الشكاوى
تنتمي الشكاوى إلى خانة المعاملات الرسمية المنظمة لشؤون الأفراد والنزاعات داخل الشركة أو المؤسسة الواحدة. وتكاد لا تخلو أي مؤسسة، أكانت مؤسسة تجارية، أو أكاديمية، أو حكومية من نظام هيكلة وتوثيق الشكاوى. وتقوم الشكاوى على مبدأ رفع بلاغ خطيّ صريح ورسمي إلى الجهة العليا المسؤولة، والتي بيدها القدرة على حل المشكلة مبدئيًا. وتتنوع الأسباب التي تدفع الشخص أو الموظف إلى رفع شكواه إلى الجهات العليا. فيمكن على سبيل المثال أن يكون سبب تقديم الشكوى هو الاستفسار عن شيء غير منطقي أو عقلاني متعلق بالعمل، أو الشكوى من المعاملة السيئة من المدير المباشر أو أحد أفراد الفريق، أو المطالبة بتغيير قانون أو نظام يمس العمل مباشرة. وقد تُكتب الشكاوى لدوافع شخصية أو لدوافع تخصّ مجموعة أو فريقًا كاملًا من الموظفين داخل المؤسسة الواحدة.
خطوات كتابة الشكوى الرسمية
يُعد الالتزام بالنسق الرسمي والعام عند كتابة وتقديم الشكوى أمرًا ضروريًا لرفع مصداقية وشفافية الشكوى المقدمة. فالكثير من الجهات ترفض الشكوى المقدمة لها بسبب عدم الالتزام بالقواعد والعناصر المنظمة والموضحة للشكوى، وتتضمن أبرز خطوات كتابة الشكوى ما يلي:
- كتابة التاريخ واسم المشتكى إليه، والموضوع: عادة ما يُكتب التاريخ في أعلى الصفحة على الجهة اليُمنى، ثم يُكتب تحته اسم الجهة أو الشخص المتلقي لهذه الشكوى ولقبه، ثم يُكتب بعد ذلك عنوان موضوع الشكوى تحت اسم المشتكى إليه في وسط الصفحة تقريبًا على اليمين. وغالبًا ما يأخذ عنوان الموضوع قرابة السطر الواحد من أجل كتابته بطريقة واضحة وصريحة.
- كتابة التحية: تُكتب التحية أسفل موضوع الشكوى على الجهة اليُمنى، وقد تُكتب على شكل "تحية طيبة، وأما بعد...".
- كتابة تفاصيل الشكوى: غالبًا ما يبدأ الشخص بطرح وتوضيح مسببات المشكلة عند كتابة تفاصيلها، ثم ينتقل بعد ذلك إلى نتائج المشكلة وانعكاساتها، وقد يطرح أو يلمح إلى وجود حلول لهذه المشكلة. ويُفضل الاختصار والإيجاز عند كتابة هذه التفاصيل، لتمكين القارئ من ضبط المشكلة وفهم أبعادها دون أي لبس، حيث على مستلم الخطاب أن يكون قادرًا على تحديد الهدف من الخطاب خلال 5 ثوان من قراءته لنص الشكوى، لذلك وجب تجنب كتابة أي مقدمات طويلة غير ضرورية.
- كتابة الخاتمة: تُختم الشكوى عادة بالتمني، أو الرجاء، أو التأمل على شاكلة "آملين منكم إيجاد حل لها"، أو القول "نرجو إيجاد حل لهذه المشكلة للحفاظ على سمعة الشركة"، أو الانتهاء بالقول "مع أطيب تحياتي". وتُعبر الخاتمة الجيدة على أخلاق ولباقة كاتب الشكوى. كما من الأفضل عدم نسيان توجيه الشكر إلى متلقي الشكوى على جهوده.
- كتابة اسم، ورقم هاتف، وعنوان مقدم الشكوى: تُكتب المعلومات المتعلقة بمقدم الشكوى غالبًا أسفل الصفحة على اليسار. إذ يجب أن تكون هذه المعلومات صحيحة من أجل الوصول بسهولة إلى مقدم الشكوى في المستقبل.
- إلحاق المرفقات: تكتب الملاحظات الإضافية في أسفل الصفحة على اليمين، وبالإمكان إرفاق المستندات الإضافية في حال وجودها مع بلاغ الشكوى.
نصائح عند كتابة الشكوى الرسمية
هنالك الكثير من الأمور الواجب تذكرها عند كتابة الشكوى الرسمية من أجل رفع احترافية ومصداقية كاتب الشكوى بنظر قارئ الشكوى. حيث تشتمل بعض هذه الأمور على التالي:
- إظهار اللباقة والتهذيب عند كتابة الشكوى: يُوصي ذوي الخبرة بالعمل المؤسسي أن يبتعد كاتب الشكوى عن إظهار الغضب، وألا يتبع طريقة هجومية عند صياغة أو كتابة شكواه إلى من هم أعلى منه في سلم الإدارة، لذلك فإن من الأفضل تعلم التحكم بالانفعالات والمشاعر عند كتابة الشكوى، لكن يبقى من الواجب عدم إغفال أهمية إظهار الجدية والثقة عند الكتابة.
- تجنب لغة التهديد والتلميح باللجوء إلى العنف الجسدي أو المادي: تُعد لغة التهديد باللجوء إلى الإيذاء الجسدي أو الاعتداء على الصحة أو السلامة الجسدية تصرفًا غير قانوني، وقد يُعد كتحرش لفظي أو شتم متعمد، مما قد يستدعي اللجوء إلى القضاء واتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة ضد مقدم الشكوى.
- إيجاز الشكوى واختصارها: يزيد إيجاز الشكوى وقِلة كلماتها من فرص قراءتها والرد عليها بسرعة، خاصةً بين أوساط الشركات أو المؤسسات التي تستقبل الكثير من الشكاوى يوميًا، لذلك فإنه من الأفضل تجنَّب الحشو الزائد والجمل الطويلة غير المبررة أو التفاصيل غير الضرورية عند كتابة الشكوى الرسمية.
- تدقيق نص الشكوى نحويًا ولغويًا: تُعد مراجعة الشكوى من بعد الانتهاء من كتابتها أمرًا يجب عدم نسيانه أو تجاهله من أجل ضبط وتصحيح الهفوات اللغوية والنحوية التي قد تقلل من احترافية ومهنية الكاتب بنظر قارئ الشكوى.
