كيفية التعامل مع العدد الكبير من الايميلات

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٠٦ ، ١٤ يوليو ٢٠٢٠
كيفية التعامل مع العدد الكبير من الايميلات

كثرة عدد الإيميلات

هل تعاني من العدد الكبير من الرسائل كلما فتحت بريدك الإلكتروني؟ لا بد أن محو هذه الإيميلات ربما يكون مضيعة لوقتك وهل تبحث عن طريقة فعالة للتعامل مع العدد الكبير من الرسائل؟ وكيف تدير بريدك باحترافية أكثر؟ من المعروف أن البريد الإلكتروني أصبح جزءًا لا غنى عنه في ممارسة الأعمال التجارية على مستوى العالم؛ فهو أداة اتصال مفيدة للغاية في الأعمال التجارية، كما يمكِّنكَ من التواصل مع العملاء والتحقق من الموظفين وإعداد اجتماعات مهمة من مكتبك أو أثناء التنقل ولكن عند استخدامه بشكل غير ملائم يمكن أن يعيق البريد الإلكتروني الإنتاجية؛ إذ تظهر الدراسات أن معظم الأشخاص الذين يستخدمون البريد الإلكتروني لأغراض تجارية يتلقون مئات الرسائل الإلكترونية يوميًا ولذلك يقضي العامل أكثر من ربع يومه في المتوسط في الرد على رسائل البريد الإلكتروني وقراءتها، ووجدت الدراسات الاستقصائية أن البريد الإلكتروني هو ثاني أكثر نشاط مستهلك للوقت للعمال في بيئة العمل، ولكن سيؤدي فهمك لكيفية التعامل مع الأعداد الكبيرة من رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح إلى قطع شوط كبير في تحسين إنتاجيتك في مكان العمل وإدارة وقتك في حياتك اليومية.[١][٢]


كيفية التعامل مع العدد الكبير من الإيميلات

في كل مرة تفتح فيها بريدك الإلكتروني وترى هذا الكم الهائل من الرسائل تتسائل عن الطريقة التي تقلل فيها عدد هذه الرسائل نقدم لك هنا بعض الحلول:[٣]

  • صنف رسائل بريدك الإلكتروني: أول عمل عليك فعله هو تحليل نوعية الرسائل التي تصلك عبر بريدك فنادرًا ما تحتوي الرسائل على معلومات مهمة حقًا بل على العكس تجد أن صندوق البريد لديك مليئ بالرسائل غير الهامة أو المستعجلة، بناءً على هذه التحليلات اتخذ الإجراءات اللازمة بمنع الرسائل من مصدرها عن طريق إلغاء الاشتراك في الرسائل التي لا تهمك كرسائل الإعلانات أو الأخبار، وسيقلص هذا الإجراء من حجم بريدك الإلكتروني بنسبة 40% تقريبًا.
  • ألغِ الاشتراك برسائل وسائل التواصل الاجتماعي: إلى جانب رسائل الأخبار أو الإعلانات، فمن المؤكد أنك تتلقى الكثير من إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي كالفيس بوك أو لينكد إن وغيرها، فكلما رد شخص على تعليق لك على فيس بوك أو إذا أعجب أحدهم بصورتك على إنستقرام ستجد كل هذه الإشعارات كرسائل على بريدك الإلكتروني وجميعها غير ضرورية فأنت تزور حساباتك على وسائل التواصل بطبيعة الحال، لذلك أوقف تشغيل الإشعارات على البريد الإلكتروني في كل حساباتك على هذه التطبيقات بمجرد أن تفعل ذلك سترى تأثيرًا لا يصدق ليس فقط في تقليل عدد الإيميلات التي تتلقاها يوميًا وإنما بإدارة وقتك؛ فكل إشعار اجتماعي تجده في بريدك سيجذبك إلى قضاء الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي.
  • أجرِ اختبار سطر الموضوع: لابد من أنك تفتح الكثير من رسائل البريد الإلكتروني لتقرأها قليلاً قبل اتخاذ قرار بشأن حذفها بدلًا من ذلك اقرأ سطر الموضوع وإذا شككت في أنها رسالة غير مهمة احذفها دون الحاجة لفتحها.
  • بدّل إلى وضع "غير المقروء": إن النظر إلى المئات من رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في بريدك الوارد سيجعلك تشعر بعدم الراحة أو التنظيم لذلك اجعل طريقة العرض في بريدك الإلكتروني على خيار "غير مقروءة فقط"، وهذا سيخفف من عدد الرسائل في واجهة البريد ففي حال قرأت رسالة واستجبت لها ستختفي من العرض ولكنها لا تزال موجودة في حال احتجت إلى البحث عنها مرة أخرى ولكن ليس من الضروري أن تنظر إليها في كل مرة تفتح فيها بريدك.


كيف تدير بريدك الإلكتروني بحرفية؟

يرسل ويستقبل مستخدم البريد الإلكتروني لأغراض العمل أكثر من 600 بريد إلكتروني في الأسبوع وغالبًا ما يتلقى قادة الأعمال والدراء التنفيذيون المئات إن لم يكن الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ويمكن أن تصبح إدارة الرسائل وقراءتها والرد عليها استنزافًا للوقت والطاقة، ومن بعض النصائح لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل:[٤]

  • تعرف على منصة بريدك الإلكتروني بدقة: تحتوي العديد من هذه المنصات على ميزات واختصارات متقدمة يمكن أن تجعل التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني أسهل وربما لا تكون على علم بها، وبما أنك تستخدم حساب الجيميل Gmail أو Outlook منذ عدة سنوات حتى الآن ولكن هذا لا يعني أنك تعرف كل شيء عنها، هناك العديد من هذه الميزات والحيل والاختصارات التي يمكن أن تجعل عملك في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها أسهل على سبيل المثال لا الحصر هل تعلم أنه يوجد عدة اختصارات في Gmail مفيدة جدًا لك، مثل:
    • الضغط على Shift + 8+ u يُظهر جميع الرسائل غير المقروءة
    • الضغط على مفتاح e يقوم بأرشفة جميع الرسائل المحددة.
    • يمكنك استخدام ميزة التراجع عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني المرسلة عن طريق الخطأ.
  • جدول وقت بريدك الإلكتروني كل يوم والتزم بالروتين: قد تشعر بالرغبة في التحقق من بريدك الوارد كل 30 دقيقة ولكن هذا سيكون مشتتًا للغاية لأنه سيقودك إلى الانتقال من مهمة إلى أخرى وبالتالي إضاعة الوقت والتأثير على وقتك، وما يمكنك فعله بدلاً من ذلك هو إعداد جدول ثابت؛ لذا ضَعْ لنفسك روتينًا ثابتًا حتى لا تفتح بريدك الإلكتروني كثيرًا؛ فعلى سبيل المثال تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عندما تصل إلى العمل وقبل الذهاب لتناول الغداء ومرة قبل مغادرة مكان العمل.
  • أغلق بريدك الإلكتروني وأوقف الإشعارات بعد الوقت المجدول: أغلق علامة تبويب بريدك الإلكتروني وأوقف تشغيل الإشعارات قبل وبعد الوقت الذي حددته لجدولة فحص البريد الإلكتروني، ففي الواقع عندما ترى إشعارًا بوجود رسائل غير مقروءة سيثير هذا فضولك بشأن موضوع هذه الرسائل الإلكترونية وسيكون الإلهاء الذي تحاول تجنبه أمام عينيك، فهل تعلم أن حوالي 90٪ من رسائل البريد الإلكتروني ليست مهمة؟ فهي رسائل غير مرغوب فيها فإذا سمحت لنفسك بالتحقق من كل رسالة بريد إلكتروني تصلك فكيف ستنجز عملك.
  • نظف بريدك الوارد يوميًا: إن تنظيف البريد الوارد مرة واحدة كل شهر أو كل أسبوعين ليس الطريقة الصحيحة لأنك ستستهلك المزيد من الوقت بهذه الطريقة، وبدلاً من ذلك اعتمد نظام تنظيف على أساس يومي فبعد الانتهاء من قراءة الرسالة في البريد الوارد واعتقادك أنها غير مهمة احذفها على الفور، إذ يُعد التخلص من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها ممارسة جيدة ويمكن أن يوفر مساحة كبيرة في بريدك الوارد فكلما زادت الرسائل في البريد الوارد سيكون من الصعب عليك البحث عن رسائلك المهمة عندما تحتاج إليها في المستقبل.
  • صنف رسائلك ورتبها: نصيحة أخرى مهمة تساعدك على إدارة صندوق بريدك الوارد هي الحفاظ على صندوقك الوارد مرتبًا إذ يتيح لك الجيميل ومعظم منصات البريد الأخرى إنشاء قواعد وفلاتر لفرز بريدك الوارد وتحديد أولويات مهامك، سيساعدك البريد الوارد المنظم في فرز المهام وتفويضها ومراقبتها وتتبعها بشكل أسرع وأسهل، بالإضافة إلى ذلك يُعَد إنشاء التصنيفات والمجلدات والفلاتر جهدًا لمرة واحدة وبعد ذلك كل شيء سيعمل تلقائيًا، في المقابل إذا كان لديك بريد وارد فوضوي فمن المحتمل أن تفوتك رسائل البريد الإلكتروني المهمة لأنك أغفلتها أو نسيت الرد وما إلى ذلك.


قد يُهِمُّكَ

توجد أنواع مختلفة من تطبيقات إدارة رسائل البريد الإلكتروني صممت لمساعدتك على تنظيم صندوق الوارد والتخلص من الاشتراكات والرسائل الإخبارية غير المرغوب فيها أو الوصول إلى العديد من الحسابات في مكان واحد، وما تشترك فيه جميع تطبيقات إدارة رسائل البريد الإلكتروني هو قدرتها على تخفيف الحمل الزائد لبريدك الإلكتروني، ويوجد الآن تطبيقات إدارة بريد إلكتروني تلقائية يمكنها بشكل أساسي إدارة البريد الوارد نيابة عنك ومن هذه التطبيقات:[٥]

  • تطبيق Clean Email.
  • تطبيق EmailAnalytics.
  • تطبيق Mailstorm.
  • تطبيق SaneBox.
  • تطبيق Edison Mail.


المراجع

  1. "How to Properly Handle Large Amounts of Emails Quickly", woculus, Retrieved 2020-7-13. Edited.
  2. "4 Tips to Better Manage Your Email Inbox", entrepreneur, Retrieved 2020-7-13. Edited.
  3. "How I Conquered 200+ Emails Per Day and Reclaimed My Writing Time", makealivingwriting, Retrieved 2020-7-13. Edited.
  4. "How to Process Emails Effectively: 5 Email Management Tips", woodpecker, Retrieved 2020-7-13. Edited.
  5. "Best Emails Manager App in 2020", clean, Retrieved 2020-7-13. Edited.