كيف تكتب خطة عمل

بواسطة: - آخر تحديث: ١٦:٣١ ، ٨ ديسمبر ٢٠١٩
كيف تكتب خطة عمل

خطة العمل

تُعرف خطة العمل بأنها آداة مهمة تساعد مشروعًا ما على تعيين المهام وإدارة سير العمل، وتتبّع مختلف المكونات والمواعيد النهائية المحددة، وكثيرًا ما تكون مدة خطة العمل ستة أشهر إلى 12 شهرًا، ولكن يمكن تعديلها استنادًا إلى حاجة محددة داخل الشركة، ويساعد تنفيذ خطط العمل على وضع استراتيجيات للموظفين لتحسين تركيز أعضاء الفريق وحركتهم، إذ ينبغي مُراجعة هذه المكونات الرئيسية عند تطوير خطط العمل للتأكد من عدم تجاهل التفاصيل المهمة، إذ غالبًا ما ترتبط بإدارة المشروع، ولكن ليس عليك أن تكون مدير مشروع معتمدًا للاستفادة من خطط عمل الكفاءة التي يمكن أن تجلبها لشركتك، ويمكن وصف أي عمل تحتاج إلى آدائه من طوابق التمهيد إلى تركيب شبكة حاسوب جديدة على أنه مشروع، ويمكن تصميم خطة عمل لموظف واحد أو لفريق يعمل في المشروع نفسه.[١]


خطوات كتابة خطة العمل

تنقسم خطوات كتابة خطة العمل والمشاريع إلى سبع خطوات، وفيما يأتي ذكرها:[٢]

  • الخطوة الأولى: تتمثل الخطوة الأولى بشرح المشروع لأصحاب المصلحة الرئيسيين، وتحديد الأهداف، والحصول على المشاركة الأولية، وتتضمن الخطوة الأولى في أي مشروع في تحديد "ماذا" و"لماذا"، ويتمتع أصحاب المصلحة الرئيسيين بالنفوذ والسلطة لتحديد ما إذا كان المشروع ناجحًا.
  • الخطوة الثانية: تتمثل الخطوة الثانية بسرد الأهداف، ومحاذاة OKRs، وعرض المشروع وفقًا للزعماء التنفيذيين، فإن الافتقار إلى الأهداف الواضحة يشكل 37% من فشل المشروع، وستجد أن المتطلبات والمهام والمواعيد النهائية التي حددتها لخطة عمل المشروع ليس لها نهاية جيدة، أما إذا كانت لديك قائمة باحتياجات أصحاب المصلحة الرئيسية يسهل عليك تعيين الأهداف، وتعد OKRs تقنية تخطيط وتحديد للأهداف، وقد اشتهرت بها شركات عالمية.
  • الخطوة الثالثة: تتمثل الخطوة الثالثة بإنشاء وثيقة نطاق المشروع بعد تحديد المشروع، ثم تنسيق المهام الخاصة بك مع الأهداف، إذ توضح الوثيقة تفاصيل عناصر واحتياجات المشروع التي أُدرجت في الخطوة الثانية.
  • الخطوة الرابعة: تتمثل الخوة الرابعة بوضع جدول مشاريع مفصل مع أهدافك، ومهامك، والمعالم المحددة مسبقًا لك، إذ حان الوقت للبدء بربط مشروعك بجدول، مثل مخطط جانت، وهو آداة مفيدة تساعدك على تصور الخط الزمني للمشروع بسهولة، كما أنه جدول زمني تفاعلي يمنحك رؤية كاملة عن تقدم المشروع ونطاقه وتبعيته.
  • الخطوة الخامسة: تتمثل الخطوة الخامسة بتحديد الأدوار والمسؤوليات والموارد، وتشمل الموارد كل من الأشخاص، والمعدات، والأموال اللازمة لإنجاز المشروع.
  • الخطوة السادسة: تتمثل الخطوة السادسة بتعريف عملية الاتصال والتحقق، إذ يستغرق الموظفون ما يقارب من 20% من أسبوع العمل في البحث عن المعلومات وجمعها، ولكن عدم فعالية الاتصالات والتعاون تسبب الضغط في مكان العمل، إذ يضطر أصحاب المصلحة إلى البحث عبر صفحات البريد الإلكتروني أو طلب التحديثات باستمرار، مما يصيب الموظفين بالإحباط.
  • الخطوة السابعة: من الممكن أن لا تسير الخطة كما هو مخطط لها حتى لو كنت خبيرًا وتعرف كيفية كتابة خطة المشروع، والحقيقة هي أن كل المشاريع لها انعطافات وتحولات مما يُسبّب المُتعة والتحدي، لذلك تستفيد مما حصل وتعيد الترتيب للحصول على النجاح والتفوق كما تريد.


أهمية كتابة خطة العمل

توجد أهمية ومميزات عدة لكتابة خطة العمل تعود بالنفع على الشركات أو المؤسسات أو المشاريع التي تحتاج إلى خطط، وفيما يأتي ذكرها:[١]

  • تنظيم الفرق والقيادة: يُعين الأشخاص في فرق بمجرد تحديد الأهداف، وتشمل خطة العمل مستويات التسلسل الهرمي وكذلك مستويات الأفرقة المترابطة، فعلى سبيل المثال يحتاج بناء مصنع جديد إلى فريق بناء، وفريق إداري، وفريق هندسي، ولدى كل فريق قائد ينظم أمورهم لضمان سيرها وفقًا للجدول الزمني والميزانية، ويشمل كل فريق عدة أفرقة أخرى؛ مثل فريق البناء قد يكون لديه فريق البناء، وفريق كهربائي، وفريق معدات ثقيلة.
  • وضع الخطوط الزمنية للمشاريع: القول المأثور القديم هو "الوقت هو المال"، وعندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، فإن هذا القول ينطبق على وضع خطط العمل، وكلما استغرق الأمر وقتًا أطول لإنجاز المشروع كلما زادت التكاليف في العمالة والمواد، إذ يجب وضع جداول زمنية لضمان سير المشروع وفق الحسابات المطروحة.
  • تعيين ميزانية المشروع: يتطلب إعداد الميزانية تعيين الفرق وتحديد الجداول الزمنية، وغالبًا ما تحصل الشركات التي تستخدم ثلاثة أطراف كجزء من المشروع على عطاءات للمهام المسندة إليها، وتستخدم هذه العطاءات لدفع تكاليف العمالة والمواد، والتكاليف الطارئة، مثل؛ التراخيص أو الرسوم القانونية، وينبغي أن تزيل ميزانية المشروع ما سيكلفه كل قسم وفريق، ويجب مراجعة كفاءة التكاليف في المراحل الرئيسية لتحديد ما إذا كان الفريق على المسار الصحيح.
  • ضمان الجودة والسيطرة: يكون مدير المشروع قادرًا على إجراء اختبارات ضمان الجودة على التقدم المحرز بعد تحديد الأهداف والجداول الزمنية والميزانيات، ويجب على قادة الفريق الإبلاغ عن التقدم المحرز والتكاليف وأي شواغر أو عقبات مطروحة في المواعيد النهائية المحددة، إذ يساعد هذا الأمر مدير المشروع على وضع خطة عمل لمهاجمة المشاكل قبل تحديد المشروع في الميزانية أو الإطار الزمني.
  • تحديد الأهداف والغايات: يعمل أعضاء الفريق على المهام عملًا غير منظم في حال كان المشروع دون أهداف وغايات واضحة، وأول ما ستفعله خطة العمل هو تحديد هدف المشروع والأهداف الرئيسية التي سيحققها، إذ عند تحديد العناصر سيستطيع العمال آداء مهامهم نحو تحقيق الأهداف بسهولة.


عناصر خطة العمل

تنقسم خطة العمل إلى مجموعة من العناصر، وفيما يأتي ذكرها:[٣]

  • الأهداف والغايات: يركز قسم "الأهداف والغايات" على الحلول للمشاكل التي ترمي خطة العمل إلى حلها، إذ تكون الأهداف واسعة النطاق، بالإضافة إلى أنها هي الخطوات المحددة التي يتعين على الشركة اتخاذها لبلوغ الغاية المحددة من المشروع، وكثيرًا ما تُفرض على الأهداف حدود زمنية، وتحرص على أن تكون هذه الأهداف مرنة.
  • الموارد: يتيح تحديد الموارد فرصةً لبيان العوامل التي من شأنها أو يمكن أن تسهم في نجاح خطة العمل، مثل؛ الشركاء أو الموظفين أو المتطوعين أو المستلزمات أو الأراضي أو أي موارد أخرى ذات صلة، سواء كانت نقدية أو غير نقدية.
  • القيود: يشتمل قسم "القيود" على أي عقبات يجب التغلب عليها لتحقيق هدفك، وقد تتضمن هذه العقبات؛ نقص الموظفين أو المتطوعين، أو نقص الموظفين العاملين، أو نقص الأموال المناسبة للمشروع.
  • الاستراتيجيات: يتضمن هذا القسم أي استراتيجيات تمكّن شركتك من حلّ المشاكل المدرجة كالقيود، ويكون من خلال توظيف المزيد من الموظفين، أو زيادة المراقبة والتقييم للموظفين لاستهداف العمال الذين تحتاج إليهم، أو تجنيد متطوعين إضافيين، أو زيادة الإيرادات.
  • الملحقات: تتعلق الملحقات بالأمور الإضافية التي لا تُدرج في النص الرئيسي، مثل؛ الميزانيات أو الجداول الزمنية.
  • الملخص: يُبرز الملخص موجز النقاط الرئيسية للخطة، وينبغي أن يكون فقرةً واحدةً إلى فقرتين على الأكثر.


محتويات هيكل خطة العمل

تنقسم الهياكل التنظيميّة في خطة العمل إلى مجموعة من المحتويات التي تساعد في إبراز خطة العمل بأفضل صورة، وفيما يأتي ذكرها:[٤]

  • إدارة المشروع: تُحقق إدارة المشروع الفعّالة والناجحة جميع الأهداف، وتُنجز جميع العناصر القابلة للتحقيق في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
  • احتياجات المستخدم ومواصفاته: إذ تحدد احتياجات المستخدمين ذات المصداقية والمواصفات الواقعية لإجراء البحث المقترح، ثم الأدوات والمنتجات والخدمات التي ستُقدم.
  • تحديد خصائص الموقع وإنتاج قواعد البيانات الجغرافية: ويكون من خلال اختيار مواقع اختبار المشروع، وتحديد خصائصها بالنظر إلى الانهيارات الأرضية والظروف الفيزيولوجية والمناخية والجغرافية والتنوع.
  • معالجة البيانات المتعلقة بالأخلاقيات والتطورات التقنية: وتكون من خلال البحث عن الصور الساتلية وشراء اللازم منها؛ لإعداد خرائط جرد الانهيار الأرضي والمنتجات والتحليلات الأخرى.
  • البحوث والأدوات اللازمة: وتكون من خلال إنشاء وتقديم خرائط قابلية الانهيال الأرضي لتقييم الاحتمال المكاني لوقوع الانهيارات الأرضية.
  • التحقق من صحة الأدوات والمنتجات: ويكون من خلال التحقق من صحة الحدث وخرائط الجرد الموسمية.
  • النشر: ويتحقق من خلال ضمان نشر نتائج المشروع على نطاق واسع وبكفاءة.
  • التنسيق العلمي: ويكون من خلال رصد ومراقبة مراحل التقدم في المشروع ونواتجه، وإحداث مسار عالمي حرج واتخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم الأمر.


المراجع

  1. ^ أ ب "work plan", smallbusiness, Retrieved 23-11-2019. Edited.
  2. "How to write project plan", wrike.com, Retrieved 23-11-2019. Edited.
  3. "Elements Of Work Plan", bizfluent.com, Retrieved 23-11-2019. Edited.
  4. "work plan structure", www.lampre, Retrieved 23-11-2019. Edited.