محتويات
تعريف النظام المحاسبيّ
يمكن تعريف النظام المحاسبيّ والنظر إليه بعدّة طرق مختلفة، ولكن بشكل عام فإنّ النظام المحاسبيّ هو عبارة عن أسلوب مخطط شاملاً للقواعد والمبادئ والأسس التي تحدد كيفيّة القيام بالعمليّة المحاسبيّة والتي تساعد المؤسسة على إتمامها بنجاح، ويتضمن النظام المحاسبيّ كل ما يتعلق بالدائرة الماليّة من عمليات التسجيل والتبويب وتصميم المستندات والدفاتر، وإجراءات المعاملات الماليّة التي تتم في الوحدة المحاسبيّة، وطرق تسجيلها، واستخراج البيانات و الكشوفات المحاسبيّة وتقارير الجرد والاحصاءات الشهريّة والسنويّة وغيرها.
عناصر النظام المحاسبيّ
إنّ النظام المحاسبيّ نظام متناسق وغير عشوائي، بل يمثّل مجموعة من العمليّات المحاسبيّة الدقيقة، والتي تمر بعدّة مراحل وعناصر ثابتة، ولا يمكن النظر إليى هذا النظام على أنّه مجموعة أجزاء مستقلة يعمل كل منها لوحده، بل كأجـزاء مترابطة تعمل مع بعضها كوحدة واحدة، يكمّل كل منها عمل الآخر لتحقيـق مجموعـة من أهداف المؤسسة.
مرحلة المدخلات
مرحلة المدخلات هي المرحلة الأولى في النظام المحاسبيّ، وتمثّل مجموعة الوثائق المستنديّة الموثّقة بأختام خاصة وتواقيع القائمين عليها، فالمستندات هي عبارة عن وثائق ورقيّة تحدّد نوع العمليات الماليّة الجارية والأحداث المصرفيّة وتفاصيلها وتؤكّد صحتها، والتي تُكتب وتُدقق في دفتر خاص للقيود اليومية، وتكمن أهميّة الوثائق والمستندات في كونها المصدر الأوّلي لإدخال البيانات على النظام المحاسبيّ، بالإضاقة إلى كونها دليل ملوس على حدوث العمليات الماليّة من قبض أوصرف في أي منشأة، بحيث يمكن الرجوع إليها عند الحاجة في أي وقت، ومن أهم المستندات الماليّة التي نلاحظها في معظم المؤسسات: كشوفات صرف رواتب الموظفين، ومستندات المصاريف من ميزانيّة أوخزينة المؤسسة، فواتير البيع أو الشراء، وصولات السداد، وفواتير مصاريف المنشأة الثابتة من إيجار أو فواتير كهرباء ومياه وبدلات التنقّلات.
مرحلة المعالجة
مرحلة المعالجة هي المرحلة الثانية في النظام المحاسبيّ في هذه المرحلة يتم جمع العمليّات الحسابيّة والموثقة في مستندات ووثائق ماليّة خاصة وتقييدها في سجلات رسميّة ودفاتر محاسبيّة، حيث تختلف نوعيّة الدفاتر الستخدمة من مؤسسة إلى أخرى، اعتماداً على طبيعة عملها وحجمها وعدد موظفيها وأهدافها وغيرها من المحددات، لذا يُحديد التصميم المناسب للدفاتر ونوعيّة السجلّات من قبل السؤولين عن الدائرة الماليّة، بالشكل الذي يضمن إنجاز مهام الؤسسة بسرعه ودقة وكفاءة عالية. ومن الجدير بالذكر أن هناك نوعين من الدفاتر المحاسبيّة التي تستخدمها المؤسسات وهما:
- الدفاتر القانونيّة الإلزاميّة: والمقصود بها مجموعة الدفاتر المنصوص عليها في القانون حيث تكون ثابتة الشكل والتنسيق، ويجب على المؤسسة الاتزام بإمساكها، ويندرج تحتها نوعين من الدفاتر: دفاتر القيد الأوليّة أو اليوميّة، ودفاتر الجرد.
- الدفاتر العرفيّة: وهي عبارة عن مجموعة دفاتر تساعد المؤسسة في إنجاز العمليّات المحاسبيّة بدقّة وسرعة، وتُحدد من قبل المؤسسة نفسها لذا فهي تختلف من مؤسسة لأُخرى، ويندرج تحتها ثلاث أنواع من الدفاتر:
- الدفاتر المساعدة: والتي تستخدم في حالة اتّباع الطريقة المركزيّة.
- الدفاتر التي يتم تحديدها بناءً على طبيعة عمل المؤسسة وأهدافها.
- دفتر الأستاذ: يسمّى أيضاً بدفتر القيد النهائي.
مرحلة المخرجات
مرحلة المخرجات هي المرحلة النهائيّة من مراحل النظام المحاسبيّ، والتي تتلخص في استخراج مجموعة التقارير المحاسبيّة والماليّة الأسبوعيّة أو الشهريّة أو السنويّة، والتي تساعد في عمليّة تحليل النتائج وجمعها لغايات دراستها والتوصّل إلى نتائج تفيد المؤسسة تكشف نجاحها أو فشلها بتحقيق أهدافها.
مرحلة المراقبة
أُضيفت هذه المرحلة لمراقبة سير العمليّة المحاسبيّة وفق النظام المحدد من قِبل المؤسسة، وذلك من خلال ما يسمّى بالتغذية الراجعة أو المنعكسة، والتي تدرس وتقيّم مراحل النظام كاملة، والتأكد من تفاعل عناصره معاً لإنجاز العمليّة المحاسبيّة بكفاءة، وبالتالي فهي المسؤولة عن تحديد فيما إذا كان النظام بحاجة لإجراء بعض التعديلات عليه.
النظام المحاسبيّ الناجح
يمكن اعتبار النظام المحاسبيّ نظاماً ناجحاً في حال توافرت فيه مجموعة من الخصائص التالي:
- الدقّة في تنفيذ العمليّات الماليّة وكتابة المستندات والدفاتر والسجلات الماليّة القانونية.
- السرعة في استخراج البيانات الماليّة والكشوفات والتقارير اللازمة في حال احتاجتها ادارة المؤسسة في أي وقت، بهدف اتخاذ القرارات أو إجراء بعض التعديلات في سياسة وتخطيط عمل المؤسسة.
- الإلمام بجميع الأمور الماليّة المتعلّقة بالمؤسسة من موارد وموجودات ماليّة، ورأس مال وأصول بقيمها الحقيقية، بالإضافة إلى تحديد التزامات المؤسسة.
- السعي لتحقيق نتائج متوازنة بين كل من إيرادات المؤسسة والمصاريف التي تكبدتها، بالإضافة إلى محاولة تقليل حجم النفقات قدر الإمكان عن طريق مراقبة عمليات الصرف والتأكّد من صحّتها.
- توفير وسائل وطرق خاصّة لمراقبة سير العمليّة الحسابيّة في المؤسسة.
- ان يكون النظام مرناً قابلاً للتعديل والتغيير والتطوير، قادراً على مواكبة كل ما يمكن من مستجدّات في المؤسسة، من حيث زيادة أو نقصان في حجم المنشأة وعدد العاملين فيها، أو إجراء تعديل على طبيعة عملها.
