محتويات
أنظمة الاتصالات
تُعرَّف أنظمة الاتصالات بأنها مجموعة من العمليات المختلفة التي تنقل المعلومات بين المدراء والموظفين داخل نطاق الشركة أو بين الشركة نفسها والأطراف الخارجية الأخرى، وتؤثر الاتصالات كثيرًا بكل أشكالها على طرق إدارة الأعمال، وتبدأعملية الاتصال الأساسية عند ملاحظة فكرة ما وتحليلها وترتيبها من قِبل (المرسل) ثم إرسالها عبر وسائل الاتصال إلى الطرف الآخر(المتلقي)، وبالتالي يفسّر المتلقي الرسالة ويحدد الملاحظات للمرسل لاتخاذ الإجراءات اللازمة، والهدف من عملية الاتصال توصيل المعلومات بصورة مفهومة وكاملة بين جميع الأطراف، وأحيانًا تتعرض أنظمة الاتصالات إلى بعض المشاكل والأعطال في أي خطوة أثناء العملية، لذلك على المدراء فهم المشكلة والتصرف بسرعة لحلها حتى لا تؤثر على التواصل، وقد تتعرض عزيزي الرجل إلى بعض المشاكل أثناء عملية التواصل بسبب النقص في مهاراتك اللغوية الأساسية، واختلاف المفاهيم بينك وبين الطرف الأخر، والتشتت أثناء عملية الاتصال بسبب العوامل المحيطة مثل رنين الهاتف وغيرها.[١]
أفضل نظام اتصالات
نظام التواصل الفعّال الذي يحقق المغزى من التواصل بأفضل طريقة ممكنة هو:[٢]
خصائص الاتصال الفعال
- الرسالة الواضحة: حاول أن تكون الرسالة بسيطة ومفهومة ومنظمة للحفاظ على محتواها.
- الرسالة الصحيحة:عليك التأكد من صحة المعلومات الواردة في الرسالة وتجنب وجود أيّ أخطاء نحوية ولغوية فيها قبل إرسالها.
- الرسالة الكاملة: حاول إتمام الرسالة بمعلومات كاملة ودقيقة لإيصال المغزى بطريقة مفهومة وتجنّب حدوث قرارات خاطئة.
- الرسالة الدقيقة: حاول أن تكون الرسالة موجزة وقصيرة لتفسيرها بسهولة من قِبَل المتلقي.
- الموثوقية: عليك إيجاد الثقة بينك وبين المتلقي من خلال التأكد من مضمون الرسالة حتى تُمكّن المُتلقي من الاعتماد عليك.
- التأكد من كفاءة المتلقي: حاول التأكد من مهارات المتلقي من الجانب اللغوي ومستوى التعليم والمعرفة.
- الرد على المرسل: عليك الرد على رسالة المرسل بأسلوب لبق موضحًا فهمك لمضمون رسالته.
مهارات الاتصال الفعال
- الملاحظة: عليك الانتباه لأدق التفاصيل وامتلاك مهارة دقة الملاحظة لاكتساب المزيد من المعلومات والمعرفة.
- الوضوح والاختصار: حاول صياغة الرسالة بأسلوب واضح ومختصر لتبسيط المحتوى على المتلقي.
- الاستماع والفهم: حاول الإنصات جيدًا إلى كلّ ما يُقال لك؛ حتى تفهم المعلومات وتفسّرها بالشكل الصحيح.
- الذكاء العاطفي: عليك التعامل بوعي مع المحيطين بك والتأثير عليهم بإيجابية.
- الكفاءة الذاتية: عليك الإيمان بقدراتك والثقة بنفسك لتحقق أهدافك بالتواصل.
- الاحترام: حاول إيصال هدفك في مضمون الرسالة بلطف واحترام كي تؤثر على المتلقي بصورة إيجابية.
- الاتصال غير اللفظي: حاول أن يشمل التواصل بينك وبين المتلقي أيضًا الاتصال غير اللفظي مثل؛ التواصل البصري والإيماءات وتعابير الوجه الودودة.
- اختيار الوسيلة الصحيحة: عليك تحديد الطريقة المناسبة للتواصل، وأن تكون متوافقة مع الوضع الراهن ووجهة نظر المتلقي.
- تقديم الملاحظات: عليك التّحاور مع المتلقي ومناقشة المعلومات ووجهات النظر وتبادل الملاحظات ليكون التواصل فعّالًا بينكما بطريقة سليمة.
عناصر نظام الاتصالات
يتكون نظام الاتصالات من عدة عناصر سنبينها لك في هذا المقال كما يأتي:[٣]
- المرسل: تبدأ عملية الاتصال عند المرسل أو المصدر الذي يكتشف الفكرة أو المعلومة ويوصلها للأطراف الأخرى بعد تنسيقها بطريقة مفهومة وسهلة؛ كاستخدام لغة مشتركة أو مصطلحات معروفة ومن ثم إرسالها.
- المستقبِل: يعد الشخص المستلم للرسالة المبعوثة ويسمى أيضًا المتلقي، وهو الذي يفسّر الرسالة ويفك رموزها ويحاول فهم محتواها.
- الرسالة: تعد المحتوى الأساسي في عملية الاتصال لاحتوائها على المعلومات المُراد إرسالها من المرسل إلى المتلقي، وباستطاعتك نقلها كتابيًا أو لغويًا أو بلغة الجسد أو أيّ من وسائل الاتصال الأخرى.
- الوسط الناقل: يعد الوسيلة التي تُنقل الرسالة عبره من المرسل إلى المتلقي مثل؛ إرسال الرسائل النصية من خلال الهواتف المحمولة.
- النتيجة: تعد النقطة النهائية في عملية الاتصال، فبعد إرسال الرسالة واستلامها وفهمها سوف تصل إلى النتيجة النهائية، وقد يكون الرد كتابيًا أو شفهيًا أو أيّ ردّ فعل آخر مناسب لعملية الاتصال أو محور الرسالة.
قد يُهِمُّكَ
لأنظمة التواصل العديد من الفوائد تتمثل فيما يلي:[٤]
- ينظم التواصل بينك وبين الآخرين في بيئة العمل؛ كالتنظيم بين الموظفين والرؤساء من خلال التنسيق بينهم لإنجاز الأهداف المتّفق عليها.
- ينظم لك التواصل الإعلانات ويخطط لبيئة العمل من خلال تجميع المعلومات الأساسية بدقة داخل المؤسسة والمعلومات حول البيئة الخارجية ومن ثم توصيلها إلى الإدارة لمباشرة العمل عليها.
- يعد التواصل من الأنظمة الأساسية التي باستطاعتك استخدامها للقيادة والتأثير على الأشخاص في بيئة العمل، وذلك من خلال إعلام الرئيس الموظفين بالقواعد والأساسيات والإجراءات المهمة للمؤسسة والأوامر والتوجيهات التي عليهم الالتزام بها، وفي المقابل يبلّغ الموظفون مشاكلهم واحتياجاتهم وملاحظاتهم للرؤساء، وبالتالي يؤدى العمل بالطريقة الصحيحة.
- يُعد التواصل من الوسائل الفعّالة التي باستطاعتك استخدامها في الشرح الصحيح للتغييرات التي قد تطرأ في بيئة العمل من خلال إعداد الرؤساء لقاعدة متينة بإحدى طرق التواصل لإقناع الموظفين بهذه التغيرات التنظيمية في بيئة العمل.
- يؤسس التواصل العلاقات الإنسانية بينك وبين الآخرين من خلال نقل الرسائل والمعلومات وتسهيل الفهم بينكم، مما يمهد إلى تطوير العلاقات لاحقًا وتحسين الإنتاجية في بيئة العمل.
- يبني التواصل العلاقات بينك وبين بقية الموظفين والرؤساء في نفس المحيط أو بين المؤسسة نفسها والمؤسسات الخارجية أو الأفراد المستهلكين، ويتلقى العاملون في المؤسسة جميع الملاحظات والشكاوى من الأفراد من خلال التواصل لحلّها، مما يدعم كفاءة العمل في المؤسسة.
- يسيطر التواصل الفعّال على بيئة عملك بصورة إيجابية ويتحكم فيه من خلال التوجيه الصحيح من قِبل الرؤساء للموظفين وإيصال الإجراءات اللازمة والمعايير المناسبة لبيئة العمل.
- يُسهل التواصل الفعال تقسيم السُّلطة بينك وبين الآخرين كرؤوساء، ويحافظ على التنسيق بينكم من خلال تبليغ التعيينات الوظيفية والتعليمات المرافقة لها، وتحديات وصعوبات العمل بينكم.
- ينظّم التواصل الفعّال جميع شؤونك وشؤون الموظفين مثل؛ التوظيف والاختيار والتدريب والتوجيه ويضبطكم ضمن قواعد محددة ومنظمة.
المراجع
- ↑ "Communication Systems", inc, Retrieved 29-6-2020. Edited.
- ↑ "Effective Communication", theinvestorsbook, Retrieved 28-6-2020. Edited.
- ↑ " The Basic Elements of the Communication Process ", thoughtco, Retrieved 22-6-2020. Edited.
- ↑ " Top 10 Key Benefits of Communication", yourarticlelibrary, Retrieved 29-6-2020. Edited.
