رسالة التوصية وطريقة كتابتها

• ذات صلة
• الفرق بين إدارة الأعمال والإدارة العامة
• كيف تكسب العملاء من مواقع التواصل الاجتماعي؟

رسالة التوصية

هل سمعت يومًا بخطاب التوصية؟ يعرف خطاب التوصية بأنه رسالة يكتبها شخص يمكنه التوصية بعمل فرد أو بأدائه الأكاديمي؛ إذ ترسل عادةً إلى مدير التوظيف أو مسؤول القبول الذي يقرر ما إذا كان سيوظف مرشحًا أو يقبله، وتصف رسالة التوصية مؤهلات ومهارات الشخص من حيث صلتها بالعمل أو التعليم، وتأتي هذه الرسالة عادةً من أصحاب العمل السابقين أو الأساتذة أو الزملاء أو العملاء أو المعلمين، يناقشون فيها الصفات والقدرات التي تجعل المرشح مناسبًا جيدًا لوظيفة معينة، أو كلية، أو برنامج كلية الدراسات العليا.

فإذا أردت أن تقدم طلبًا للحصول على وظيفة أو برنامج في الدراسات العليا فإنك قد تطلب خطابات توصية من أفراد مؤهلين، ثم ترسلها مباشرةً إلى صاحب العمل أو إلى الموظفين أو لجنة القبول أو الإدارة، وقد يُقدّم لك المُوصي الفرصة لمراجعة الرسالة قبل إرسالها، كما أن اختيار أفضل الأشخاص لكتابة خطاب التوصية قد يكون أمرًا صعبًا، إذ أنّه يجب أن يكون كاتب الرسالة شخصًا يمكنه التحدث مباشرة عن جودة عملك؛ فالتوصية المثالية تأتي من شخص على دراية بعملك، ولديه الوقت لكتابة رسالة تثير إعجاب مدير التوظيف أو الجهة المعنية، أو إذا كان في موقع سلطة ويتمتع بسمعة تعني شيئًا ما لصاحب العمل أو موظف القبول.^[١]

طريقة كتابة رسالة التوصية

إذا أردت أن تكتب رسالة توصية عليك اتباع بعض الخطوات:^[٢]

• استخدم مصطلحات كتابة الرسائل الرسمية للبدء: خطاب التوصية يشبه أي اتصال مهني آخر، ويتبع نفس القواعد والمبادئ التوجيهية العامة، لذلك ضع عنوانك في أعلى اليمين، متبوعًا بتاريخ كتابة التوصية، ثم أسفل ذلك على اليسار ضع اسم المستلم إذا كان معروفًا وعنوانه، ثم افتتح الرسالة بتحية عمل رسمية، مثل: عزيزي السيد أو عزيزتي السيدة وتذكر اسمها.
• افتتح بقليل من الثناء: دع الجهة المعنية تعرف على الفور الشخص الذي تؤمن به، انتبه أنه لا يجب أن تكون مبالغًا في الوصف، وملاحظة إيجابية للبدء منك ستُحدث فرقًا، مثل: "يسعدني للغاية أن أوصي بهذا الشخص للمنصب، ثم اذكر اسم المنصب".
• صف كيف تعرف الشخص المرشّح: دع القارئ يعرف كيف قابلته، وكيف عملتم معًا، ومؤهلاته الأساسية.
• كن محددًا بشأن مؤهلات المرشح ونجاحاته: صف ما فعله الشخص باستخدام أمثلة محددة بدلاً من التعميمات، وكلما أمكن قدّم أدلة أو قصصًا لدعم ذلك.
• أجرِ مقارنات لتوضيح نجاحه: لوضع إنجازات المرشح في المنظور، ضمّن مقارنات حتى يكون لدى المستلم بعض الأساس لفهم سبب التوصية بهذا الشخص.
• اجعل كتابتك موجهة نحو العمل: وابدأ كل فقرة بالتأكيد على صفات المرشح.
• أغلق الرسالة بالإيجاب: كرر توصيتك للمرشح، وادعُ المستلم للاتصال بك إذا كان ذلك مناسبًا.
• أنهِ رسالتك بشكل رسمي ووقع باسمك: كن محترفًا عند الإنهاء، فإذا كنت ترسل رسالة فعلية فاطبعها ووقعها يدويًا، وإلا فإن كتابة اسمك ستفي بالغرض.

فائدة رسالة التوصية

تمنح رسائل التوصية أرباب العمل المستقبلين طريقة لاكتساب نظرة ثاقبة عن خلفية المرشح وقدراته، وتوفر الرسالة القوية والمكتوبة جيدًا لصاحب العمل المحتمل معلومات أكثر مما يحصلون عليه عادةً عن طريق الاتصال بقسم الموارد البشرية في الشركة، وتتمثل أهمية أو فائدة رسالة التوصية في:^[٣]

• المصادقة: عادة ما تكون رسالة التوصية بمثابة مصادقة للمرشح؛ إذ إنها تحتوي على أفضل رؤية عن المرشح، وتساعد في إقناع صاحب العمل المُحتمل به، وكيف أنه كان مساهمًا مهمًا في الشركة السابقة مثلًا.
• المؤهلات: عادة ما تذكر المؤهلات المهنية لمقدم الطلب في متن رسالة التوصية، ويتضمن نص الرسالة أيضًا عدد السنوات التي عملت بها في الشركة السابقة جنبًا إلى جنب مع أوراق اعتمادك وجوائزك، بالإضافة الى بيانات سيرتك الذاتية وتاريخ عملك ومسؤولياتك الوظيفية، وبالتالي كل ذلك يسهّل على صاحب العمل اتخاذ قراره بوضوح.
• الصفات الشخصيّة: تُفيد الرسالة المرشح وذلك لأنها غالبًا ما تشرح الصفات الشخصية التي يمتلكها المرشح والتي تجعله مثاليًا للمنصب الجديد؛ إذ إن تقديم مثال أو مثالين يساعدان في شرح هذه الصفات يجعل موقف المرشح أقوى وله معنى.
• المعرفة: قد يرغب صاحب العمل في استخدام خطاب توصية لمعرفة كيف ينظر صاحب العمل السابق إلى عملك السابق عنده، فالرسالة في هذه الحالة تُصبح موفّرة للوقت لأن صاحب العمل المستقبلي لا يحتاج إلى قضاء الوقت في الاتصال والمقابلة مع الشخص الذي قدّم المرجع المكتوب.

قد يُهِمُّكَ

إذا كُلِفت بأن تكتب رسالة توصية لأحدهم، وحتى تكون رسالتك قوية واحترافية أكثر لا بد أن تحتوي على أن تنسق تنسيقًا رسميًا، وتكتب اسم صاحب العمل، والمنصب، والشركة، وعنوان الشركة في الأعلى، ثم إنهاء الرسالة بدعوة للاتصال بالكاتب للحصول على مزيد من المعلومات، وعليك أيضًا افتتاح الرسالة افتتاحًا قويًا مثل: "إنه لشرف لي"، "إنه لمن دواعي سروري"، واشرح في الفقرة الأولى من أنت ولماذا أنت مؤهل لتوصية المرشح، وضمّن الرسالة باثنين إلى ثلاثة أمثلة محددة تُثبت لصاحب العمل المُحتمل أن المرشح حقق إنجازات في الماضي تتنبأ بالنجاح في المستقبل.^[٤]

المراجع

1. ↑ ALISON DOYLE (6-7-2020), "What Is a Letter of Recommendation?"، thebalancecareers, Retrieved 14-7-2020. Edited.
2. ↑ "How to Write a Letter of Recommendation", wikihow, Retrieved 14-7-2020. Edited.
3. ↑ Nancy Wagner, "Importance of a Reference Letter for Employment"، work.chron, Retrieved 14-7-2020. Edited.
4. ↑ Rebecca Safier, "9 Sample Excellent Recommendation Letters for Your Job"، blog.prepscholar, Retrieved 14-7-2020. Edited.