مهام وظيفة مدخل بيانات

بواسطة: - آخر تحديث: ١٢:٥٧ ، ١٣ ديسمبر ٢٠١٨
مهام وظيفة مدخل بيانات

مهام وظيفة مدخل بيانات

وظيفة مدخل البيانات أو ما تعرف أيضًا بـوظيفة الـ Data Entry هي واحدة من أهمّ الوظائف الدارجة في العديد من قطاعات الأعمال والشركات، فمن المعروف بأنّ لكل مجال عمل البيانات الخاصّة به والتي تحتاج إلى إدخال إلى أجهزة الحاسوب.


ما معنى مدخل البيانات

يمكن تعريف مدخل البيانات على أنّه الشخص المسؤول عن تزويد النظام بأنواع مختلفة من البيانات والتي لا يكون للنظام أيّ قيمة أو وظيفة بدونها، ومن الجدير بالذكر أنّ كلمة النظام تعني البرامج التي تعمل على سطح المكتب والتي تعرف باسم Desktop Application سواء كان هذا النظام يعمل على الشبكة المحليّة أو الشبكة العنكبوتيّة، حيث إنّ مدخل البيانات يقوم بإعادة كتابة البيانات التي يُدخلها إلى النظام والتي يحصل عليها عادةً من جهاتٍ أخرى والتي من الممكن أن تكون معلومات عن أشخاص أو كتب أو حتّى مواقع موجودة على الشبكة العنكبوتيّة بالإضافة لأيّ مصادر أخرى للبيانات.


مهام وظيفة مدخل البيانات

  • إعداد مختلف مصادر البيانات الخاصّة بالنظام الذي يعمل فيه وكذلك ترتيبها، ثمّ مراجعتها بهدف التأكّد من صلاحيتها واستيفائها للشروط المختلفة الخاصّة بالنظام.
  • تسجيل البيانات وكذلك حفظها، ومن الجدير بالذكر اختلاف طرق الحفظ والتي قد تكون باستخدام ملفات ورقية أو باستخدام برامج مخصّصة لهذا الغرض وموجودة على أجهزة الحواسب الآلية.
  • مراجعة كافة عمليات الإدخال؛ وذلك بهدف التأكد من صحتها وخلوها من أية أخطاء.
  • تأمين البيانات التي يتمّ إدخالها وكذلك حفظها، وذلك عن طريق استعمال خطط الحماية المختلفة، ومن أشهر الأمثلة على ذلك الاحتفاظ بنسخة احتياطيّة كاملة لكافّة البيانات المدخلة.
  • إجراء كافة التعديلات المطلوبة على البيانات المدخلة وذلك حسب التطوّر الطبيعيّ الذي تكون فيه المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها.
  • تقديم خاصيّة عملية الاستعلام عن البيانات بطرقة سهلة للموظفين في أي وقت يريدون.


أنواع مدخل البيانات

  • مدخل البيانات المبتدئ، والذي يعرف أيضًأ بـ Junior Data Entry، حيث يكون في المستوى الأول من مستويات إدخال البيانات، إذ إنّه يُدخل هذه البيانات مع عدم امتلاكه لبعض الصلاحيات مثل عدم القدرة على التصرف في حال ظهور خطأ خاصةً عند ظهور أية تصرفات غير متوقعة من النظام.
  • مدخل البيانات المتقدم أو ما يُعرف بـ Advance Data Entry، والذي يقوم بإدخال البيانات مع امتلاكه للمهارات والصلاحيّات المختلفة والتي لا يمتلكها مدخل البيانات المبتدئ.
  • مدخل البيانات المحترف، والذي يشبه التقني إلى حدٍ كبير؛ والسبب في ذلك يعود امتلاكه خبرةً واسعة في مجال إدخال البيانات بالإضافة إلى امتلاكه للخبرة التي يتمتّع بها مدخل البيانات المتقدم.


مواصفات مدخل البيانات

  • السرعة في التحكم في لوحة المفاتيح وكذلك سرعة الكتابة؛ الأمر الذي سيوفّر وقتًا وجهدًا ويساعد في إنجاز المهام في فترةٍ قصيرة.
  • امتلاك حاسة الإصغاء الجيد، إذ إنّ هذه الوظيفة تعتمد على قدرة الشخص على تدوين البيانات بعد سماعها وليس فقط تدوين البيانات الكتابية مع ضرورة مراعاة الدقة والإتقان في العمل.