عناصر الخطة

بواسطة: - آخر تحديث: ١٢:٣٦ ، ٢٢ ديسمبر ٢٠١٨
عناصر الخطة

مفهوم الخطة

يختلف نوع الخطة اعتمادًا على دورها المحدد للشّخص، وعلى سبب حاجته إليها وما يروم أن يحققه منها، والخطة أساسًا تعرّف بمجموعة العناصر المكونة لها، فالخطة هي وثيقة تسرد الخطوات التي يجب أن يتخذها الشّخص لتحقيق هدف محدد، والغرض من الخطة هو توضيح الموارد المطلوبة للوصول إلى الهدف، وصياغة جدول زمني لتوقيت أمر إنجاز مهام محددة.


عناصر الخطة

  • هدف الخطة: الهدف من الخطة هو ببساطة الأسباب الدافعة للقيام بتلك الخطة، والفوائد المتوقعة منها، ويمكن أن يأتي هدف الخطة من قضية رئيسة ما عند الشّخص، فعلى سبيل المثال، قد يرغب أحد الأشخاص في الحصول على ترقية رفيعة المستوى في مؤسسته، بالتالي قد يكون ذلك معبّرًا عن أهداف خططه اللاحقة.
  • المخرجات: ويمكن تحديدها بالنظر إلى هدف الخطة، والإجابة عن تساؤلات مثل؛ ما الذي يحتاج أن يُنتجه الشّخص فعلاً للوصول إلى ذلك الهدف، وهذه المخرجات تحتاج إلى أن تكون محدّدة بوضوح، فعلى سبيل المثال، قد يكون هدف الخطة هو ترقية البنية التّحتية لتقنية المعلومات في المؤسسة التي يعمل بها الشّخص، لذا ستكون مخرجاته النّهائية عبارة عن شبكة كمبيوتر كاملة، وجهاز كمبيوتر جديد على كل مكتب، وكل البرامج المناسبة مثبتة وجاهزة للاستخدام.
  • معايير الجودة: الخطة الجيدة تحتاجُ كذلك إلى تحديد مستوى الجودة التي تحتاج الأهداف أن تكون عليها، فبالنسبة للمثال السابق، فلا يكفي سرد مخرجاته وهي شبكة كمبيوتر مكتملة بل على الشخص أن يضيف أنَّ الشّبكة عليها أن تتعامل فعليًا مع حجم حركة مرور كبيرة عليها، لذلك ستحتاج الشّبكة أن تكون ذات مستوى يؤهلها للتّعامل مع ذلك المستوى من الضّغط، وهذا يعني الحاجة إلى أن يكون الناتج المكتمل ذا جودة معينة، والحاجة إلى تحديد نوعية هذه الجودة، إذ إنّ أهدافَ الجودة هي التي تخبر الشّخص ما هو معنى النّجاح بالنسبة لخطته.
    • هذه الأهداف يجب أن تتبع قاعدة "SMART" وتعني الصفات التالية: محددة؛ أي محددة بوضوح ودقيقة، وقابلة للقياس؛ فعلى سبيل المثال يمكن القول بدل "أجهزة كمبيوتر جديدة" "أجهزة كمبيوتر مزودة بذاكرة 8 جيجابايت"، إلخ، وممكنة؛ وتعنى أن لا تكون مستحيلة وفوق الطاقات المعروفة، ومرتبطة بهدف الخطة، وأن تعتمد على الوقت.
    • سيحتاج الشخص أيضًا إلى تحديد من له الكلمة الأخيرة حول جودة المخرجات حتى لا تتواجد أي حجج على الجودة عند تسليم مخرجات الخطة.
  • الموارد: تشمل الموارد وقت المنفذين للخطة ومعارفهم أو مجموعة مهارات معينة عليهم امتلاكها، كما تشمل المال (مثل شراء المعدات الازمة) والوقت.
  • هيكل الإدارة: يحتاج الشخص إلى وصف النهج العام للخطة؛ أي من سيكون صانع القرار، ومن سيشارك في الخطة وعلى أي مستوى.
  • معالم الخطة: على الشخص أيضًا أن يفكر في كيفية تفتيت الخطة -ما لم تكن صغيرة جدًا- فهو لا يريد أن تكون الخطة بأكملها مكونةً من جزء واحد من العمل، بدلاً من ذلك يمكن تقسيم الخطة إلى أجزاء منفصلة، إذ يمكن تجميع المهام ذات الصّلة معًا مع وضع علامة بارزة في نهاية هذه المهام.
  • المهام وتبعياتها: على الشخص أن يحدّد ما الذي سيحدث في الخطة أو ما المطلوب إنجازه، كذلك عليه تحديد التبعيات بين المهام حتى يتمكن هو وفريق الخطة من فهم تأثير التغييرات في أي جزء من الخطة على الأجزاء الأخرى.
  • المخاطر: يجب تحديد احتمالات حدوث أخطاء في التنفيذ وكيفية الاستجابة لها وتداركها، ويمكن معرفة ذلك بالإجابة على الأسئلة التالية: ماذا يمكن أن يحدث بحيث يضر قدرات الفريق على تسليم الخطة؟ هل هناك أشياء يمكن فعلها لتفادي تلك الحوادث أو تقليلها؟
  • جدول الخطة: يحتاج الجدول إلى تضمين النظرة العامة للخطة، مع تقسيمها إلى أجزاء معقولة، إذ هذه هي الميزة الأخرى لكسر الخطة إلى أجزاء بحسب ما ذُكر في العناصر السابقة من الخطة، فمن خلال تقسيم المشروع بهذه الطريقة سيتمكن الشخص من البدء في التخطيط للقسم الأول ببعض من التفاصيل وتمديده لبضعة أسابيع -حسب حجم الخطة-، وقد يعتمد على التخمين الأعمى والإيمان أحيانًا في ذلك، إذ لا يجب على الشخص أن يكون دقيقًا بصورةٍ مصطنعة، لكن يمكنه استخدام الأرقام التقريبية.