مكونات نظام الرقابة الداخلية

مكونات نظام الرقابة الداخلية

نظام الرقابة الداخلية

يحتاج عالم الأعمال اليوم إلى بذل الكثير من الجهد سواء كنت من ضمن العاملين أو من فئة المديرين أو أحد أصحاب الأعمال، والرقابة الداخلية تمثّل إحدى ركائز الأعمال اليوم، وهي عبارة عن نظام وسياسات الشركة الموضوعة لتحقيق أهداف الشركة أو المؤسسة؛ فإن كنت صاحب مشروع صغير ستكون المشرف الأول على شراء الخامات ومراقبة سير العمل والإشراف على المبيعات، ولكن في حالة توسّع الأعمال وكِبر حجم النشاط ستحتاج إلى تعيين موظفين جدد وسيصبح من الصعب مراقبة جميع الأنشطة كما في السابق، وحينها ستحتاج حتمًا لوضع نظام للرقابة الداخلية يضمن لك التأكد من دقة الحسابات وموثوقيتها، إلى جانب زيادة كفاءة العمليات التشغيلية وإلزام العاملين بالسياسات والقرارات الإدارية.[١]


مكونات نظام الرقابة الداخلية

لتحقيق اهداف أنظمة الرقابة الداخلية بنجاح يجب أن تعمل جميع مكونات النظام بكفاءة في مختلف قطاعات الشركة أو المؤسسة، وهي:[٢]

  • التحكم في بيئة العمل: أن تتحكم في بيئة العمل بمؤسستك يعني أن تضمن البناء الأساسي لنظام الرقابة الداخلية، ويمكن التحكم في بيئة العمل من خلال عدة عوامل أهمها إظهار نزاهة الإدارة والفريق الأساسي، ولضمان اتباع الموظفين لنفس النهج، كذلك عليك التأكد من جودة عملية التوظيف والموارد البشرية والتدريب للموظفين في المؤسسة، وفهم العاملين بالمؤسسة طبيعة المهام الموكلة إليهم وإلى غيرهم بوضوح بحيث يكون لكل من الموظفين مسؤولية محددة ولا تتركز المسؤوليات في يد فرد واحد.
  • تقييم المخاطر: بتقييمك للمخاطر التي يمكن أن تواجه الشركة أو المؤسسة وتمنعها من تحقيق أهدافها الموضوعة، ستكون قادرًا على الاستعداد لها وإدارتها في حالة وقوعها، وبما أن عوامل الخطورة تتضمن المخاطر الداخلية التي يمكن أن تنشأ من تحديث سياسات العمل أو توظيف عاملين جدد أو الاعتماد على تكنولوجيا جديدة، يجب أن يكون تقييمك للمخاطر منتظمًا وعلى أسس علمية.
  • سياسة الرقابة: إشرافك الإداري على المعاملات الداخلية بين أقسام الشركة بواسطة وضع إجراءات محددة للمتابعة والمراجعة هو ما يمّكن الشركة من تلافي العديد من المشكلات لاكتشافها مبكرًا، ولضمان ذلك يجب الفصل بين المهام بوضوح وعدم تداخل مهام العمل قدر الإمكان، والاحتفاظ ببيانات المعاملات بمنهجية واضحة للجميع، وفي حالة الشركات الصغيرة التي يتولى فيها البعض أكثر من مهمة في ذات الوقت، يجب أن يكون فصل تلك المهام من الأهداف الداخلية المستقبلية للشركة.
  • المعلومات والاتصالات: المعلومات هي طريقك لتحديد المهام العاجلة، فضلًا على تحديد مدى التزام الموظفين بمسؤولياتهم، لذا حافظ على قنوات اتصال للحصول على التقارير المختلفة بانتظام للوقوف على المتغيرات التي يمكن أن تدفعك لاتخاذ قرارات مختلفة متعلقة بالعمل، فمتابعة التقارير المالية الدورية يساعد على اكتشاف انخفاض حركة العمل أو الأرباح من عدمه وبالتالي اتخاذ الإجراءات اللازمة لتعديل ذلك.


أهداف نظام الرقابة الداخلية

كيف ستستفيد من وضع نظام للرقابة الداخلية لشركتك؟ وإن كنت من العاملين في إحدى الشركات، كيف تستفيد الشركة من نظام الرقابة لديها؟ الإجابة تكمن في الأمان الذي يوفره النظام لصاحب أو أصحاب العمل من عمليات السرقة والاحتيال سواء الخارجية أو الداخلية، والتقليل من الأخطاء في العمل، وتسهيل وصول العاملين إلى البيانات وأدوات العمل التي تساعدهم على تحسين الأداء الوظيفي وبالتالي زيادة الإنتاجية وزيادة نجاح الشركة عامة، كما يمكنك نظام الرقابة الداخلية من تنظيم المعلومات المالية والإدارية، فمن الأهمية بمكان للشركات العامة الحفاظ على الضوابط الداخلية خاصة فيما يتعلق بالأمور المالية، فتلك المعلومات الخاصة بالتقارير المالية مهمة للمستثمرين، كما أنها تساعد على إثبات سلامة البيانات المالية للشركة وإدارتها بصورة صحيحة.[٣]


قد يُهِمُّكَ

إذا كنت مهتمًا الآن بالعمل في مجال الرقابة الداخلية للشركات، أو كنت أحد أصحاب الشركات وترغب في وضع نظام للرقابة الداخلية، إليك أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها المتخصص في هذا المجال:[٤]

  • الحصول على درجة تعليمية في مجال التجارة أو المحاسبة.
  • التمتع بقدرات عالية في التحليل.
  • إجادة استخدام برامج الكمبيوتر الأساسية في عملهم مثل: برامج باوربوينت، وإكسل.
  • مهارات الاتصال، لحاجة العمل إلى التواصل مع الإدارة والمراجعين.


المراجع

  1. "Internal Control System: 5 Components of Internal Control System", iedunote, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  2. Ken Cerini (29-2-2016), "Key Components of Internal Controls"، ceriniandassociates, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  3. Miranda Brookins (4-2-2019), "What Is the Purpose of Internal Controls of a Company?"، chron, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  4. "Internal Control Analyst: Job Description & Salary", study,31-5-2020، Retrieved 18-6-2020. Edited.