محتويات
إكسل
إكسل Excel هو برنامج مفيد وفعّال لتحليل البيانات وتوثيقها، إذ يتكون من جدول بيانات يحتوي على عدد من الأعمدة والصفوف، ويُسمى كل تقاطع بين العمود والصف "خلية" Cell، كما تحتوي كل خلية على نقطة واحدة من البيانات أو معلومة واحدة، ومن خلال تنظيم المعلومات بهذه الطريقة يمكنك تسهيل العثور على المعلومات التي تريدها،[١] أُنشئ هذا البرنامج بواسطة مايكروسوفت، ويعتمد على الجداول لتنظيم الأرقام والبيانات باستخدام الصيغ والوظائف، ويعد إكسل منتشرًا في جميع أنحاء العالم، إذ تستخدمه العديد من الشركات لإجراءات التحاليل المالية، هذا وتشمل الاستخدامات الرئيسية لبرنامج إكسل كلًّا مما يلي:[٢]
- إدخال البيانات.
- إدارة البيانات.
- المحاسبة.
- التحليل المالي.
- المخططات والرسوم البيانية.
- البرمجة.
- إدارة الوقت.
- إدارة المهام.
- النماذج المالية.
- إدارة علاقات العملاء CRM.
حيل لم تعرفها من قبل في إكسل
سنعرض عليك تاليًا أهم الحيل عن برنامج إكسل والتي قد لا تكون على علم مُسبق بها، أبرزها:[٣]
- نسخ ولصق الصيغ دون تغيير المراجع: يحدث ذلك كثيرًا عندما تحاول نسخ خلية مع صيغة إلى خلية أخرى، وقد تختلط البيانات بالكامل، ويحدث هذا لأن المراجع ستتغير عند النسخ من مكان إلى آخر، ويمكنك فعل ذلك من خلال اتباع الخطوات السهلة التالية:
- حدد الخلايا التي تريد نسخها.
- انتقل إلى الصفحة الرئيسية، ثم إلى الرقم Number، وحدد من القائمة المنسدلة خيار النص Text، إذ سيؤدي ذلك إلى تغيير تنسيق الخلية إلى نص.
- اضغط على F2 للدخول إلى وضع التحرير، الآن اضغط مع الاستمرار على مفتاح التحكم واضغط على دخول Enter.
- انسخ الخلايا.
- انتقل إلى الخلية المعنية والصقها.
- غيّر التنسيق من نص إلى عام.
- اضغط على F2 ثم على Control + Enter.
- مقبض التعبئة لا يظهر: إذا كُنت ممن يواجهون هذه المشكلة، فاتبع الخطوات التالية:
- انتقل إلى ملف File، ثم حدد خيارات Options.
- في مربع حوار الخيارات، حدد خيارات متقدمة Advanced.
- حدد الخيار "تمكين مقبض التعبئة وسحب وإسقاط الخلية" Enable Fill Handle and cell drag-and-drop.
- الرقم كنص: عندما تُنسّق الأرقام كنص ولا تعمل جيدًا في الصيغ، هنالك حل سريع وهو إضافة 0 إلى الخلية فقط، وتوجد خُدعة أخرى أيضًا، إذ يستخدم الكثير من الأشخاص الفاصلة العُليا (’) قبل الرقم لجعل الأرقام كنص.
- تحويل الصيغ إلى قيم: إذا كانت لديك صيغ تحتاج لتحويلها إلى قيم، فإليك الخطوات التالية:
- انسخ الخلايا.
- اضغط بزر الفأرة الأيمن وحدد لصق خاص Paste Special.
- في مربع الحوار لصق خاص حدد القيم، ويمكنك استخدام اختصار لوحة المفاتيح (Alt + E + S + V).
- اضغط على موافق.
- نسخ الخلايا المرئية فقط: عند نسخ نطاق من الخلايا يحتوي على صفوف وأعمدة مخفية ولصقه في مكان ما ستنسخ جميع قيم الخلايا المرئية والمخفية مع لصقها، ولنسخ الخلايا المرئية فقط حدد الخلايا واضغط +Alt، ثم ألصقها في أي مكان تريد، وبهذا تُنسخ المرئية منها فقط.
- التحقق من الأخطاء الإملائية: اضغط على F7 لتشغيل التدقيق الإملائي.
- حذف جميع التعليقات: توجد طريقة سريعة لتحديد جميع التعليقات دفعة واحدة وحذفها في آن واحد باتباع ما يلي:
- حدد جميع الخلايا.
- انتقل إلى الصفحة الرئيسية، ثم التحرير Editing، بحث وتحديد Find and Select، ثم انتقل إلى خاص Special.
- حدد التعليقات في مربع Go To Special Dialogue.
- اضغط على موافق.
- سيؤدي هذا إلى تحديد جميع الخلايا التي تحتوي على تعليقات، بعد ذلك انتقل إلى أي من الخلايا المحددة، واضغط بزر الفأرة الأيمن وحدد حذف التعليق Delete Comment.
تعرّف على أهم اختصارات إكسل
تخيل ما إذا كان بامكانك استخدام اختصارات بسيطة أثناء عملك في إكسل وزيادة إنتاجيتك دون إضاعة الوقت في البحث عن المعلومات في جداول ضخمة، وكتابة صيغ طويلة، وفرز البيانات، لذا سنشارك معك فيما يلي أفضل الاختصارات وأهمها التي يمكنك استخدامها في عملك اليومي:[٤]
- تنسيق الخلايا غيرها بسرعة باستخدام Ctrl + 1.
- تشغيل مربع حوار وسائط الدلالات بسهولة باستخدام Ctrl + A.
- نسخ الأشياء أسفل العمود دون التمرير باستخدام Ctrl + D.
- الوصول السريع إلى أي وظيفة باستخدام Alt + رقم الأمر الذي ترغب بتحديده.
- اختر الخلايا المرئية باستخدام +Alt.
- إدراج نتائج الصيغة باستخدام F9.
- إذا كنت تريد إضافة سطرٍ ثانٍ من النص داخل خلية استخدم ALT + Enter.
- لتكرار الأوامر استخدم F4 أو Ctrl + Y.
- للوصول السريع إلى الخلايا استخدم مفتاح Ctrl ومفتاح Shift.
- استخدم +Ctrl لإنشاء طابع زمني.
قد يُهِمُّكَ
يعد إكسل أحد أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها عندما تريد تحليل البيانات الضخمة، إذ لديها العديد من الوظائف الرائعة لمساعدتك على معالجة بياناتك بكفاءة، ومع ذلك فإن استخدام إكسل ليس سهلًا كما يبدو، فهنالك الكثير من الوظائف التي تحتاج إلى معرفتها والتي من السهل أن تضيع، لذا إليك أهم النصائح والحيل التي ستساعدك على إتقان إكسل وجعلك محترفًا في استخدامه:[٥]
- تنسيق عدة أوراق مختلفة في آن واحد: بدلًا من الاضطرار للانتقال إلى كل ورقة وتنسيقها، يمكنك الاستفادة من ميزة ورقة العمل المجمعة في إكسل، ولتنشيط هذه الميزة اضغط على علامات تبويب الأوراق التي تريد تنسيقها أثناء الضغط على Ctrl، إذ ستتغير ألوان علامات التبويب إلى اللون الأبيض، وهذا يعني أن التنسيق الذي تضعه على الورقة النشطة جاهز للنسخ المتماثل على الأوراق الأخرى أيضًا.
- التنقل بين ملفات إكسل المختلفة: إذا كنت تعمل على ملفين من ملفات إكسل وتنتقل باستمرار من ملف إلى آخر، فهنالك احتمال أن ترتكب بعض الأخطاء التي لا يمكنك تحمّل نتائجها، خاصة إذا كنت تتعامل مع بيانات كبيرة، لذا لمنع حدوث ذلك انتقل ببساطة بين ملفات إكسل بالضغط على Ctrl + Tab، إذ إن هذه الحيلة ستوفر عليك الكثير من الوقت.
- إدراج صفوف وأعمدة: تمنحك ورقة إكسل القدرة على إدراج الصفوف والأعمدة بسهولة، ويمكنك ذلك عن طريق وضع المؤشر على الصف أو العمود الذي تريد أن يأتي الصف أو العمود الجديد قبله، اضغط بزر الفأرة الأيمن وحدد إدراج Insert، أو اضغط على Ctrl، أو اضغط على إدراج الشريط والصفوف أو الأعمدة Insert ribbon and Rows or Columns.
- نقل بيانات إكسل إلى وورد Word أو برنامج العروض التقديمية PowerPoint: في بعض الأحيان قد تحتاج إلى نقل بيانات إكسل الخاصة بك إلى مستند Word أو عرض تقديمي لـ PowerPoint، وسيكون عليك نسخ البيانات ولصقها، ولكن إذا كنت تستخدم اختصارات Ctrl + C و Ctrl + V، فسيظهر لك جدول سيئ التنسيق في Word أو PowerPoint، ولحل هذه المشكلة اضغط بزر الفأرة الأيمن على النقطة التي تريد لصقها فيها، وضمن خيارات اللصق ستجد العديد من الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها.
- تحويل الصفوف إلى أعمدة أو العكس: في بعض الأحيان قد ترغب بتحويل بيانات عمودك إلى صفوف أو العكس، وهذا لا يعني أنه سيتعين عليك إعادة كتابة الورقة بأكملها مرة أخرى، بل يمكنك فقط نسخ البيانات التي تريد تحويلها، والضغط بزر الفأرة الأيمن على الخلية التي تريد لصقها فيها، ثم انتقل إلى لصق خاص Paste special، ثم حدد التحويل transpose واضغط على موافق.
المراجع
- ↑ "What is Excel?", itconnect, Retrieved 1-8-2020. Edited.
- ↑ "Excel Definition", corporatefinanceinstitute, Retrieved 1-8-2020. Edited.
- ↑ Sumit Bansal, "24 Excel Tricks to Make You Sail through Day-to-day work"، trumpexcel, Retrieved 1-8-2020. Edited.
- ↑ John Obstander, "25 Most Useful Excel Shortcuts That Very Few People Know"، lifehack, Retrieved 1-8-2020. Edited.
- ↑ LucyKarinsky (24-9-2017), "Become An Excel Pro With These 13 Tips and Tricks"، freelancer, Retrieved 1-8-2020. Edited.
