كيف تكتب خطة عمل

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٣٣ ، ١٦ سبتمبر ٢٠١٨
كيف تكتب خطة عمل

هبه عدنان الجندي

حين تُفدم على إنجاز مشروع ما أو مجموعة من الأعمال الموكلة إليك فلا بد لك في البداية من التمهيد لذلك بوضع خطة عمل منظمة، فهي تهدف إلى إلمامك بجميع التفاصيل المتعلقة بالعمل من أهداف مرجوة منه ونتائج متوقعة وتاريخ التسليم والآلية، وقد تتساءل عن كيفية كتابة خطة عمل معينة، لهذا سنقدم لك هذا المقال عله يساعدك.

كتابة خطة عمل

  • أولى خطوات الشروع بكتابة خطة عمل معينة هي تحديد الهدف من المشروع، لأن طبيعة المشروع نفسه تحدد جميع الأركان الأخرى فمشروع التخرج من الجامعة مثلًا يحتاج إنجازه جهدًا أكثر من خطة عمل إعداد حفلة رأس السنة وتلك تحتاج وقتًا أكثر من الدراسة على اختبار أكاديمي وهكذا.
  • الخطوة الثانية هي كتابة المقدمة وهي تعتمد بشكل كبير على طبيعة خطة العمل التي تعمل عليها، ويمكن تقسيم هذه النقطة إلى محورين كالآتي:
    • إذا كانت خطة العمل شخصية بحيث تتعلق بهدف خاص بك كمشروع تعلم لغة أو الالتحاق بمعهد دراسي، فإن المقدمة ليست مهمة وغير ضرورية فأنت لست مضطرًا أن تشرح لنفسك أسباب رغبتك بالإقدام على هذا المشروع.
    • إذا كانت خطة العمل مهنية الطابع كإنجاز عرض بصري في العمل، أو تصميم معماري هندسي لمبنى ما فإن كتابة المقدمة أمر ضروري لأنك توضح بمن خلالها للآخرين (مديرك وزملائك) طبيعة المشروع وتفاصيل إنجازه بالإحصائيات والأرقام وآلية التنفيذ.
  • ثالثًا عليك كتابة مجموعة من الأهداف والنتائج المتعلقة بمشروعك، فهي بمثابة شحنات إيجابية تدفعك للاستمرار بالعمل خاصة في المشاريع طويلة الأمد، فمثلًا تذكر الربح المرجو من المشروع بالأرقام والأحلام التي سيمكّنك من تحقيقها، وإذا كان مشروعًا غير ربحي مثل اتباع حمية على سبيل المثال فحينها ستكون الأهداف معنوية أكثر منها مادية، كحصولك على جسم رياضي متناسق ورشيق، ومن الجيد أن تستخدم الأفعال الواضحة والبسيطة والمبنية للمعلوم فهي تساعد على مدك بالتفاؤل والمثابرة خلال مرحلة التنفيذ.
  • رابعًا خطة تنفيذ العمل وهي تتضمن جميع التفاصيل الصغيرة بشكل محدد واضح مثل الفترة اللازمة للإنجاز، والكيفية، والآلية، وهذه الخطوة هامة للغاية في الأهداف الطويلة الأمد لأنك تحتاج إلى منبه يذكرك بالمرحلة التي وصلت إليها من التنفيذ كي تتجنب الضياع والفشل، ويمكنك تقسيم أي خطة عمل إلى ثلاث مراحل أساسية:
    • مرحلة البداية التي تتميز بالتأني وتجنب القفزات السريعة، وهي متوسطة الطول.
    • المرحلة المتوسطة وهي ذروة العمل وقمّته وتكون أطول المراحل من الناحية الزمنية وتبدأ النتائج بالظهور في نهايتها.
    • المرحلة النهائية وهي أقصر المراحل الزمنية وتتطلب الثبات والمتابعة حتى تحقيق الهدف.
  • خامسًا توفير الأدوات المطلوبة فبعد توضيح الخطوط العريضة لخطة العمل ستتمكن من تقدير ما يلزمك من أدوات، وتكون تلك الأدوات مرهونة بحسب خطة العمل؛ فالدراسة مثلًا لا تحتاج لأكثر من دفاتر وأقلام وجو هادىء والتركيز على الأطعمة المفيدة، أما خطة العمل الموضوعة لبناء ملعب مثلًا تحتاج لمهندسين وبنائين وأدوات بناء وغيرها من اللوازم، كما يجدر بك توقع الحاجة إلى تجديد الأدوات في مرحلة ما من التنفيذ أو قد تكون بالغت بتقدير المواد التي تحتاجها، وفي كل الحالات يجدر بك الاستعداد والتهيؤ لأي طارئ.
  • سادسًا القدرة على التطور باستمرار فخطة العمل توضع في فترة زمنية ما وتنتهي بأخرى وخلال الفترة بينهما قد تظهر مستجدات لم تكن موضوعة بالحسبان كالتغيرات الجوية، والظروف المالية، المرض، تغير المعطيات وغيرها، ويجب عليك التحلّي بالمرونة والعمل بشكل سريع على إعادة الخطة إلى سكة سيرها المرجو تنفيذها.
  • سابعًا ضع لائحة جانبية بمجموعة العقبات والمشكلات التي تتوقع أن تواجهك أثناء العمل واحرص على إيجاد حلول مسبقة لها لتجنب إضاعة الوقت في مرحلة التنفيذ.