استخدام الحاسب في الأعمال المكتبية

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٤٥ ، ٢٣ يناير ٢٠٢٠
استخدام الحاسب في الأعمال المكتبية

أهمية الحاسب

تلعب أجهزة الحاسب دورًا مهمًا للغاية في حياتنا اليومية، فهو جهاز إلكتروني يعالج المعلومات بسرعة ودقة، إذ تخزن وتعالج بيانات الإدخال لإنشاء الإخراج الصحيح والمطلوب، كما تنفذ أجهزة الحاسوب العديد من البرامج لتحقيق النتيجة الصحيحة، فهي تعد بمثابة معدات علمية موثوقة للغاية، وواحدة من أفضل هدايا التكنولوجيا، وحزمة من المعرفة والمعلومات والترفيه، وقد قدمت أجهزة الكمبيوتر العديد من المساهمات في شتى المجالات بما في ذلك التعليم، والتكنولوجيا، والعلوم وغيرها الكثير، وأصبحت متواجدة في كل مكان سواء في مستشفيات، أو مكاتب، أو منازل، إذ تساعد هذه الأجهزة في إجراء العمليات الحسابية، بالإضافة إلى توفير الكثير من الوقت والمال وتخزين البيانات، كما تعد أجهزة الكمبيوتر مصدرًا من مصادر الترفيه، وذلك بالاستماع إلى الموسيقى ومشاهدة العديد من الأفلام المتنوعة والدردشة مع الأصدقاء.[١]


استخدامات الحاسب في الأعمال المكتبية

تعد أجهزة الكمبيوتر ضرورية للعديد من الشركات، إذ تدخل في جميع الصناعات، وقد حلّ الحاسب محلّ العمليات الورقية والآلات الكاتبة، وبغض النظر عن العمل الذي تتعامل معه، لا بد لك من استخدام جهاز الكمبيوتر في العمل المكتبي مثل كتابة الرسائل، وإرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني، كما تساعد أجهزة الحاسوب على جدولة جميع الاجتماعات، بالإضافة إلى التعاون مع زملاء العمل والعملاء، كما يمكن استخدام الحاسب في الكثير من الممارسات المحاسبية، فمعظم الشركات تستخدم التكنولوجيا للتعامل مع عملياتها الحسابية المستحقة للدفع، ويستخدم الحاسوب في إدارة العملاء، إذ تعد خدمة العملاء جزءًا لا يتجزأ من أي عمل، وتعد أجهزة الكمبيوتر ضرورية لإتمام هذه العملية.[٢]

كما ساعدت أجهزة الكمبيوتر بمجرد دخولها المكتب في تحسين كفاءة ودقة العاملين وتوفير وظائف مختلفة في الاتصال للمساعدة وتنفيذ العديد من مهامات العمل، فمعظم أماكن العمل الآن غير قادرة على إتمام العمل دون استخدام أجهزة الكمبيوتر، إذ يستخدم جهاز الكمبيوتر لإجراء العديد من الاتصالات سواء الاتصالات الداخلية أو الخارجية باستخدام أنظمة البريد الالكتروني والرسائل الداخلية، بالإضافة إلى أن معظم أجهزة إعداد المكاتب يتوافر فيها نظام تنبيه على أجهزة الكمبيوتر الفردية، وذلك في حال تلقي رسالة أو بريد إلكتروني، كما يستخدم جهاز الكمبيوتر داخل المكتب لتخزين البيانات، وبالنسبة للمكاتب التي تحتوي على كميات هائلة من البيانات مثل: الحكومات، والجمعيات، والمؤسسات الخيرية، فهي توفر وظيفة تخزين البيانات واسترجاعها، إذ تعد من المزايا التي لا مثيل لها والتي أجريت على سجلات المواطنين والأعضاء والعملاء.[٣]


مكونات جهاز الحاسوب

تعد أجهزة الكمبيوتر من الأجهزة العملاقة التي تستخدم لتشغيل التطبيقات العلمية، وتعد من أسرع محركات الحوسبة، وفيما يلي سنذكر لكم مكونات جهاز الحاسوب:[٤]

  • وحدة المعالجة المركزية: تعد وحدة المعالجة المركزية هي العقل الحقيقي للكمبيوتر، وبمجرد دخول البيانات إلى جهاز الكمبيوتر يُتعامل معها مباشرةً بواسطة وحدة المعالجة المركزية، فهي تأخذ تعليمات محددة وتطبقها على بيانات الإدخال، ثم تحول جميع المدخلات إلى مخرجات، ويتوافر في وحدة المعالجة المركزية عنصرين رئيسيين، إذ تنفذ وحدة الحساب والمنطق التعليمات الفعلية، وذلك بواسطة ضرب أو إضافة الأرقام أو تحويل البيانات أو مقارنتها مع تنسيقات مختلفة، كما تضمن وحدة التحكم معالجة البيانات في الوقت المحدد وبالتسلسل المناسب.
  • أجهزة الإدخال: تُدخل البيانات بعدة طرق مختلفة، إذ يعتمد جهاز الإدخال على نوع البيانات التي تُدخل في النظام، ومن أهم أجهزة الإدخال هي لوحة المفاتيح التي تعرض جميع المعلومات على الشاشة، بالإضافة إلى أجهزة التأشيرة التي تعد من أجهزة الإدخال؛ وهي الماوس الإلكتروني وهو جهاز أساسي للاستخدام مع أي واجهة مستخدم رسومية، إذ تتألف من هيكل من البلاستيك صُمم ليتناسب مع راحة اليد، مع وجود كرة صغيرة في أسفلها، إذ يمكن استخدام أزرار الماوس لتحديد الأيقونات، كذلك يمكن استخدام المؤشر لتتبع الرسومات على الشاشة، ومن أهم أجهزة الإدخال أيضًا الماسحات الضوئية، إذ تستخدم هذه الماسحات وخاصة الماسحات الضوئية التي ينبعث منها الضوء لإضاءة الطباعة على الورق، إذ تستخدم للأغراض العامة مع أجهزة الكمبيوتر الشخصية، وذلك للمسح الضوئي في النص أو الصور.
  • أجهزة الإخراج: وتعد المرحلة الأخيرة، إذ تعالج المعلومات باستخدام أجهزة الإخراج؛ وذلك لتحويل البيانات الموجودة في الكمبيوتر إلى تنسيق معلومات يمكن معالجتها، وتتكون وحدات الإخراج من شاشات العرض ويقصد بها شاشة الكمبيوتر، ومن الطابعات، وأجهزة إخراج الصوت.


سلبيات استخدام الحاسوب

بالرغم من وجود العديد من الفوائد المهمة لاستخدام الحاسوب، إلا أنه توجد العديد من العيوب والسلبيات التي قد تواجهك شخصيًا، سنذكرها فيما يلي:[٥]

  • إضاعة الكثير من الوقت: بالرغم من أن الحاسوب يعد آداة فعالة ومهمة في زيادة الإنتاجية بصورة ملحوظة، إلا أنه يمكن أن يستخدم في إضاعة الوقت كثيرًا، وعلى سبيل المثال قد تحاول معرفة المزيد عن أجهزة الكمبيوتر وأهميتها وقراءة أكثر من صفحة عنه، ثم تشاهد صفحة عن الطبخ فتقرأها كاملة وتقرأ معلومات حول الأكل الصحي وبالتالي يؤدي ذلك إلى قضاء الكثير من الوقت دون تحقيق هدفك الرسمي.
  • الإدمان: مع تواجد أعداد هائلة من أجهزة الكمبيوتر والإنترنت، أصبحنا جميعنا مدمنون، فبمجرد استخدامك لجهاز الكمبيوتر والإنترنت ستحصل على إجابات فورية عن جميع استفساراتك وطلباتك، كما يمكن أن تشعر بالإحباط عندما لا يعمل شيء ما أو لا يُجاب عن سؤالك في الوقت المناسب، كما أشارت بعض الدراسات إلى أن تعدد المهام يقلل الإنتاجية، ويمكن أن يسبب ضررًا للعقل والمزيد من الأخطاء.
  • يزيد من النفايات ويؤثر على البيئة: بواسطة التكنولوجيا والسرعة التي يُستبدل فيها جهاز الكمبيوتر وجميع الإلكترونيات، يكون لجميع الأجهزة القديمة التي يُتخلص منها تأثيرات كبيرة على البيئة.
  • يمكن أن تقلل الوظائف: حلّت أجهزة الكمبيوتر محل الحاجة إلى العديد من الوظائف في المستقبل؛ نظرًا لأن أجهزة الكمبيوتر أصبحت أكثر قدرةً وذكاءً، ومن الممكن أن تتمكن أجهزة الكمبيوتر من تأدية أي عمل.
  • احتمالية فقدان الخصوصية: مع إمكانية تخزين أجهزة الكمبيوتر بتخزين العديد من المعلومات الشخصية، فقد زادت العُرضة والاحتمالية لخطر الدخول والوقوع بين أيدي الآخرين بمجرد حصول شخص سيئ على معلوماتك الشخصية، كما يمكنه الوصول إلى جميع حساباتك المرتبطة بالإنترنت أو سرقة الهوية لفتح حسابات أخرى؛ كإصدار بطاقة ائتمان جديدة باسمك.
  • غيرت تكنولوجيا الكمبيوتر طريقة التعامل: إذ أصبح الناس كسولين بسبب توافر الخدامات التي يقدمها الكمبيوتر، إذ يحتوي الكمبيوتر على عدد لا يحصى من التطبيقات والبرامج الموجودة فيه، مثل: الألعاب، ومتصفحات الإنترنت التي تجذب العديد من الطلاب لاستخدامه باستمرار، مما يتسبب بمشاكل في العين، كما يزيد من تجاهل الطلاب لدراستهم عند استخدامه لمضيعة الوقت، كما أدى إلى انقراض مهارة الكتابة اليدوية والهجاء الجيدة.[٦]


المراجع

  1. "Importance of Computers in Our Daily Life – 3 Essays"، importantindia،2016-3-16، Retrieved 2019-12-27. Edited.
  2. "Uses of Computers in Office"، bizfluent،2018-11-8، Retrieved 2019-12-27. Edited.
  3. "The Advantages of Computers in the Office"، bizfluent،2019-1-22، Retrieved 2019-12-27. Edited.
  4. "Hardware Components"، courses، Retrieved 2019-12-27. Edited.
  5. "What are all the disadvantages of using a computer?"، computerhope،2019-12-30، Retrieved 2020-1-1. Edited.
  6. "Disadvantages of computer for students and all things"، learntechit،2019-8-1، Retrieved 2020-1-1. Edited.