كيف تنجز أكثر في وقت أقل

بواسطة: - آخر تحديث: ١٠:١٦ ، ٢٨ أبريل ٢٠٢٠
كيف تنجز أكثر في وقت أقل

إدارة الوقت

إدارة الوقت هي عملية تنظيم الوقت والتخطيط لكيفية إنجاز المهام والنشاطات بفاعلية؛ فتؤدي عملية إدارة الوقت إلى زيادة الإنتاج في العمل فتتمكن من إنجاز العديد من المهام في وقت أقل، وعلى الرغم من أننا نملك نفس عدد الساعات يوميًا إلا أنه يوجد أشخاص ينجزون مهامهم وواجباتهم بوقت أقل ويتفرغون باقي اليوم إلى أمورهم الخاصة ويعود ذلك إلى مهارة الإنسان في تنظيم وقته والتقنيات التي يستخدمها في التخطيط لمهامه، وتتطلب إدارة الوقت تحويل التركيز من الأنشطة والمهام إلى النتائج ويساعد تنظيم الوقت في زيادة الإنتاجية والحصول على سمعة مهنية جيدة وتقليل الضغط النفسي الناتج عن كثرة المهام، ولا تعدّ إدارة الوقت أمرًا صعبًا ولكنها تتطلب بعض الخطوات لا أكثر.[١]


كيف تنجز أكثر في وقت أقل؟

يمكنك إنجاز العديد من المهام والواجبات الضرورية في أقصر وقت ممكن باتباع الخطوات التالية:[٢]

  • حدد الأهداف بشكل صحيح: عندما تعمل على مهمة أو مشروع ما حدد العديد من المهام التي يجب إنجازها، وأنجز كل واحدة على حدة، وتأكد أن الأهداف التي وضعتها قابلة للقياس والتحقيق وذات صلة مباشرة بالمهمة الموكلة إليك.
  • حدد الأولويات بحكمة: تعتمد الأولويات على الأهمية والإلحاح، ويمكن تحديدها بكتابة المهام اليومية على ورقة، وتحديد أي المهام منها أكثر أهمية ويجب إنجازها بأسرع وقت، وستكون هذه المهمة هي الأولى وتتوالى بعدها المهام على هذا المنوال كما يجب وضع المهام الأقل أهمية وغير العاجلة في نهاية القائمة.
  • حدد مدّة زمنية لإنجاز المهمة: حدّد الوقت المناسب لكل مهمة وقيّد نفسك به وصمّم ألا تترك مكانك حتى تنجز المهمة في الوقت المحدّد لها، إذ تزيد هذه الطريقة من التركيز والفعالية كما يساعد بذل جهد إضافي لتحديد مقدار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة في التعرّف على المشكلات المحتمَل مواجهتها قبل ظهوروها وبالتالي توفّر الوقت على نفسك.
  • خذ استراحة بين المهام: عندما تنجز الكثير من المهام دون راحة تفقد تركيزك ودافعك للعمل لذا يجب أخذ استراحات بسيطة بين كل مهمة وأخرى لتستعيد نشاطك وتركيزك، كما يمكن لأخذ قيلولة في منتصف النهار أو الخروج للمشي في الهواء الطلق أن ينعشك ويعطيك المزيد من القوة لإكمال المهام المتبقية.
  • نظّم نفسك: يساعدك في هذه المهمة استخدام التقويم لإدارة الوقت على المدى الطويل، اكتب المواعيد النهائية للمشاريع والمهام الموكلة إليك وفكّر في الأيام التي تناسبك للعمل وتستطيع أن تكرسها لإنجاز أكثر مهام ممكنة.
  • إزالة المهام غير الأساسية: يجب عليك إزالة المهام أو الأنشطة غير الأساسية أو التي يمكن الاستغناء عنها لتوفر المزيد من الوقت لإنجاز المهام والواجبات الأهم وإن إزالة هذه المهام تجعلك أكثر اندفاعًا للعمل لأن قائمة المهام ستصبح أقل.
  • خطط للمستقبل: ينظم التخطيط للمستقبل أيامك ووقتك على المدى الطويل، اكتب قائمة بالمهام التي يجب أن تفعلها على مدى الأسبوع المقبل فهذه الطريقة لا تنظّم وقت العمل فحسب بل تنظم جميع أيامك.


طرق ومقترحات للإنجاز السريع أثناء العمل من المنزل

يعدّ العمل من المنزل تحديًا أكبر لأن عوامل التشتيت أكثر والمساءلة والمراقبة أقل منها في مكان العمل، ولكن باتباع النصائح التالية ستنجز أعمالك في المنزل بفاعلية ووقت أقل:[٣]

  • حدد ساعات عمل محددة: هذه الخطوة الأولى والأهم لضمان الإنتاجية أثناء العمل من المنزل، حدد لنفسك ساعات عمل يومية وكأنك في مكان العمل؛ إذ تساعد هذه الطريقة على الإنجاز أكثر مما لو تعطي لنفسك مرونة خلال اليوم والتي ستشتت انتباهك وتركيزك وتجعلك أقل إنتاجية.
  • افصل بين وقت عملك ووقتك الشخصي: من المهم أن تمنح نفسك وقتًا كافيًا خلال اليوم للقيام بالأمور الشخصية كرؤية العائلة أو ممارسة الرياضة مثلًا، ولا يعني العمل بكفاءة وإنتاجية أن تعمل طوال اليوم دون توقف بل يجب عليك تخصيص وقت لعملك ووقت لنفسك وعائلتك.
  • خطط لسير العمل: من أهم الطرق للحفاظ على الكفاءة والإنتاجية في العمل أن تخطط ليومك وتضع المهام التي يجب إنجازها على ورقة حسب الأولوية والأهمية والمدة التي تستغرقها كل مهمة.
  • إنشاء مكتب في المنزل: إن البيئة أو المكان الذي تجلس فيه في المنزل مهم جدًا لإنجاز عملك بفعالية؛ فلا تجلس على الأريكة أو على السرير لأن ذلك يؤثر سلبًا على إنتاجيتك لذا يُفضّل تخصيص مكتب وكرسي مريح في مكان مشمس وهادئ للعمل لتشعر بمزيد من الطاقة والحماس.
  • افعل ما تحب خلال العمل: إذا كنت من محبّي الموسيقى يمكنك أن تستمع إلى النوع المفضّل لديك والذي يبعث على الراحة والهدوء وهناك الكثير من المقطوعات الموسيقية التي تساعد على التركيز أو يمكنك إبقاء النوافذ مفتوحة لإدخال بعض الأصوات الخارجية كي لا تشعر بالملل، في المنزل يمكنك القيام بالأشياء التي تلهمك وتزيد تركيزك أكثر مما لو كنت في مكان العمل.
  • ابقَ على تواصل: لا يعني العمل من المنزل الابتعاد عن جوّ العمل كليًا فلابدّ من أن تبقى على اتصال مع الزملاء ومدير العمل عبر الرسائل أو البريد الالكتروني أو المقابلات الشخصية لتبقى على اتصال مع بيئة العمل.


كيف أزيد من تركيزي؟

فُقدان التركيز أمر طبيعي عند التعرّض للضغط والقيام بالعديد من المهام في آن واحد، فإذا فقدت تركيزك أو وجدت صعوبة في التركيز بشكل عام اتبع الخطوات التالية:[٤]

  • درّب دماغك: تساعد ألعاب الذاكرة والعقل على تدريب الدماغ وزيادة التركيز كألعاب السودوكو أو الشطرنج أو الألغاز والكلمات المتقاطعة وألعاب الذاكرة، فأثبتت الدراسات أن إنفاق 15 دقيقة يوميًا لمدة 5 أيام على أنشطة تدريب الدماغ يلعب دورًا كبيرًا في زيادة التركيز.
  • خذ قسطًا كافيًا من النوم: إن الحرمان من النوم يعطّل التركيز والانتباه لذا يجب أن تأخذ قسطًا كافيًا من النوم يوميًا لإنجاز المهام بتركيز ونشاط والحصول على مزاج أحسن وأداء أعلى، ويوصي الخبراء أن ينام الأشخاص البالغون من 7 إلى 8 ساعات كل ليلة.
  • مارس الرياضة: إن التمارين الرياضية المنتظمة تساعد على زيادة التركيز وتنشط العقل والجسم وأشارت دراسة إلى أن ممارسة النشاط البدني يوميًا يحسّن التركيز والانتباه إلى حوالي أربعة أسابيع.
  • اقضِ وقتًا في الطبيعة: الخروج يوميًا إلى الطبيعة لحوالي 15 إلى 20 دقيقة يزيد التركيز والنشاط البدني والعقلي فيمكنك الخروج إلى المشي أو الجلوس في الحديقة لبضع الوقت وتشير الأبحاث إلى أن وضع بعض الزهور والنباتات في مكان العمل يزيد التركيز والإنتاجية.
  • جرّب التأمّل: أثبتت الدراسات أن التأمل يزيد من القدرة على التركيز ويقوّي الذاكرة ويحسّن اليقظة والقدرات المعرفية الأخرى، والتأمل لا يعني الجلوس في صمت وإغلاق العينين فقط بل يمكن أن يكون بممارسة اليوغا والتنفس العميق والعديد من الأنشطة الأخرى داخل المنزل.
  • غيّر نظامك الغذائي: تؤثر الأطعمة التي تتناولها على جسمك وعقلك وعلى الوظائف المعرفية كالتركيز والذاكرة لذا تجنّب الأطعمة المصنوعة من السكر والدهون وأدخل إلى نظامك الغذائي أطعمة مغذيّة كالسمك والبيض والتوت والسبانخ.


المراجع

  1. "What Is Time Management?", mindtools, Retrieved 26-4-2020. Edited.
  2. "A Brief Guide to Time Management", corporatefinanceinstitute, Retrieved 26-4-2020. Edited.
  3. "10 Tips to Help You Be More Efficient Working From Home", lifehack, Retrieved 26-4-2020. Edited.
  4. "12 Tips to Improve Your Concentration", healthline, Retrieved 26-4-2020. Edited.