تعرف على اتيكيت التحدث بالهاتف

• ذات صلة
• اتيكيت الجلوس
• اتيكيت الحديث

التحدّث عبر الهاتف

يبقى الاتصال الهاتفي من وسائل التواصل الشائعة والمرغوبة مهما تطوّرت وسائل الاتصال الأخرى، ولا شكَّ تستخدمه كثيرًا لأغراض شخصية، مثل أن تتحدّث مع عائلتكَ وأصدقائكَ أو لغرض يتعلق بعملكَ؛ إذ تتصل الشركات والمؤسسات بعملائها وتردّ على اتصالاتهم.

حاول أن تتعرّف على آداب المحادثات الهاتفية بغض النظر عن الشخص الذي تتحدث معه، فأنت تمثّل نفسك أو الشركة التي تعمل بها بحسب الأسلوب الذي تتحدث به، وتتضمن هذه الآداب نبرة الصوت واختيار الكلمات المناسبة ومهارات الاستماع وإنهاء الاتصال.^[١]

إتيكيت التحدّث بالهاتف

إنّ إتقانك لإتيكيت التحدّث بالهاتف أمر مهم جدًا لإعطاء صورة جيدة عن أخلاقك، وفيما يأتي آداب التحدث على الهاتف:^[٢]

• صوتك هو أحد أهم العوامل التي تؤثر على آداب التحدّث على الهاتف، حاول جعل صوتك لطيفًا جدًا عندما تتحدث مع الآخرين عبر الهاتف وقبل البدء بالحديث استخدم التحيّات مثل؛ صباح الخير أو مساء الخير وما إلى ذلك.
• لا تتصل بأحد في أوقات غير مناسبة، فوقت الاتصال أمر هام في إتيكيت التحّدث بالهاتف، ومن الأوقات التي لا ينبغي أن تتصل خلالها بأحد؛ أوقات الصباح الباكر أو في الساعات المتأخرة من الليل.
• إذا كنت تتصل لغرض العمل أو اتصال رسمي نوعًا ما، كن مباشرًا في شرح غرض الاتصال، وانقل المعلومات التي تريد الحديث عنها فورًا، ولكن قبل أن تتحدث تأكد من اسم الشخص الذي تتحدث معه، لتتأكد من أنك طلبت الرقم الصحيح.
• أدخل الأرقام بعناية لتتجنب الاتصال بالرقم الخطأ، ولهذا تأكد من أنّ الرقم صحيح قبل أن تطلبه، وإذا طلبت رقمًا خاطئًا اعتذر منه قبل إقفال الخط.
• تجنّب أكل أو شرب أي شيء أثناء حديثك على الهاتف، لأنّ هذه العادة مخالفة لإتيكيت وآداب الحديث على الهاتف ولهذا أنهِ طعامك ومن ثم اتصل بالشخص المطلوب.
• قُل بعض العبارات اللطيفة قبل إقفال الخط، كأن تقول للشخص أن يعتني بنفسه أو أنك سُعدتَ بالحديث معه، كن ودودًا معه قدر الإمكان ولا تقل وداعًا.
• تحدّث بوضوح على الهاتف، لأنّ الشخص الذي تتحدث معه لا يمكنه أن يرى لغة جسدك أو تعابير وجهك، ولهذا يجب أن تكون نبرة صوتك مناسبة وكلامك واضح ومفهوم وتذكّر أن نبرة صوتك يجب أن تعبر عن مشاعرك بالطريقة الصحيحة.
• لا تستغرق وقتًا طويلًا في الردّ على أيّ مكالمة، وإن فاتتك تأكد من معاودة الاتصال في أقرب وقت ممكن، ومن ناحية أخرى لا تتحدث فترة طويلة على الهاتف فقد يكون الشخص الآخر مشغولًا أو قد يشعر بالملل، فحاول أن تجعل مكالمتك موجزة وواضحة.
• اخفض صوت التلفاز أو أي ضوضاء أخرى حولك أثناء الحديث على الهاتف، لأنّ الضجيج يخلق عائقًا في التواصل ويزعج الشخص الذي تتحدث معه، وإن وُجدَ اضطراب في شبكة الاتصالات أخبر المتحدّث أنكَ ستعاود الاتصال به في وقت لاحق عندما تكون الشبكة أفضل.
• لا تستخدم كلمات عامية أو لغة ضعيفة جدًا أثناء الحديث، وخصوصًا إن كنت تتكلم مكالمة مهنية أو مع شخص غريب عنكَ، ولا تربطك به قرابة أو معرفة.^[٣]
• خاطب المتصل باسمه الأخير إن كان شخص غير مقرّب أو غير مألوف فمن غير اللائق مخاطبته باسمه الأول واحرص على أن تسبق اسمه بلقب سيد أو سيدة أو آنسة.^[٣]
• استمع إلى المتصل جيدًا لتعرف تمامًا ما يريد، فالقدرة على الاستماع مهمة جدًا في اتيكيت التحدث على الهاتف، ومن الجيد إعادة المعلومات على العميل إن كانت مكالمة عمل، ومن ناحية أخرى تحقق من طلبه وتأكد من أنك سمعت مشكلته أو استفساره جيدًا.^[٣]

كيفية التحدث مع حبيبتك على الهاتف

المحادثات الهاتفية بين طرفي العلاقة أمر هام جدًا، حتى في ظل تقنيات الاتصال الحديثة تبقى المحادثة الهاتفية الأكثر شيوعًا واستخدامًا بين الشريكين، وتدلّ على اهتمامك بحبيبتك، وفيما يأتي بعض النصائح لمكالمة هاتفية ناجحة معها:^[٤]

• اتصل بحبيبتك من مكان هادئ؛ إذ ستكون أكثر انفتاحًا معكَ، لأنّها تعلم أنه لا يمكن لأحد غيرك سماعها ولا تتحدث معها وأنت بصحبة آخرين.
• أعطها كل انتباهك ووقتك أثناء المحادثة وإذا أردت أن ترسل لها رسائل نصية لا ترسلها وأنت منشغل بل خصص وقتًا للحديث معها وحدها.
• ألقِ عليها التحية بمرح وقُل لها بعض العبارات الرومانسية اللطيفة، وأظهِر لها أنك متشوّق للحديث معها.
• ابدأ مكالمتك بحديث لطيف عن أشياء عادية وغير رسمية كأن تتحدث عن يومك وتسألها عن يومها أو تتكلم عن الطقس أو الحيوانات الأليفة إن كانت تحبهم.
• جاملها وقل لها عبارات لطيفة تشجعها على الحديث، وأظهِر الاهتمام بحديثها إذا روت لك قصة أو أخبرتك عما حدث في يومها.
• كن منفتحًا عاطفيًا وأخبرها بما تشعر وما تحب وما تعنيه هي بالنسبة لك، عبّر عن مشاعرك لتشجعها على التعبير عن مشاعرها أيضًا.
• كن مستمعًا جيدًا وأنصت لحديثها ولا تقاطعها، وانتبه لما تقوله جيدًا.
• قبل إنهاء المكالمة أخبرها أنك استمتعت بالحديث معها، وأخبرها أنها مميزة بالنسبة لك وأنك تقدِّر محادثتها وقل لها عبارات لطيفة ورومانسية قبل إغلاق الهاتف.

قد يُهِمُّكَ

يعتمد إتيكيت الاتصال الهاتفي على بعض العناصر وهي:^[١]

• تحيّات ودية: تتطلب الإجابة على الهاتف تحيّات وديّة لطيفة من قبلك للمتصل، ويجب أن يكون صوتك مبتهجًا وإيجابيًا، لأن نبرة صوتك تدلّ على مشاعرك، وإذا كنت تتحدث مكالمة هاتفية مع عميل، قدِّم نفسك له، وحيِّه وامنحه الوقت الكافي للاستفسار.
• لغة الجسد: تعد لغة الجسد عامل مهم في التواصل الشخصي والهاتفي، فلغة جسدك تنقل مشاعرك حتى لو أنّ الشخص الذي تتحدث معه لا يراك، فإنّ كنت تبتسم أثناء الحديث على الهاتف ستظهر ابتسامتك في نبرة صوتك وسيتلقاها المتصل وسيشعر بها، لهذا احرص على إبقاء لغة جسدك وإيماءاتك وتعابير وجهك إيجابية أثناء الحديث في الهاتف.
• نبرة الصوت: تعد نبرة الصوت عنصر أساسي في المكالمات الهاتفية، لأنّها تعبّر عن مشاعرك أيضًا وتعكس سلوكياتك وبالتالي سيشعر بها المتحدّث.
• الاستماع الفعّال: لتتقن اتيكيت التحدث على الهاتف، حاول أن تطوّر مهارة الاستماع النشط لديك، ولهذا امنح المتحدث كل اهتمامك وأنصت له جيدًا واعرف ما يريد وإن لم تفهم حاول أن تسأله مرة أخرى لتتأكد من أنك فهمت الغرض من اتصاله.
• إغلاق مناسب: إغلاق المكالمة الهاتفية هام بنفس درجة أهمية بدء المحادثة ولهذا اشكر المتصل واسأله إذا كان يحتاج لمساعدة أو استفسار آخر إن كانت مكالمة عمل أم إن كانت مكالمة شخصية اطلب من المتصل أن يعتني بنفسه وقل له أنك استمتعت بالحديث معه.

المراجع

1. ^ ^{أ ب} "A Guide to Phone Etiquette: Definition, Tips and Impact", indeed, Retrieved 2-8-2020. Edited.
2. ↑ "Telephone Etiquettes to Improve Communication", managementstudyguide, Retrieved 2-8-2020. Edited.
3. ^ ^{أ ب ت} "Telephone Etiquette", officeskills, Retrieved 2-8-2020. Edited.
4. ↑ "How to Talk to Your Girlfriend on the Phone", wikihow, Retrieved 2-8-2020. Edited.