد يمكنك اتباع الخطوات الآتية:[٤]

  • خذ فترات راحة: أخذ فترات الراحة خلال العمل المنزلي أمر مهم لاستعادة طاقتك ونشاطك، فمن الممكن شرب كوب من قهوة، أو تناول وجبة خفيفة، أو مهاتفة صديقك، أو الذهاب لنزهة مشي قصيرة.
  • اتّبع الجدول الزمني: الطريقة الثانية الأكثر فعالية لمحافظة الموظفين على إنتاجهم في المنزل هي تحديد ساعات العمل والمهام المطلوب إنجازها خلالها، إذ يعزز هذا الأمر قدرتك على التنظيم والتركيز.
  • اكتب قائمة المهام: عليك الاحتفاظ بقائمة المهام اليومية التي تشمل؛ الاجتماعات اليومية أو الأسبوعية، والمواعيد النهائية لتسليم العمل، والحرص على ترتيبها من الأهم ثم المهم مع إجراء التغيّرات الطارئة عليها.


أفضل التطبيقات للعمل عن بعد

توجد العديد من التطبيقات التي تُسهّل عملية التواصل من المنزل خلال العمل مع الموظفين الآخرين، من أبرزها:[٥]

  • سيرين (Serene): هو تطبيق يساعد على التركيز على مهام العمل لإتمامها بشكل أسرع، كما يعمل هذا التطبيق على إزالة عوامل التشتيت التي يتعرض لها الموظّف أو المستخدم.
  • سلاك (slack): هو تطبيق للتواصل الجماعي لإتمام عملية العمل عن بعد بين الموظفين عن طريق إرسال الرسائل الفورية لبعضهم البعض.
  • زوم (zoom): هو تطبيق لإجراء مكالمات العمل الصوتية ومكالمات الفيديو.
  • جوجل درايف (Google Drive): يساعد على تنظيم المستندات والملفات وتخزينها ومشاركتها والاطلاع عليها وتعديلها في أي وقت بما يتناسب ومهام العمل.
  • التقويم (Calendar): هو تطبيق يجمع كلّ التواريخ والأحداث ومواعيد الاجتماعات المهمة ويرتّبها بسلاسة دون تلقي الإشعارات التنبيهية الكثيرة في البريد الإلكتروني المُزعجة في بعض الأحيان.
  • سبارك (Spark): هو تطبيق ذكي يعمل على تحويل جميع الإشعارات التي يتلقاها الموظف لمادة عرض دون الحاجة إلى خبرة في التعامل مع العروض الرقمية، الأمر الذي يوفّر الوقت.
  • سطح المكتب البعيد من كروم (Chrome Remote Desktop): يمكن للموظّف الوصول إلى أيّ جهاز الكمبيوتر ومشاركة الشاشة مع زملائه لمشاركة الأمور الوظيفية.
  • زابير (Zapier): يسمح هذا التطبيق باتمام المهام اليومية المتكررة والتبديل بين التطبيقات المُستخدمة مثل؛ حفظ المستندات تلقائيًا من إيميل الجيميل إلى جوجل درايف.


مزايا العمل عن بعد

للعمل عن بعد مزايا عديدة، منها:[٦]

  • توفير المال: إذ لا حاجة لصرف المزيد من المال على تكاليف التنقُل من وإلى المكتب، أو صرف المزيد من التكاليف على لبس العمل الرسمي والمُكلف في بعض الأحيان، أو تكاليف الطعام والقهوة وغيرها، فكل شيء سيكون في المنزل وبتكاليف قليلة جدًا.
  • مرونة وضع الجدول الزمني: يمكن للموظف تنسيق جدوله الزمني للعمل وفقًا لالتزاماته الأُخرى، ويمكنه اختيار الوقت المناسبح كالعمل فترة الظهيرة بدلًا من الصباح الباكر.
  • تطوير المهارات والشعور بالاستقلالية: وذلك بسبب عدم وجود الزملاء المتخصصين في مجالات معينة في العمل، الأمر الذي سيضطر العامل من المنزل إلى اكتشاف وتعلّم كيفية التعامل مع جميع البرمجيات والتطبيقات الممكنة وحلّ المشاكل التي تواجهه دون استسهال طلب مساعدة من زميله في المكتب المجاور.
  • الأريحية في حضور الاجتماعات: قد يواجه بعض الموظفين القلق من الاجتماعات التقليدية في الشركة بسبب وجود جميع الموظفين، أو إصدار بعض الترفات المزعجة التي من الممكن أن تُشتت الانتباه عن التركيز في الاجتماع، إذ أصبح بالإمكان حضور الاجتماع في المنزل واختيار الوضعية المريحة، وخصوصًا بأن الاجتماعات عن بعد ستكون مقتضبة وسريعة، بحيث يمكن أن تصبح مُدتّها نصف المُدة المعقودة في الاجتماعات التقليدية في المكتب.
  • البقاء على تواصل أكبر: يحتاج العمل عن بعد البقاء على تواصل مع الزملاء أكبر قدر ممكن باستخدام وسائل التواصل المُعتمدة من قبل مكان العمل، إذ توجد أدوات اتصال عملية كثيرة وواسعة وسهلة الاستخدام، وتجدر الإشارة بأن وسائل الاتصال تجعل من التواصل أكثر متعة بسبب المزايا التي توفرها؛ كالرموز التعبيرية، أو التأثيرات في محادثات الفيديو.


المراجع

  1. "What is Remote Work?", remoteyear, Retrieved 10-5-2020. Edited.
  2. "The Ultimate Working From Home Guide", investopedia, Retrieved 10-5-2020. Edited.
  3. "20 Tips for Working From Home", pcmag, Retrieved 10-5-2020. Edited.
  4. "Working From Home Increases Productivity", businessnewsdaily, Retrieved 10-5-2020. Edited.
  5. "10 Best Apps for Working Remotely From Home", ventureharbour, Retrieved 10-5-2020. Edited.
  6. "10 Reasons Working Remotely Is Even Better Than You Thought it Was", themuse, Retrieved 10-5-2020. Edited.